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仕事 【テンプレート付き】これで完ぺき!領収書の書き方完全マニュアル

【テンプレート付き】これで完ぺき!領収書の書き方完全マニュアル

顧客がお金を支払ったことを証明する、領収書。飲食店 手書きで領収書を発行するとき、はじめて自分で書くとなるとどうやって書けばいいのか、どんなことに気をつければいいのかがわからない人も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、そもそも領収書はどんな役割を担っているのか、内訳の考え方、管理の注意点などをしっかり理解した上で、領収書の書き方を整理します。最後に無料でダウンロードして、Excelで簡単に入力できる「領収書のテンプレート」もご案内します!

領収書とは「お金のやり取りを証明する書面」のこと

電卓

領収書(レシート)とは、「いつ、誰が、誰に対して、いくら払ったのか」を記載した、お金のやり取りを証明する書類のこと。領収書を発行する側にとっては、商品やサービスの対価として、お金を受け取ったことを証明するものとなります。

上記の条件を満たしていれば、レシート、請求書、納品書など、領収書と書かれていない書類でも、お金のやり取りがわかる事実が確認できる書類であれば、領収書として取り扱うことができます。

個人で発行するときに確認したい、領収書の書き方

領収書を作成するとき、重要な2つの記載方法があります。それは、お金のやり取りの事実を証明するために内容をきちんと記載すること、そして内容の改ざんがされない記載方法をとること。

そこで、上記の2つを踏まえた、宛名、発行日、金額、但し書き、収入印紙、領収書の発行者情報の記載方法と注意点について細かくご説明します。

領収書_1

1. 領収書の宛名を記載する
まずは宛名の書き方です。受け手側の正式な名称や商号を記載します。前後の位置に気を配り、株式会社や有限会社、合同会社、合名会社、合資会社も略さずに書きましょう。

■宛名は空欄でもいいの?
領収書はお金のやり取りを証明するもの。宛名が空欄のまま領収書を渡すと、お金のやり取りを厳密に証明することができなくなります。お客様との信頼関係を保つためにも、宛名は記載しましょう。

なお、小売業、飲食店業、写真業、旅行業、一般乗用旅客自動車運送事業など、不特定かつ多数の人に領収書を渡す場合は、宛名を省略することができるため、レジで発行されるレシートも信頼できる領収書として扱うことができます。

■株式会社を(株)と省略したり、会社名を略して記載したりしてもいいの?
受け手側に断りなく(株)や(有)と略したり、会社名をアルファベットで抜き出して略したりして記載することはやめましょう。受け手側の許可が得られているのであれば略しても問題ありませんが、許可を得ていない場合は、正確に記載するようにしましょう。
2. 領収書の発行日を記載する
実際に代金を受け取った日付を記載します。代金を受取る前に領収書を発行してしまうと、「すでに支払い済み」ということを証明することになります。そのため、必ず代金を受け取ったときに領収書を発行するようにしましょう。

また、日付が未記入だと、支払った日付を勝手に書き換えることができてしまいます。意図していない使われ方のないように、必ず発行する日の記載を行いましょう。
3. 金額を記載する
正確な金額を記入します。領収書の金額を記載するときは、トラブル防止のために下記の4つについて注意しましょう。

お金

金額を記載するときの4つのポイント
■数字を追加できないよう、金額の前に「\」「円」マークを書く
■金額の後ろに「-(ハイフン)」「※」マークを書く
■桁数を増やされないよう、3桁ごとに「,(カンマ)」を入れる
■数字を書き込まれないよう、数字と数字の間を狭くする

4. 但し書きは具体的な内容を記載する
何に代金を支払ったのかを記載します。「品代」ではなく、なるべく下記の(例)のように詳しく書き入れましょう。

(例)
・事務用品代
・日用品代
・文具代
・名刺代
・飲食代
・切手代
・お花代
・書籍代
・衣装代
・ガソリン代
5. 収入印紙を貼り付け・割り印を押す
5万円以上の金額の記載がある領収書には、収入印紙の貼り付けが必要です。収入印紙を貼らなかった場合、印紙の額面の3倍の金額を、過怠税として支払わなければならない場合があります。

顧客にサービスや商品を提供することで受け取った対価を「売上代金」といいます。保証金や保険金などは対価を受け取らないので、売上代金には含まれません。印紙の税額は売上代金の受領書の場合と、そうでない場合で異なるのですが、今回は売上代金の場合に絞ってご説明します。

【テンプレート付き】これで完ぺき!領収書の書き方完全マニュアル

参照:「国税局 No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」より *外部サイトにリンクします。

収入印紙を貼ったあとは、領収書発行者の印章・署名など消印を押します。

6. 領収書の発行者の住所と氏名の記載、押印
領収書発行者の住所・会社名を記載します。偽造防止のため、領収書発行者の印章を押しましょう。
7. お客様が領収書をなくしたときは「再発行」を必ず記載する
万が一、お客様が領収書を二度計上するなど悪用を考えていた場合に備えて、再発行を頼まれた場合は空欄に「再発行」と記載しましょう。

領収書のテンプレートを活用しよう

領収書の雛形テンプレートを2種類ご紹介します。どちらもシンプルなデザインで使いやすく、無料でお試しできるので、用途に合わせてダウンロードしてみてはいかがでしょうか。

1. 【A4サイズ・四分割タイプ】爽やかなグリーンの領収書

【テンプレート付き】これで完ぺき!領収書の書き方完全マニュアル

スッキリとした、シンプルなデザインと優しい若葉色がポイントの領収書です。Excelで記入し、印刷することができます。四等分なので、エコに活用できるのも嬉しいポイント。

→ダウンロードはこちら

2. 【A4サイズ・三分割タイプ】横長の詳細を書き込める領収書

【テンプレート付き】これで完ぺき!領収書の書き方完全マニュアル

グリーンの領収書との違いは、「No.」を書き込めることと、「内訳」「税抜金額」そして「消費税額(8%)」をそれぞれ書き分けられることです。Excelで記入し、印刷することができます。

→ダウンロードはこちら

【注意点】領収書を書き間違えたときの処理方法

【テンプレート付き】これで完ぺき!領収書の書き方完全マニュアル

領収書で書き間違いが生じた場合、訂正印の有無にかかわらず法的に認められない書類となります。

また、気をつけたいのが書き間違えた領収書の処理方法です。ほとんどの手書きの領収書は複写式であり、通し番号入れると思います。そのとき、書き間違えた領収書を捨ててしまうと、番号が突然飛んでしまうため、税務調査が入ったときに「脱税目的で売上の記録を無かったことにしたのでは」と思われることも……。

そんな疑いをかけられないように、領収書を書き間違えたら複写済みの控えと一緒にとっておきましょう。

簡単・便利なテンプレートを活用して、間違いのない領収書を書こう!

領収書は税金や経済処理に関連する大事な書類です。領収書を発行するときに覚えておくべき宛名書き、但し書きなどのポイントと、書き間違えてしまったときの処理方法や再発行の仕方も合わせて知っておきましょう。

今回紹介したポイントを抑えて、間違えのない領収書を制作しませんか。

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