これだけは入れておくべき！起業時の基本ソフトウェアとは？

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起業初期は、限られたリソースの中で効率よく業務を進めることが求められます。そのためには、必要最低限のソフトウェアを適切に選び、活用することが重要です。

本記事では、会計・経理、顧客管理、プロジェクト管理、コミュニケーションの4つの必須ソフトウェアを紹介し、コストを抑えながら効果的に導入する方法を解説します。

1. 起業の際に必要なソフトウェアの選定ポイント

起業初期に重要なのは、限られた予算と時間の中で、事業に必要な基本的なソフトウェアを選ぶことです。

無駄な投資を避け、業務が効率よく進むように、最初に導入するソフトウェアは「必要最低限」を意識しましょう。

選定基準は以下の通りです。

・直感的で使いやすい：操作が簡単で、業務の負担にならない。
・業務の自動化が可能：手間を減らし、時間を効率的に使える。
・初期費用や月額費用が適切：コストパフォーマンスを重視。
・必要な機能が揃っている：会計、顧客管理、タスク管理など、基本的な業務に対応。

2. これだけは入れておくべき基本ソフトウェア4選

本章では、起業初期に役立つ「これだけは入れておくべき」基本ソフトウェアを厳選して紹介します。会計・経理、顧客管理、プロジェクト管理、コミュニケーションツールの4つのカテゴリーに分け、それぞれのおすすめソフトウェアを紹介します。

会計・経理ソフトウェア	・freee ・マネーフォワード クラウド会計
顧客管理ソフトウェア	・HubSpot CRM ・Zoho CRM
プロジェクト管理 ・タスク管理ツール	・Trello ・Asana
コミュニケーションツール	・Slack ・Microsoft Teams

※記載した個別サービスはあくまでも一例となります。

それでは、自社の業務を支える基本ソフトウェアについて詳しく見ていきましょう。

会計・経理ソフトウェア

財務管理は重要な業務の1つです。経理や税務処理を手間なく行うために、会計ソフトは欠かせません。自分で帳簿をつけたり、確定申告を行ったりする際に役立ちます。

ツール紹介（特長別）
●freee：仕訳が自動化され、銀行口座やクレジットカードのデータと連携することで、経理業務を大幅に効率化できます。税務申告もサポートしており、税理士との連携機能もあります。

●マネーフォワード クラウド会計：日々の経費管理から、青色申告の準備まで、全てオンラインで完結。使いやすく、サポートも充実しています。

顧客管理ソフトウェア

顧客との関係を円滑に保つためには、顧客情報を整理し、営業活動を効率化するツールが必要です。見込み客や既存顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理することで、商談やフォローアップを漏れなく行えます。

ツール紹介（特長別）
●HubSpot CRM：無料で利用でき、営業活動やマーケティング活動に必要な機能を備えています。顧客とのやり取りをシンプルに管理できます。※一部有料プランあり

●Zoho CRM：低コストで、顧客管理だけでなく案件の進行状況も把握でき、細かなカスタマイズが可能です。

プロジェクト管理・タスク管理ツール

小規模な事業でもプロジェクトは進行しており、複数のタスクを効率よく管理することが重要です。タスク管理ツールを使うことで、チーム全体の業務進行状況を可視化し、期日忘れを防げます。

ツール紹介（特長別）
●Trello：簡単に使えるカンバンボード形式でタスクの進捗状況を管理できます。直感的に操作でき、誰でもすぐに使いこなせます。

●Asana：タスクの進捗状況や期日管理がしやすく、チーム全体のタスクを可視化できます。複雑なプロジェクトにも対応可能です。

コミュニケーションツール

チーム間やクライアントとの連絡は、日常業務に欠かせません。特にリモートワークを導入している場合、オンラインでスムーズにコミュニケーションを取るためのツールが必要です。

ツール紹介（特長別）
●Slack：リアルタイムでのメッセージのやり取りができ、ファイル共有やボット連携なども可能です。チーム内でのやり取りを効率的に行えます。

●Microsoft Teams：会議機能やチャット、ファイル共有が一元化されており、ビジネス向けの利用におすすめです。

3. 初期投資削減のためのソフトウェア導入時のアドバイス

そこで、本章では「初期投資を抑えながら、賢くソフトウェアを導入する方法」を紹介します。

無料プランやトライアル期間を活用する

ソフトウェアを導入する際、まずは無料プランやトライアル期間を活用することをおすすめします。起業初期はリソースが限られているため、無駄な支出を避け、まずは使い勝手を確認することが大切です。

トライアル期間をうまく活用すれば、実際に業務を進める中でどれだけ有用かを試すことができ、後々の有料プランへの移行がスムーズになります。

まずは無料プランで使用してみて、必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。

必要な機能を見極める

ソフトウェアには多機能なものも多いですが、起業初期は必要最低限の機能に絞って使い始めることが大切です。最初から全ての機能を活用しようとすると、逆に混乱してしまうことがあります。

例えば、会計ソフトであれば、取引の自動仕訳機能や請求書作成機能があれば十分な場合もあります。

それらが使いこなせるようになった後で、税務申告や給与計算などの高度な機能を徐々に利用していきましょう。

ツール同士の連携を最大限に活用する

1つのツールに頼りすぎるのではなく、ツール同士の連携を上手に活用することで、業務をさらに効率化できます。クラウド型ツールは、他のツールとの統合機能が豊富で、データの一元管理や作業の重複を防ぐことができます。

例えば、Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージを、TrelloやAsanaと連携させることで、プロジェクト管理をしながら関連ファイルを一元管理できます。

これにより、タスクと資料の所在をしっかり把握でき、ミスや無駄な作業を減らせます。

データのバックアップとセキュリティ対策

ソフトウェアを使う中で、データの保護とバックアップは重要です。特に会計データや顧客情報など、ビジネスにとって大切な情報はしっかり守る必要があります。

多くのクラウドサービスでは、自動バックアップ機能が備わっており、データは定期的に保存されますが、重要なデータはローカルでもバックアップを取る習慣をつけましょう。

また、セキュリティ対策として、二段階認証や強力なパスワード管理を徹底することが求められます。

導入後のフィードバックを大切にする

導入した後は、使い勝手や機能についてフィードバックを得ることが大切です。自分一人で完璧に使いこなすのは難しいため、チームメンバーや同僚から意見をもらいながら、運用方法を改善していくと良いでしょう。

また、ソフトウェアに関するサポートが必要な場合もあるので、サポートセンターやFAQ、オンラインコミュニティを活用し、積極的に解決策を見つけることが大切です。

4. 基本のソフトウェアを導入して起業のスタートアップを切ろう

起業初期は、限られたリソースで業務を進める必要があります。そのため、どのソフトウェアを選ぶか、どのように導入し運用するかが重要です。今回紹介したツールを上手に活用することで、ビジネスの基盤を効率的に作り上げ、スムーズな成長へとつなげることができます。

最初は無料プランやトライアル期間を活用し、ツールの使い勝手や機能が自分のビジネスに合っているかを確認しましょう。さらに、ツール同士の連携やセキュリティ対策を強化し、データのバックアップを怠らないことも大切です。