在庫管理とは？重要性やメリット、効率化手法について解説

在庫管理は、卸売業や小売業、製造業など幅広い業界において重要な機能を果たす業務です。
経営の安定化や販売活動・生産活動の効率化を目指して、在庫管理の仕組みを理解したいと思っていることも多いでしょう。
在庫管理はPDCAを回しながら、ルールに従って円滑に運営していく必要があります。企業によって在庫管理に使うツールも異なるでしょう。
そこで今回は、企業の中での在庫管理の役割や重要性、在庫管理を行うメリット、効率化する手法などについてご紹介します。

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在庫とは、企業が倉庫などに保有している製品や材料などのことです。商品を製造する製造業では、製造に必要となる原材料や部品などの在庫、製造過程にある半製品や仕掛け品などの在庫、完成して販売できる状態になっている在庫などがあります。製品によってそれぞれの管理方法も異なるでしょう。また、小売店やネットショップであれば、すぐに販売・出荷できる商品の在庫をバックヤードなどに保有しています。業種によって在庫の中身が異なるので注意しましょう。

このように物理的に製品や材料のことを在庫と呼ぶことが一般的ですが、在庫には価値がある点にも注目する必要があります。単に製造前や製造途中の製品を指すわけでなく、それらは将来現金化される可能性があり財貨と捉えることができます。在庫を把握することで企業の利益を計算することにもつながるでしょう。このように在庫を財貨として捉えて管理することを「在庫管理」ということもあります。

在庫管理とは、必要とされる製品や材料を必要なときに供給できるように、販売計画や生産計画に基づいて維持していく取り組みのことです。英語ではInventory controlと呼ばれており、企業が適切に在庫をコントロールしていくことが重視されています。

また、在庫管理を進めるうえではPDCAを回していくことが重要です。PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（確認）、Action（行動）の頭文字をとったものです。在庫管理では、販売計画や仕入計画、生産計画などを立案し（Plan）、計画に基づいて生産活動や仕入れ、販売活動を実行（Do）、そして計画と現状のズレがないか進捗状況を確認し（Check）、改善策や新しい方法を取り入れて活動を進めていきます（Action）。このサイクルを回しながら、自社に適した在庫管理を行っていく必要があります。

在庫管理では在庫削減に重きを置かれることが多くなっていますが、在庫が少なすぎると顧客のニーズに答えられなくなってしまうでしょう。このため、バランスを見ながらPDCAを通してコントロールしていくことが大切です。

製造業では、特に在庫管理業務が重視されています。ここでは、在庫管理の重要性やメリットなどについてご紹介していきます。

在庫管理の重要性を理解するには、企業側の視点と企業の外部の視点の2つから考察していく必要があります。
既にご紹介したとおり、在庫は物質的なストックと捉えることが一般的ですが、在庫には価値があり財貨と捉えることができます。売上が好調で黒字であっても、在庫が管理できていないと黒字倒産に至ってしまうことがあるでしょう。在庫の状況がみえないと、会社の経営実態がわかりにくくなってしまいます。このため、企業にとって在庫管理は重要な作業です。

また、物理的な在庫をキープしておくためには、倉庫などのスペースや保管料などの維持費がかかります。適切に在庫量が管理されていないと、無駄な経費が増えて経営を圧迫してしまうでしょう。

さらに、企業外の顧客からみると、在庫管理ができていない会社と取引していると、欲しいタイミングで製品が手に入らない可能性があります。他社に顧客が流出してしまうケースもあり、販売の機会損失が発生していまいます。このような事態を防ぐためにも、需要と供給のバランスを加味して販売計画や生産計画を立て、適切に在庫を管理していくことが重要です。

在庫管理を行うことで、企業にはさまざまなメリットがもたらされます。まずは、在庫管理によって生産性が上がったり、作業を効率化したりできるでしょう。特に、在庫管理システムを利用すれば、データの自動化やリアルタイムでの在庫確認が可能です。タイムラグのない情報を従業員がそれぞれチェックできます。

また、適切に在庫管理ができていると、余剰在庫が減って計画に基づいた在庫の準備ができます。企業が負担を抱えることなく、スムーズに顧客のニーズに答えられるでしょう。長期間在庫がストックされている事態を防ぐことで、ホコリなどの汚れや劣化を防止することにもつながります。安定した品質で製品を提供できるでしょう。

さらに、倉庫の賃料や人件費などの無駄を削減し、企業にかかるコストの負担を減らしていくことができます。前述した通り、多量の在庫を抱えていれば顧客にいつでも製品を販売できて安心ですが、保管料やスペースを確保することが企業の経営にとっては負担になります。

