QRコードを活用した受付管理で顧客対応をアップデート

新型コロナウイルスの感染拡大防止や人手不足解消の対策として、店舗やオフィス、オフラインイベントなどの受付や精算を無人化・デジタル化する方法が有効です。またデジタルツールを活用して来訪者のデータを取得することで、効果的な顧客対応やマーケティングに役立てることができます。 この記事では、QRコードを活用して受付や精算を無人化・デジタル化するアイディアをご紹介します。またブラザーのオフラインイベント「Brother World JAPAN 2022」で実際に行った、QRコードを活用した受付・顧客対応の事例をレポート。おすすめのブラザーのプリンターもご紹介します。

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店舗やレジャー施設、オフィス、オフラインイベントなどの受付や精算にQRコードを活用することで、無人化・デジタル化ができます。しかし、その活用の仕方はさまざま。ここでは活用のアイディアをいくつかご紹介します。

受付スペースにタブレット端末とラベルプリンターを設置し、お客様が来店・来場したらタブレット端末に「お客様情報」を入力していただく。そしてタブレット端末と接続したラベルプリンターからQRコードの記載されたラベルを印刷する。印刷されたラベルをお客様がネックストラップに入れるか、上着に貼り付ければ受付完了。

※入退室のできるエリアの制限
① で発行したラベルのQRコードで電子錠を開錠する仕組みにしておくことで、立ち入り可能なスペース・部屋を開錠できるようにする。また事前申込み・アポイントが必要なエリアや、関係者ゾーンなど限られた人しか立ち入れない部屋は、電子錠にQRコードをかざしてもドアが開かないよう設定しておく。

施設の利用や物品の購入などで費用の精算が発生する場合は、セルフ精算システムでお支払いいただく。受付で発行したQRコードをセルフ精算システムにかざし、請求額を表示する。精算が完了したら出口のドアを開錠するためのQRコードを発行する。

イベントに申込みいただいた顧客に、QRコードの記載された「入場票」をあらかじめメールで送る。また受付スペースにはQRコードリーダーとPC、ラベルプリンターを設置する。 イベント当日は来場者に入場票を持参していただき、QRコードリーダーで入場票のQRコードを読み取ることで、イベント管理システムに来場者情報が登録される仕組みにしておく。システムに情報が登録されると、担当者にメールやチャットで通知が届き、顧客が到着したことが分かる。
PCと接続したラベルプリンターからQRコードや名前、所属などが記載されたラベルを印刷し、ネックストラップに入れて渡せば受付が完了する。

ここでご紹介したQRしたコードの活用アイディアはほんの一例です。取得したい顧客のデータや、効率化・無人化したい運用に合わせて活用方法を検討してみましょう。 「QRコードの活用方法が思いつかない」「現場に合った最適な活用方法が知りたい」という方は、お気軽にブラザーにご相談ください。活用方法をご提案いたします。

2022年5月25日、26日にブラザーが開催したオフラインイベント「Brother World JAPAN 2022（以下：BWJ）」では、株式会社シャノン様の来場管理システム(マーケティングオートメーション)とQRコードリーダー、ラベルプリンターを活用して来場者様の受付やセミナー管理を行いました。その運用事例をご紹介します。

・QRコードを活用した入場の受付
BWJでは、受付に「入場票」を使用しました。この入場票は、事前にBWJに申し込みをしてくださった方に、来場管理システム(マーケティングオートメーション)を介してメールでご案内していたものです。

入場票には、申込みいただいた方専用のQRコードを記載しています。イベント当日は、この入場票をスマートフォンで表示していただくか、プリントアウトして持参いただき、受付のQRコードリーダーで読み取ります。 QRコードを読み取ると、PC画面に来場者様の情報が表示されます。

その後来場管理システム(マーケティングオートメーション)に来場者様情報が記録され、QRコードや来場者様のご所属・お名前、参加を申し込んでいるセミナーなどの情報が記載されたラベルシールの画面が立ち上がります。

ここでお客様名を確認し、印字内容にも不適切な箇所がなければそのままラベルプリンターでラベルシールを印刷します。

印刷されたラベルをネックストラップに入れて来場者様にお渡しすれば、受付は完了です。

・担当顧客の来場時間を把握してご挨拶
担当顧客が受付をしたタイミングで来場管理システム(マーケティングオートメーション)から各営業のスマートフォンに通知が届くよう設定。その通知を合図に営業が受付に移動し、担当顧客にご挨拶するようにしていました。
受付スペースは混み合うため、こうした合図がなければ担当顧客を見つけるのは困難です。また感染対策としてもできるだけ混雑を避けることが重要になるため、ピンポイントで受付スペースに移動して挨拶をするこの方法は、とても有効でした。

QRコードが受付に活用できるとはいえ、印刷に対応したプリンターをどのように選ぶべきか迷う方もいるでしょう。使用するプリンターを選ぶ際は次の順番で絞り込むようにするのがおすすめです。

☑必要なアウトプットができるか
必要なサイズ・用紙（ラベル/レシート）・印字内容などの条件に対応できるかを確認しましょう。
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☑開発が発生する場合、容易に実現できるか
例えば受付管理システムやイベント管理システム、精算システムなど、何らかのシステムと連携するケースもあるでしょう。そうしたシステムとの連携が必要な場合に、期限までに容易に開発できるかをチェックします。
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☑コストは妥当か
本体費用や開発費用といった初期費用に加え、用紙・インクといったランニングコストを無理なく支払えるか確認しましょう。
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☑本体はコンパクトサイズか
受付にはタブレット端末やPCなど、プリンター以外にも置かなくてならないものがあります。一方で店舗や施設、イベントの入り口となる受付はすっきりさせてスマートな印象を与えることも大切です。できるだけコンパクトなプリンターを選びましょう。

受付スペースで使いやすく、QRコードの発行に適したブラザーのラベルプリンターをご紹介します。

ブラザーはSDKを無償提供しているため、各種システムと連携させるための開発も容易です。
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