【連載：職場の整理整頓とラベリング】第1回整理整頓の必要性と整理整頓に入る前の準備

倉庫と執務エリアの整理整頓の実践的なノウハウを、整理収納アドバイザーの西口さんに教えていただきます。

舞台は、2018年にリニューアルしたブラザー販売（株）の新社屋です。

第1回目の今回は、整理整頓の必要性と、実際に整理整頓に入る前の準備について、教えていただいた内容をご紹介します。

この記事を書いた人

整理収納アドバイザー　西口理恵子

株式会社インテリアR　代表取締役

前職は新築マンション営業・企画。

整理収納・インテリア・美を総合した【美人収納®】考案者。

全国の住宅・オフィスで直接指導している。セミナー・講演の受講者は延べ18,000人超（2020年6月現在）。

著書に「ずっと美しく暮らす　シンプル収納の家づくり」その他多数。

WebSite https://interior-r.com/

整理整頓の必要性

引っ越しして間もないブラザーの倉庫は、各商品の担当者が自分に関係する商品を好きなように置いていて、どこに何があるのかわかりにくい状態でした。

一度整理して収納の仕組みを作れば、その後の整頓・片付けは各段に楽になります。

たとえ一人あたりの探す時間が5分でも、職場全体・年間では多大な時間ロスとなります。

迷わず見つけるには、人の動作・動線に合わせてモノの定位置を決め、ラベルで表示することが必須です。

ラベリングをすると、モノは正しい位置に返ってくるというのが私の持論です。

整理整頓の目的と目標

活動の最初には、整理整頓をすることでどうなりたいのか、整理整頓の目的を明確にして、整理整頓に関係する人の間で共通認識にしましょう。

何のために整理整頓をするのか？整理整頓によって自分たちはどんなメリットを得られるのか？皆が心から整理整頓が必要だと思うことができれば、きれいな状態の維持もしやすいでしょう。

その認識を合わせた上で、いつまでに、どの場所を、どのような状態にするか、今回の整理整頓についての具体的な目標を立てます。

「何歩、何秒で営業セットを持ち出せるか」など数値を入れ、ゴールを設定しましょう。

収納計画を立てる

目的と目標が決まったら、次は収納計画です。

実際にモノを収納する前に、図面を使って収納計画を立てます。

はじめは中分類・小分類レベルまで細かく決める必要はなく、下のような大分類で計画してみましょう。

作成した見取り図は、収納が完了した際に棚や壁等に貼っておくと、社員全員が移動したモノの場所をすぐに確認することができます。

収納計画ワンポイント - 仮置きされるモノにもスペースを確保する

一時的に大量発生したゴミ、販促イベントの商品など、その時だけ仮置きされるモノについても、オフィスレイアウト計画時にスペースを確保しましょう。

そのためにも、予め余裕のある収納計画にする必要があります。

ブラザー販売の場合、整理整頓を開始した時にはすでにレイアウトが決まってしまっており、フロアに入ってすぐ、一番目につくところに仮置き段ボールがある状態になってしまいました。こうなってはきれいなオフィスも台無し！です。

間違って置きっぱなしにならないように、床にテープでエリアを貼っておき、「一時的予備エリア」とラベリングすることで、廊下等にはみ出さずに済みます。

収納計画ワンポイント - 捨てる基準を決める

整理整頓が始まると、捨てるべきか迷う場面が必ず出てきます。

古い機種はいつまで残しておくか？同じ種類のものは何個まで所持しておくか？

個人の考えで捨てる基準を決められることは稀です。

部内で話し合い、会社として捨てる基準を決め、予め棚に明記しておくと、新入社員も迷わずに処分することができるようになります。

整理整頓すると「探す」「迷う」時間が減ります。

この２つの時間が減るように、ルールを決めることが大切です。