製造業務の属人化が引き起こすデメリット＆解消の3ステップ

「この仕事は〇〇さんでないと分からない」「いつも同じ社員に仕事が集中してしまう」そんな状況を変えたいと感じている製造現場のマネージャーは多いでしょう。特定の社員に作業の進行が左右されてしまう状況では、業務がストップしたり、増産が難しくなったりするため、属人化の解消は製造業界にとって取り組み続けるべき課題となっています。
そこで今回は、属人化が現場に及ぼすデメリットのほか、解消のステップについて紹介します。
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業務に対応できる社員が限定的になってしまう、いわゆる「属人化」によって、製造現場にどのような弊害が起こるのでしょうか。

特定の社員のみで仕事を進めていると「担当者が不在の場合に作業が進められない」「他の社員が担当した場合に効率的な進め方が分からない」といった状況に陥り、業務が停滞してしまいます。

業務の担当者に代わって他のスタッフが作業を行ったときに、品質を担保することが難しくなってしまいます。品質管理の基準が共有されていないことで、他のスタッフでは品質の良し悪しを判断できず、増産ができない場合もあるでしょう。

担当者以外に業務フローや品質をチェックする人がいないことで、業務の見直しを図るきっかけが作りにくくなってしまいます。仮に非効率な作業の仕方をしていても、担当者自身が問題に気付かないことには改善が進みません。

③と同様に担当者以外が作業状況をチェックする体制がないと、ミスが起きていても気付きにくく、トラブルが発生した場合のリカバリが遅れてしまうこともあります。

担当社員に業務が集中しても分散できず、残業が増加する、休暇の取得が難しくなるといった悪影響を招きます。さらに業務の集中が解消できない状況が続くと、人件費の増加や勤労環境の悪化につながる恐れもあります。

このように、属人化は業務を停滞させたり、トラブルの発見を遅らせたりと現場にさまざまな形で弊害をもたらしてしまいます。

属人化している状況が続くと、現場業務だけでなく経営面にも影響を及ぼしてしまいます。次のようなリスクを招くことに注意しなければなりません。

事業を長期的に継続していくためのスタッフが確保できなくなるケースです。

担当者の休暇取得や、退職・異動によってその仕事が回らなくなる、いわゆる業務の「ブラックボックス化」を招いてしまいます。

担当者が業務を通じて身に付けたノウハウがあっても、他の社員や組織に共有されなくなってしまいます。

業務の属人化が企業の経営に関してもリスクを及ぼすとなれば、すぐにでも対策を打ちたいものです。どのような方法で解消すれば良いのでしょうか。

担当者以外の社員が業務を遂行できるようにするために、次の3ステップで作業を標準化していくのが良いでしょう。

担当者が自分の感覚を頼りに仕事を進めていると、他の従業員が手順を正しく理解して再現することが難しくなってしまいます。他のスタッフでも業務を再現できるよう、手順を定めましょう。
工程管理や道具の保管場所のルール付けにラベルシールを活用して「見える化」を図り、業務に関わるメンバーが共通認識を持てるようにするのも有効です。

★ラベルシールを活用して「業務を見える化」する方法を紹介した「ラベリングでコストダウン！『見える化』で改善！ものづくりに貢献するラベル活用事例」も合わせて参照ください。

STEP1で定めた仕組みに沿って他の社員が業務を再現できるよう、作業手順をマニュアルに示しましょう。初めから完璧なマニュアルを作成しようとすると完成までに時間がかかってしまいます。まずは大まかに手順を記載したマニュアルを作成してから、少しずつバージョンアップしていくと良いでしょう。

マニュアルを活用しながら業務を実践させ、スタッフの育成を行いましょう。フォローが必要な場面やミスを起こしそうな場面では、担当者にサポートしてもらうことも大切です。担当者の業務を他の社員でも再現できるようになったら、作業の分散を進めましょう。

最後に、プリンターを活用して属人化の解消を進めた事例をご紹介します。作業の標準化の方法を考える際の参考にしてみてください。

製造工程の管理にバーコードラベルを使用し、進捗状況を見える化。進め方が個人に任されがちな工程管理にバーコードラベルを活用することで、どの社員でも分かりやすい仕組みを作ることに成功しています。
★日本ツクリダス株式会社様の取組事例の詳細はこちらのページをご覧ください。

手作業で行っていたラベルシールのカット作業を、プリンターの導入により効率化。操作が容易なプリンターをチョイスしたことで、誰でも簡単にラベルシールを発行できるようになりました。
★株式会社フェールムラカミ様の取組事例の詳細はこちらのページをご覧ください。