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在庫管理にはバーコード・QRコードが便利?メリット・デメリットや活用例を紹介

更新日:2022.08.3 公開日:2022.04.26

     
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在庫管理は在庫の過不足をなくし無駄なコストの発生を防ぐとともに、スムーズに商品を提供するための重要な業務です。取り扱う品数が増えるほど担当者の負担も増えますが、バーコードやQRコードを活用すれば、業務の効率化が可能です。
ラベルの貼り付け作業があるなどデメリットはあるものの、うまく導入できれば現場にも企業にもメリットがあります。

本記事では、バーコードによる在庫管理の方法やメリット・デメリット、活用事例を紹介するので参考にしてみてください。

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目次

バーコード・QRコードの活用で在庫管理の効率化が可能

バーコードとは、専用の機器をかざして対象の品物に関する情報を瞬時に読み取るシステムのことです。バーコードは大きく分けると、一次元バーコード二次元バーコード(QRコード)の2種類があります。

一次元バーコードは商品の包装紙などに印字されていて、複数の線や数字を組み合わせた横長のコードです。これに対して二次元バーコードは、QRコードという名前で知られています。モザイクのようなドットで構成されている四角いコードのことです。

QRコードは一次元バーコードよりも容量が大きいため、より多くの情報を取り扱えます。
在庫管理で活用する場合は、ハンディターミナルでバーコードやQRコードを読み取り、入出庫管理や棚卸を行います。バーコードやQRコードでの在庫管理は食品業界、アパレル業界、工場などさまざまな業種で活用が可能です。

これまでは紙やエクセルでの在庫管理が主流でしたが、ハンディターミナルを活用する企業が増えています。

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バーコードで在庫管理するメリットとは

ハンディターミナルを使用したバーコードでの在庫管理は、出荷作業の効率化、在庫データへのスムーズな反映、在庫の場所を把握しやすいなどのメリットがあります。一つずつ確認してみましょう。

①ハンディターミナルで効率よく出荷作業を進められる

ハンディターミナルを利用すると、出荷作業と同時に出荷実績のデータベース化ができます。
作業は画面の指示に従いバーコードを読み取りながら進めていき、間違えるとエラーが表示されます。手で記入する手間や途中の間違いに気付かず作業を進めるリスクがなくなり、ヒューマンエラーや無駄な作業が発生しません。
また、作業が標準化されることで在庫管理の担当者以外の従業員も出荷作業ができるようになるなど、さまざまな点で作業効率がアップします。

②即座に在庫データへ反映させられる

在庫管理で特に手間がかかるのが棚卸しです。在庫を一つひとつ確認しながら手作業で紙に入力してまとめる作業では、入力漏れや入力ミスが発生することも珍しくありません。
バーコードでの在庫管理であれば、棚卸しの際に手作業で入力する必要がない上に、バーコードを読み取るだけで即座に在庫管理システムへと情報が送信されます。

入力漏れや入力ミスを防げるだけでなく、タイムラグが発生しないため従業員はいつでもリアルタイムの在庫量を確認できます。

③どこに在庫があるのかすぐ確認できる

品物が入荷した時点で位置情報の登録を行うと「何をどこに保管したのか」が登録されるため、ロケーション管理も可能になります。
在庫管理では取り扱う品物の数が多いほど、また倉庫が広いほど対象の品物を探すのに手間と時間がかかります。
特に、在庫管理の担当者が複数人いる場合、自分の担当以外の品物を探すのは大変です。
バーコードでの在庫管理なら倉庫内を整理しやすく、誰でも一目で品物の位置がわかるようになります。

バーコードで在庫管理するデメリットとは

バーコードを活用した在庫管理では業務を効率化できるメリットがある一方、デメリットもあります。ここからはバーコードで在庫管理をするデメリットと、デメリットを最小限に抑えるためのポイントを解説します。

①バーコードの貼り付け作業が必要

バーコードによる在庫管理は、品物にバーコードが印字されていなければ行えません。
流通用バーコードのJANコードなどが印字されていない品物は、新たにバーコードの貼り付け作業が必要です。

とはいえ、バーコードは品物一つひとつに貼る必要はありません。
例えば品物ごとに保管している棚に貼ったり、細かい品物であればまとめて保管容器に入れて保管容器に貼ったりすることも可能です。バーコードの数を最小限に抑えられる保管方法を採用すれば、負担を減らせます。

②導入のための教育が必要

バーコードを使った在庫管理を導入するためには、システムを円滑に利用できるよう従業員の教育が必要です。
新たな品物の保管方法やバーコードの読み込み方、間違えた場合の対処法などの運用マニュアルを作成し社内で共有するのが望ましいでしょう。
新たな教育というと負担が増えそうな印象ですが、教育にあたる担当者を選出し、担当者を中心にプロジェクトを進めると他の業務に影響を与えることなく進められるはずです。
マニュアルが浸透すれば、導入後のトラブルも抑えられます。

③システムの費用が必要

システムを導入するには、ハンディターミナルの費用やシステム導入費用が必要です。初期費用はもちろん、ランニングコストが必要になることも考慮しなければなりません。費用面で心配な場合は、ハンディターミナルのリースを行っている業者を探すのも一つの手です。中には1カ月単位で貸し出してくれる業者もあります。