在庫管理に必要とされるルールの中でもっとも重要なのが、ロケーション管理です。在庫品のストック場所を決めておくことで、入庫してから製造し出荷するまでの効率が上がります。せっかく在庫を保管しているのに、置き場所が混乱したり必要なときにどこにあるかわからなかったりすると、時間のロスや機械損失につながります。

また、ある程度規模のある企業では、在庫管理や倉庫管理に特化したシステムを利用することも重要です。在庫管理・倉庫管理システムのWMSは、Warehouse Management Systemの略で、在庫をデータにして見える化するシステムを指します。小売業から通販やECサイトの商品倉庫、製造業まで幅広い現場で利用されています。いくつか種類があるため、自社が使いやすいシステムを選ぶことが重要です。WMSで在庫管理をデータ化すると、バーコードを利用したデジタルチェックも可能になるため、出荷ミスの防止にもつながります。
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企業が正しく在庫管理を行っていくためには、ロケーション管理に加えて、在庫数を確認したり棚卸しを行ったりして販売計画とバランスの取れた適正な量を保っていくことが重要です。棚卸しとは、所有している資産の数量や価値などを確認して明確にすることです。

自社で設けた在庫管理のルールに従って定期的にデータを確認していくことで、適正な在庫量を管理していくことができるでしょう。業種によっては顧客のニーズに季節性やムラがあることもあります。販売計画や生産計画、仕入計画と在庫の現状を照らし合わせ、在庫量をうまく調整できるように心がけましょう。

在庫管理を行うには、エクセルによってデータ分析を行っている企業やWMSを導入している企業などがあります。エクセルはパソコンで気軽に使うことができるため、在庫管理以外の業務で使われることが多く、操作できる従業員も多いでしょう。一方で、在庫管理や倉庫管理に特化したWMSを採用してさらなる効率化を図る企業も増えています。ここでは、エクセルとWMSによる在庫管理のメリットをご紹介します。

エクセルは操作できる人も多く、フォーマットや数式、マクロの利用などによって素早くデータ処理や分析ができる便利なツールです。一度フォーマットを用意すると簡単な更新作業だけでアップデートできることも多いでしょう。

また、テンプレートが豊富なため、分析の結果を見やすくしたり、計算方法が可視化できたりします。色やレイアウトなどを比較的自由に操作することができ、分析結果をそのままプレゼン資料に応用することも可能です。カスタマイズしやすいため、社内ルールで工程に変更が生じた場合にも対応しやすいでしょう。さらに、作成したデータはそのままエクセルファイルで他のメンバーと共有できます。印刷の手間が要らず、コストの削減にもつながります。

ただし、このようなメリットがある反面、入力は手作業になってしまうこともありミスを完全に防ぐことはできません。規模の大きい企業で複雑な在庫管理を行う場合には、扱いが難しいでしょう。データインプットの自動化が難しいため、リアルタイムの情報を反映することも困難です。

在庫管理・倉庫管理に特化したWMSによって管理を行う場合は、データの自動化によって入出荷などのスピードが速くなるのが利点です。バーコードの利用によって誤出荷も未然に防げるでしょう。
システムを導入することで、作業を簡素化したり全社で統一化したりして作業効率がアップします。新しい社員を迎え入れる際も、捜査が簡単なので作業の品質を保つことができます。

また、WMSの一番のメリットはリアルタイムでの状況把握が可能になる点です。在庫の出入りが激しい業種では、特にリアルタイムの情報がキーとなります。在庫状況をいつでも見える化できるため、エクセルファイルでの作業よりも効率よく在庫管理を進められるでしょう。

WMSのデメリットは、導入にかかるコストや従業員が使い方に慣れるまでの労力や時間などを加味する必要がある点です。ただし、総合的に考えると、正確で迅速な在庫管理を実現可能にするシステムなので検討する価値がありそうです。
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今回は、在庫管理の業務についてご紹介しました。在庫管理は、企業の安定した経営や販売活動において重要な役割を果たします。卸売業や小売業から製造業まで、ものの動きがある業界では幅広く取り入れられています。

在庫管理を怠ってしまうと、機会損失や経営悪化につながる可能性があるでしょう。在庫管理ではエクセルファイルを使った処理やWMSを導入した管理が主流となっています。WMSには誤出荷などの人為的なミスを防いだり、リアルタイムでの情報チェックが可能になったりするなどのメリットがあります。

WMSにもさまざまな種類が展開されているため、導入する際には自社に適したシステムを選びましょう。導入を検討する場合は、ビジネスプリンターやラベルプリンターとどのように連携するかなども考慮する必要があります。WMSの導入をお考えの場合は、ぜひブラザーにご相談ください。