株式会社フォースワン 様

だから私は、
ブラザーを選びました！

• 輸出業務に必要な書類をデータ化。

  今回導入したADS-2500Wでスキャンを行っているのは、商品を海外に輸出する際に作成する書類です。当社が取り扱っているのは、ネジ締め工程の数値管理を可能にした電動ドライバーや、工場でのホコリ防止に効果をもたらす静電気除去機など、革新的な技術によって生まれた商品。このように高い技術力を持った企業の商品を海外に輸出し、当社のルートを使って広く紹介する役割を担っています。

  輸出業務を行う際に必要になるのが、「インボイス」とよばれる申告書類。輸出する貨物の品名や数量、保険に関する項目などを記載し、荷受人であるお客様に送付します。輸出許可を得るためには、インボイスに必要事項を記載した上で必ず当社担当者がサインをすることが必要です。そのため、PCで作成した書類をそのままメールで送るのではなく、手書きでサインした書類をスキャンしてデータ化し、その上でお客様に送付します。

• 手元でサッと書類をスキャンできる快適さ。

  インボイスのスキャンを行う機械として、当社はこれまでブラザーのレーザー複合機MFC-7840Wを使用。このマシンはPCプリント、ファクス、コピーなど複合機としての総合力において十分満足できるものですが、スキャン専用の機械ではないため、スキャンのスピードという点ではやや物足りなさを感じていました。そのことを特に実感したのが、解像度を上げた状態で多くの書類をスキャンした時です。「枚数の多い書類でもスピーディーに読み取れる専用機が欲しい」と考え、ADS-2500Wの導入を決めました。

  当初からの期待通り、ADS-2500Wの導入によって業務の効率化が実現。これまでは毎回複合機が置かれている場所まで移動してスキャンを行う必要がありましたが、ADS-2500Wの導入によってこうした不便さが解消されました。現在このマシンは有線LANで社内に共有され、スキャン業務を行う社員3名の手が届く場所に置かれています。必要な時にいつでもスキャンができる快適さを実感しています。

• オフィスの省スペース化に効果を発揮。

  ADS-2500Wを使ってスキャンを行うのは、インボイスだけではありません。注文書や納品書、見積書、輸出業務に必要なドキュメント類など、商品の取り扱いに必要な書類はすべてPDF化し、案件ごとにフォルダ分けして保管しています。当社が取り扱う案件の数は、年間でおよそ200件から300件。これらをすべて紙の書類として保管すると膨大な量になりますが、PDF化しておけばオフィスの省スペース化が可能になります。オフィスの賃料が高い都内においては、書棚を置くためのスペースも貴重です。限られたスペースをできるだけ効果的に使い、仕事がしやすいオフィス環境を実現したいと思います。また、過去の資料をデータ化しておけば、新規の発注をいただいた時にその当時の価格やレートなどをすぐに参照することができます。業務の効率化や正確性を高める上でも、ADS-2500Wが一役買ってくれそうです。

  

  スピードの速さや操作性の高さなど、このマシンのトータルな使い勝手に大変満足しています。タッチパネルの表示も分かりやすく、取扱説明書を読まなくても使い方が分かりました。資料のデータ化をスピーディーかつ手軽に実現したい方に、ぜひおすすめしたいスキャナーです。