またシステム導入で発生するランニングコストは、導入するシステムによって異なるため予算や自社に必要なサービスを元に比較しながら選びましょう。

バーコードを使って在庫管理する方法とは

バーコードを使った在庫管理では、品物に張り付けるバーコードやハンディターミナルなどが必要です。ここからは、バーコードを使って在庫管理する方法を解説します。

ハンディターミナルで読み取る

バーコードを使った在庫管理は、ハンディターミナルでバーコードを読み取り行います。ハンディターミナルとは、バーコードを読み取る専用の機器のことです。
ハンディターミナルには複数の種類があるので、画面サイズやバーコートの読み取りスピード、使いやすさを比較して選びましょう。ハンディターミナルの代わりに、スマートフォンを使用するケースもあります。
なお、バーコードを作成するためのプリンターなどの準備も必要です。

さらなる効率アップを狙うなら在庫管理システムの導入を検討する

バーコードで行う在庫管理をさらに効率よくするには、在庫管理システムの導入も検討してみましょう。在庫管理システムとは、バーコードから読み取った情報をリアルタイムで反映するシステムのことです。
バーコードで読み取ったデータはエクセルで管理することも可能ですが、タイムラグが生じることがあります。またエクセルに詳しい人がいなければうまく活用できません。
しかし在庫管理システムを導入すると、バーコードを読み取った時点でシステムに情報が反映されます。エクセルで作成したシステムの管理も必要ないため、業務時間の短縮にもつながります。

バーコードを活用して在庫管理を行った事例

メリットや活用方法は納得できても、バーコードによる在庫管理は自社でも活用できるのか迷う人もいるのではないでしょうか。
最後に、バーコードを活用して在庫管理を行った事例を紹介します。どのようなケースで導入し、どのような成果を得られたのでしょうか。

事例1

元々エクセルを利用していたある企業では、事務所でエクセルを確認してから倉庫で品物を確認する流れで在庫管理を行っていました。
しかし手間と時間がかかる作業だったため、バーコードと在庫管理システムによる在庫管理を取り入れることを決断します。
バーコードによる在庫管理を導入した後は、バーコードを読み取るだけで品物の在庫情報が管理できるようになり、無駄な時間を削減できました。
特に負担となっていた棚卸にかかる時間も導入前の1/3まで削減でき、作業時間と人件費の削減にも成功しました。

事例2

取り扱う品物の種類が豊富なある企業は、パソコン1台を複数人で使用し入庫作業を行っていました。入庫情報は一人ずつ入力しなければならないため、入力作業で時間がかかる上に入庫状況を確認できるのは全員の入力が終了してからでした。
入庫作業に時間がとられてしまうため、従業員一人ひとりにハンディターミナルを用意し、品物の箱に印字されているバーコードを利用した入庫作業を取り入れることにします。
その結果、順番待ちが必要だった入力作業が必要なくなり、複数人が同時かつ即座に商品の確認と入力作業を進められるようになりました。

事例3

ある機器の部品を取り扱う企業では、在庫管理を紙で行っていました。しかし、記入に関するルールが曖昧だったため、記入するタイミングはバラバラな上に入力ミスや入力漏れが少なくありませんでした。
そこで正確な在庫数を把握できるようにするために、バーコードと在庫管理システムを取り入れます。さらに、在庫管理を記入する際の詳細なルールも定め、細かい入出庫もしっかり記録するようにしました。
バーコードと在庫管理システムの導入後は、簡単に記録できるようになったことで入力ミスや入力漏れがなくなり、在庫管理がしっかり行われるようになりました。

事例4

食品を扱うある企業での在庫管理はすべて紙で行っており、毎日終業前に複数の従業員で原料すべての在庫を確認し、手書きで記録していました。手間と人材が必要な業務の効率をアップさせるべく、バーコードと在庫管理システムを導入します。
導入後は原料が入荷したタイミングでバーコードを貼り付けておき、ハンディターミナルをかざすだけで記録が残せるようになりました。在庫数とそれぞれの保管場所が正確にわかるようになっただけでなく、作業効率のアップも実現しました。
結果的に作業にかかる手間を約95%も削減できたそうです。

事例5

複数の倉庫を所有しているある企業では、手作業で在庫管理を行っていました。さらに、情報を記録する事務所と在庫管理の作業を行う倉庫の場所が離れていたため、パソコンに情報を入力するまでに時間がかかり入力ミスが少なくありませんでした。
そこで複数の倉庫の在庫管理を正確に行うために、バーコードと在庫管理システムを同時に導入することを決めます。
システム導入後は、バーコードで読み取った情報をリアルタイムで管理できるようになりました。さらに倉庫を複数所有しているにもかかわらず、各倉庫の情報の不一致がなくなりました。

まとめ

在庫管理にバーコードと在庫管理システムを導入することで、作業効率のアップが期待できます。従業員の負担軽減だけでなく、正確な在庫管理の実現や人件費削減など企業にとってもメリットがあるため、在庫管理に悩む場合は導入を検討してみましょう。

brother(ブラザー)ではバーコードを印字できるプリンターを提供しています。
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バーコードを使った在庫管理を導入する際は、brotherのプリンターをチェックしてみてください。

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ブラザー販売 ビジネスNAVI 編集部

ブラザー販売、ビジネスNAVI担当者です。ビジネスNAVI編集者として、トレンドコラムやお客様の導入事例、パートナー企業、製品のソリューション情報などを発信していきます。

   

※この記事の内容は、2022年4月現在のものです。
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