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活用講座 【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

ビジネスの場において、企画やデータを提案書へまとめたり、報告書を作ったりと、資料を作る機会は多いもの。そのたびに、相手に伝わる資料作成ができているか、頭を悩ましている方は多いのではないでしょうか。

資料作りにおいて、大切なのは書体や行間、グラフの扱い方などのデザインやレイアウト。綺麗な資料が作れなければ、何が重要なのかがわかりにくくなってしまい、相手に要点が伝わらない資料となってしまうかもしれません。

プリント日和では、過去に10回の資料作り講座を行ってきました。今回は、その総集編として、すべての資料作りに共通する大切な9つのアドバイスを、「やってはいけないこと」に注目してまとめます。

【やってはいけない1】「これ、いいかも!」と直感でフォントを選ぶこと

あなたは「読む」に適したフォントと、「見る」に適したフォントがある、ということをご存知でしょうか。もし、資料作成のとき、なんとなく自分が好きなフォントを選んでいるのならば、フォントを戦略的に選んでみるといいかもしれません。

以下の画像をご覧ください。日本語のフォントは「明朝体」と「ゴシック体」に大別することができるのですが、このふたつのフォントをどう使い分けるかが、資料作りのひとつめの鍵となります。

【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

・明朝体
長い文章で読み続けても疲れにくい、可読性の高い書体。
・ゴシック体
瞬時に認識しやすい、可視性の高い書体

ビジネスで使う資料では、資料の最も伝えたい情報にはゴシック体のフォントを、それ以外の長文には明朝体を使うようにするといいでしょう。

もっと詳しく知りたい方へ:
【資料作り講座・第1回】資料における、読みやすい文字、読みにくい文字

【やってはいけない2】全部が大事!なんでも強調してカラフルな資料を作る

次に気にするべきことは、資料の色です。資料がつたわりやすく、わかりやすいものになるために、最適な色の選び方があるということをご存知でしょうか。

【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

まず、資料で使う色は3色に絞りましょう。ベースカラー、メインカラー、そしてアクセントカラーの3色です。

・ベースカラー
背景色。1番大きな面積を占める色です。印刷することを想定して白を選ぶことが基本ですが、スライドを作成するときは、後に紹介するメインカラー、アクセントカラーを妨げない、無彩色を選びましょう。

無彩色…白と黒の混合で表すことができる色。白、黒も含みます
・メインカラー
見出しや、主張したいことなど、資料の要所を目立たせるために使用する色です。背景との明度差が大きいほど視認性が高まるため、黒が基本。企業によっては、商品のパッケージやロゴマークと同じ色にすると良いでしょう。
・アクセントカラー
特に強調したい部分や、注意してほしい箇所、視覚的に引き締めたいときに使用する色です。使いすぎるとメインカラーと区別がつかなくなるので、要注意。

もっと詳しく知りたい方へ:
【資料作り講座・第2回】資料の色は3色で十分!自然と見やすくなる配色のコツ

【やってはいけない3】デフォルトのままのグラフを活用している

説得力のある資料を作るためには、「グラフ」の存在は欠かせません。しかし、デフォルトのグラフをそのまま使用していると、せっかくフォントや色を戦略的に選んでも、なんだかダサい資料になってしまうことに……。

そこで、意識したいのはグラフ幅と強調の仕方です。

【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

・グラフ幅
折れ線グラフを使う場合、グラフの横幅が広いと、データの推移が緩やかに見えます。反対に、横幅が狭いと、データの推移が急に見えるのです。読み手に誤解を与えないよう、グラフの幅には留意しましょう。
・強調
数値の推移を見るために活用する折れ線グラフ。特に局所的な変化がある箇所には、具体的な数値や、説明を追加するとわかりやすい資料となります。

もっと詳しく知りたい方へ:
【資料作り講座・第3回】分かりやすい資料にはグラフが必須!数値をより見やすくする解決策

【やってはいけない4】線と図形でたくさん強調をする

要点を目立たせるためによく使う、線や図形。ですが、良かれと思ってたくさん使用すると、かえって資料が読みにくくなる原因となってしまいます。

【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

たとえば、文章や項目などを強調したいときは、線の色を消したり、余白に気を使ったりしましょう。まとまりを出すことを意識すると、綺麗に強調することができますよ。

もっと詳しく知りたい方へ:
【資料作り講座・第4回】より洗練された資料を作るための、図形や画像の使い方

【やってはいけない5】エクセルで表を作るとき、フォント、幅、色に留意しない

エクセルを活用したときのわかりやすい見せ方についてです。

文章を書くときは明朝体を活用しようと【やってはいけない1】でご説明しました。しかし、表の場合は、ぱっと見るだけで内容がわかる「可視性」が重視されるもの。明朝体よりも、「メイリオ」を活用するとより見やすい資料になります。

