仕事掲載日：2019-07-05 【無料テンプレ】社会人としてのスキルを磨く！知っておきたいビジネステンプレート

名刺テンプレートと渡せなかったときのお詫び文面

ビジネスマンであれば、誰もが持っている名刺。

ビジネスの場で使うものはもちろん、副業を始めた際や独立した際にあらためて名刺を作るのもおすすめです。
ブラザープリントテラスではビジネスの場面で幅広く使えるスタンダードなデザインから、渡した相手に華やかな印象を与えるおしゃれなデザインまで、名刺の無料テンプレートを豊富に取り揃えています。

一般的に使用されている名刺のサイズは、縦5.5cm×横9.1cmとなっています。

印象に残る名刺を作ろうと規格外のサイズで名刺を作ろうとしても、相手の名刺入れに入らない、スムーズに交換できないといった弊害が生まれるかもしれません。
規定のサイズで制作することもまた、名刺におけるマナーと言えるでしょう。

また、普段何気なく渡している名刺にも、「名前を覚えてもらう」、「商談などの連絡を起こしてもらうきっかけになる」といった重要な役割があります。
専門知識のある人からのアドバイスが欲しいとき、業務を進めるうえで課題にぶつかったときに名刺を見て、「あの人の協力が欲しい」と思い出すことで新しいビジネスに発展する可能性を秘めているのです。

ただし、名刺は「名前さえ伝わればいい」というものでもありません。

ビジネス用の名刺であれば所属している企業名とロゴは必須です。
そして、どのようなサービスを提供しているのかも合わせて記載しておけば、会話のきっかけにもなるでしょう。

名刺を渡せなかったときはお詫びのメールを

ご挨拶とともに名刺を交換しようとした際、手配を忘れていたあまり「名刺を切らしていた」ということもあるかもしれません。
そんなときに覚えておきたいのは、いただいた名刺をもとにお送りするメールのテンプレートです。

＜例＞
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お世話になっております。

◯月×日の午後——時に、お打ち合わせの件でお伺い致しました、株式会社△△の△△と申します。

先日はお忙しい中、貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。
短い時間ではありましたが、非常に有意義な時間を過ごす事ができました。
改めてお礼申し上げます。

また、ご承知の通り、私の不手際によって名刺をお渡しする事ができず、大変失礼致しました。
このメールの署名欄に、名刺に記載している情報と同じものを下記に記載致します。
ご確認くださいませ。
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このテンプレートのポイントは、「先方にお会いした際の日時を正確に記載すること」、「お時間をいただいたことに対するお礼」、「名刺切れのお詫びと、名刺の情報を記載したこと」にあります。
特に大人数の集まるイベントでは、相手も同じく名刺交換した人が多く、名刺を渡していなければ印象にも残っていないでしょう。

そのため、具体的な日時を示しながら、お礼やお詫び、名刺に記載されている情報をしっかりと伝えることが求められています。

FAX送付状に必要な、送付ミスを防ぐためのひと工夫

FAXを送付する際、原則として送付状を付けることが望ましいとされています。
本来であれば、文書は相手のもとに持参して手渡しするのが最も丁寧な対応です。

しかし、場所や時間の都合により書類をFAXで送信せざるをえないこともあります。

だからこそ、送付状をあわせて送り、丁寧な対応を印象付けることがビジネスにおいて重要なのです。

送付状には、以下のような簡単な挨拶を記載しましょう。

＜例＞
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拝啓
貴社ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。

早速ではございますが、下記の書類をお送りします。
ご査収の上、よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます。

添付書類：請求書１枚

備考欄……大変恐れ入りますが、こちらの振込みは○月○日○時までにお願いできますと幸いです。
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FAX送付状に必要なのは、ご挨拶や用件、書類の枚数です。
特に書類の枚数は、印刷が不鮮明だった場合や送信漏れがあった場合、相手から問い合わせをしやすくなります。

また、送信する側の企業名や連絡先などもしっかりと記入しておきましょう。

ていねいな印象を与える、見積書送付時の文面テンプレート

見積書は、契約を交わす前段階でなくてはならないものです。
商品やサービス、金銭のやりとりが発生するうえで、認識違いやトラブルを回避し、その後の信頼関係を構築する役割を持っています。

また、見積書をお送りする際には、以下のような挨拶文を添えて送るようにしましょう。

＜例＞
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いつもお世話になっております。株式会社◯×の△◆です。
この度は見積もりのご依頼をいただき、誠にありがとうございます。

早速ではございますが、貴社のご要望に合わせた見積書を添付ファイル（PDF）にてお送りします。

また、納品までの期間ですが、ご発注いただいてから約〇週間で納品可能でございます。

見積もり内容に、ご不明な点、ご要望がございましたらお申し付けください。ご要望に沿えるよう努力いたします。

また、万が一ファイルが開けない場合も、お手数ではございますがご一報いただけますでしょうか。

お忙しい中大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
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メールでお送りする場合、ファイルが何らかのトラブルにより開けないケースも見られます。
そんなときはご一報いただけるよう、一言添えましょう。

そして見積書だけでなく、メール本文においても「納品までの期間」などアピールポイントを簡素でも付け加えることで、相手に好印象を与えられる可能性があります。

ビジネステンプレートを使ってより良いコミュニケーションを築こう

日頃の業務や挨拶など、社会人としてのスキルは磨いておいて損はありません。
「最低限のことができるから」と線を引いてしまうのではなく、相手に与える印象を今一度考えれば、新たなビジネスチャンスにつながります。

あらためてビジネステンプレートとマナーを学びながら、より良いコミュニケーションを築くきっかけにしてみてはいかがでしょうか。

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