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仕事掲載日:2019-04-04 【無料テンプレート付き】個人事業主・フリーランス必見!正しい請求書の書き方

【無料テンプレート付き】個人事業主・フリーランス必見!正しい請求書の書き方

フリーランスや複業などの働き方が増えている現代においては、個人で請求書を発行しなければならない人は決して少なくないはず。会社に所属していると請求書に触れる機会がない場合もありますが、個人事業ではそうはいきません。

請求書はお金、そして信用に関わる重要な文書。お互いに気持ちよく取引を行うためにも、正しく、わかりやすい請求書の書き方をマスターしておくことが求められます。

今回は、主に個人事業主やフリーランスで事業を行なっている方に向けて、請求書に記載すべき項目や請求書作成に当たって注意すべきこと、気になるポイントについて解説していきます。

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請求書は重要な文書。必ず記載すべき項目は?

請求書は重要な文書。必ず記載すべき項目は?

請求書とは、納品・提供した商品やサービスに対する代金の支払いを求める文書。お金にまつわるという点はもちろんですが、支払いの処理がされたあとも取引の記録となる重要な文書です。

国税庁によれば、必ず記載すべき項目は

  • ・書類作成者の氏名又は名称
  • ・取引年月日
  • ・取引内容
  • ・取引金額(税込)
  • ・書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

となっており、最低限これらの情報が記載されていれば請求書として認めらます。

出典:国税庁「請求書等の記載事項や発行のしかた」

しかし実際は、取引先とのやりとりを円滑に行うために記載すべき項目がこれ以外にいくつかあります。よりわかりやすい請求書を作成すれば、齟齬が発生する可能性が低くなり、あとから取引の確認をするのも楽になるでしょう。

特に決められたフォーマットはないからこそ、“相手に正しく伝わる”請求書を意識して作成することが重要。そしてそれは、取引先からの信頼感にもつながるはずです。

個人事業主・フリーランスが覚えておくべき正しい請求書の書き方

個人事業主・フリーランスが覚えておくべき正しい請求書の書き方

それでは、実際に請求書を発行する際に記載しておくべき項目を確認していきます。事業内容や取引先側の都合によって変わる部分も多いので、不明な部分は事前に取引先に確認しておくようにしましょう。

■発行日

いつの取引に対する請求なのかがわかるように年月日を記載。請求書を発行した日ではなく、取引先の締日を発行日とするのが基本です。

■請求書番号

必須ではないものの、請求書を管理しやすいように通し番号を入れるとよいでしょう。帳簿付けの際など、取引を整理するときに請求書番号があると確認作業が楽になります。番号の振り方は管理のしやすさを第一に考えて問題ありません。

取引先に関わらず発行順で「001」からナンバリングしたり、「年+取引先コード+通し番号」で「201901001」というように発行年や取引先を区別できるようにしたり、自分が管理しやすい一定のルールを決めて番号を振ります。

■宛先

取引先の会社名・部署・担当者などを記載します。業務の依頼者と宛先が異なる場合もあるので、事前に宛先を確認しておきましょう。ビジネス文書のルールに従って「様」や「御中」の使い方にも要注意です。

■請求元(発行者情報)

法人なら自社名、個人事業主なら氏名や屋号を記載。あわせて住所、電話番号、メールアドレスなども書いておくと、訂正などで問い合わせが必要になった場合もスムーズにコミュニケーションが取れます。

■合計金額

ひと目で金額がわかるように、請求額=税込の合計金額を記載しましょう。

■請求内容

納品・提供した商品やサービスの品目、単価、数量、金額などの内訳を記載します。どう書くべきか取引先によって異なる場合があるので指示に従いましょう。基本的には、何の請求なのか相手がきちんと理解できるように具体的な内容を書くようにします。

■消費税

小売業等ならまだしも、原稿執筆やデザイン制作の事業ではあまり消費税を意識しないかもしれません。消費税を含めて請求できる場合が多いと思いますので、しっかり記載しておきましょう。

仕事を受ける前に、提示された金額・見積もった金額が税込なのか税抜なのかを明確にしておき、請求書では税抜額と消費税がはっきり区別できるように記入します。また、消費税の小数点以下の処理に決まりありませんが、切り捨てで対応する場合がほとんどです。