【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

以下、見やすい表を作るために必要な5つのポイントです。

【表づくりで大切な5つのポイント】
・フォントは可視性の高いメイリオにする
・縦幅を広げて、余白を設け、ゆとりのある表にする
・色の数はなるべく3つ以下にする
・罫線の太さを使い分けて、シンプルでも見やすい表にする
・文字の太さ、表の幅を整える

以上のことに留意すると、より見やすい表に近づくでしょう。

もっと詳しく知りたい方へ:
【資料作り講座・第6回】ポイントが一目でわかる資料作り・Excel実践編

【やってはいけない6】Word文章はデフォルトのまま、幅や改行を意識していない

Wordを活用したときの、わかりやすい見せ方についてご紹介します。

みなさんは、文書を作るとき、文章のわかりやすさ自体にも配慮できていますか? 実は、何気なく作った文書のままだと、「読みにくい、わかりにくい」と思われているかもしれませんよ。

Wordで文書を作るときは、フォント、文字の大きさ、字間、改行に気をつけましょう。

【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

・フォントはメイリオ、UDフォントにする
資料をデータで相手に渡す場合は、PCモニター上での可読性が高いメイリオ。
印刷する場合は、判読性*1にすぐれたUDフォント(ヒラギノシリーズ、UD新ゴなど)を選ぶと文章が読みやすくなります。

*1…形の似ている文字(数字の0とアルファベットのO、アルファベットのIと小文字のlなど)の見分けやすさのこと。
UD(ユニバーサルデザイン)フォントは、判読性の高さが特徴の一つです。
・フォントの大きさは11~12ptにする
A4資料の場合、フォントの大きさは11~12ptが読みやすいとされています。
・文字と文字の間の余白(字間)にゆとりを持たせる
文書全体の緊張感がゆるみ、読み手に優しい文書となります。
・改行の位置に気をつける
言葉の途中で行が変わらないよう、意識して改行しましょう。

もっと詳しく知りたい方へ:
【資料作り講座・第7回】読ませるのではなく「伝える」資料作り・Word基礎編

【やってはいけない7】Wordで色や余白に凝った文書を作成する

Wordに関するやってはいけないこと、ふたつめです。

文書を作る際の、色の組み合わせ方について考えてみましょう。

【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

一般的に、資料のベースカラーとして選ばれることが多いのは、「緑」や「青」などの中性色や寒色です。暖色系は、要点を強調するときに活用しましょう。ただし、色をつけすぎないように注意。すべてを強調すると、どれが大事なことなのか、パッと見てわからなくなってしまいます。

【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

色の使い方に悩んだときは、太字や、網掛けを上手に使いましょう。ポイントは、最も強調したい部分に色を使い、その次に大切なことに網掛けや太字で強調することです。

Wordで作る文書は、かっこいいデザインを目指す必要はありません。見てわかりやすい資料を作ろうという意識が大切です。

もっと詳しく知りたい方へ:
【資料作り講座・第8回】ポイントが一目でわかる資料作り・Word応用編

【やってはいけない8】スライドごとに文字の大きさやレイアウトがバラバラになっている

パワーポイントで作る資料の基礎編です。ここでは、見やすいプレゼン資料の作り方について考えてみましょう。

以下の画像をご覧ください。

【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

せっかく作ったスライドも、レイアウトがバラバラだったり、スライドごとに文字の大きさが違ったりすると、資料を見るだけでなんだか疲れてしまいます。

レイアウトを整列させてみましょう。図形の大きさを揃え、文字の大きさとフォントを統一。それだけで、見やすいスライド資料になりますよ。

もっと詳しく知りたい方へ:
【資料作り講座・第9回】ポイントがひと目でわかる資料作り・パワーポイント基礎編

【やってはいけない9】プレゼンで1番大切なのは大きい声!

いよいよプレゼン資料ができました! そういうときに気をつけるべき、1番大切なことはご存知でしょうか。ただ大きい声がいいというわけではありません。

【資料作成講座・総集編】やってはいけない9つのこと

1番大切なことは、「はっきりと、聞き取りやすい声」を出すこと。

聞き取りやすい声を出すにはコツがあります。
・「ア」は口を全開に
・「イ」は口を横方向に全開に

一音一音ていねいに、口を大きく開けるように意識しましょう。ゆとりがあるように聞こえ、聞き手に好印象を与えることができます。

もっと詳しく知りたい方へ:
【資料作り講座・第10回】ポイントがひと目でわかる資料作り・パワーポイント応用編

少し気をつけるだけでレベルアップ!わかりやすい資料が作れるようになろう!

今回ご紹介した資料作成のノウハウを使えば、ぐっとわかりやすく、伝わりやすい資料を作れるようになります。いきなり全ての方法を意識するのは難しいかもしれませんが、一つずつ意識するだけで、だんだんといい資料が作れるようになれるはず。

この機会にぜひ、いろんな方法を試してみてください。

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