■支払い期限

取引先と認識がすれ違うことのないように、支払い期日を記載しておくとトラブル予防になります。締日・支払日をきちんと確認しておかないと、請求のタイミングによっては、今月末に振り込まれると思っていたら翌月末だった……ということになりかねません。

■振込先

金融機関・支店・口座種別・口座番号・名義を間違いなく記載しましょう。名義はカタカナで書きます。こちらもあらかじめ確認が必要ですが、振込手数料はどちらが負担するのか明記しておくことが大切。取引先が負担してくれるなら「誠に勝手ながら、振込手数料は貴社にてご負担願います。」というように記入します。

■特記事項

そのほか、前月からの繰越や分割での請求がある場合など、特に明記しておくべきことがある場合は、備考などできちんと記載しておきます。

請求書を作成するときに注意すべきポイント

請求書を作成するときに注意すべきポイント

*金額の書き方

合計の請求額を記載する際、『¥』を使う場合は末尾に『-』(伸ばし棒)をつけて「¥10,000-」と表記します。『円』を使う場合は「金10,000円也」と書き添えましょう。また、見やすく、そして改ざんが起こらないようにするため、数字は3桁ごとに『,』(カンマ)を付け、金額の前後には空白を入れないようにします。

*請求書の押印

請求書の押印は法律的に必要なものではありません。慣習として行われているケースが多いですが、なかには押印を必須とする企業もあるので要確認です。必要な場合、法人なら角印を押すのが通例。個人なら個人印や屋号の印鑑を使うとよいでしょう。基本的には認印(丸印)でも問題ありません。

また、最近は印刷した書面ではなくPDFのデータで請求書を発行する場合も多いはず。形式的ではあるものの信頼を担保する意味で、電子印鑑をつけるという方法もあります。いずれにせよ、きちんと受領されるように事前に確認をとるのがベストです。

*請求書の形式

最近では、紙文書ではなく電子データで請求書をやりとりする場合もかなり多いはず。ただし、取引先によってはいったん電子データで確認したあと、紙文書の原本の提出を求められる場合もあるようです。

また、電子データで請求書を送る場合は、WordやExcel形式のデータでは内容を編集できてしまうため、お互いにミスや不正を防げるようにPDF形式で送るのが基本。もし何かしらの理由でWordやExcel形式で提出する必要がある場合は、しっかり相談しておきましょう。

*源泉徴収税について

個人事業主として仕事をしていると、源泉徴収税が気になることも多いでしょう。確定申告の際にも源泉徴収は重要な部分になるので、請求の段階からきちんと意識しておく必要があります。

デザイン料、原稿料、講演料、指導料、モデル出演料などは源泉徴収の対象となり、基本的に取引先側で源泉徴収税額を差し引いて報酬が支払われます。源泉徴収税額は、支払い金額の10.21%(支払い金額が100万円以下の場合)。原則として消費税部分には源泉徴収がかからないため、消費税を分けて記載してあれば税抜額の10.21%に相当する金額が差し引かれます。

ただし取引先によっては、対象となる内容でも源泉徴収を行わない企業もあり、できれば事前に確認しておきたいところ。源泉徴収される場合は、あらかじめ源泉徴収税額をマイナス表記し、最終的に支払われる金額にした状態で請求するとよいでしょう。こうしておけば、あとから見ても源泉徴収されていることがわかります。

例えば請求内容が税抜10,000円の場合、

小計 / 10,000
消費税 / 800
源泉徴収税 / -1,021
合計 / 9,779

となり、請求額は9,779円となります。

出典:国税庁「源泉徴収が必要な報酬・料金等とは」

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請求書は信用に関わる重要文書。正しい書き方を覚えておこう

請求書は信用に関わる重要文書。正しい書き方を覚えておこう

いくら商品やサービスが素晴らしくても、お金に関する部分がぞんざいでは取引先の信用を得ることはできません。正しい請求書の書き方を覚えることは、個人事業主やフリーランスとして事業をしていくための必須項目と言えます。

請求書は仕様が決められていないぶん、取引先の企業によって求めるものが違っていたり、細かな気遣いがよく表れたりするもの。相手が安心して取引をできるような、きちんとした請求書を作成するように心がけていきましょう。

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