電子帳簿保存法の実務対応ガイド。システム導入とスキャナ保存で実現する業務効率化

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2024年1月からの電子取引データ保存の完全義務化により、企業の規模を問わず電子帳簿保存法への対応が求められています。本制度への対応には専門的な知識が必要となりますが、適切なシステムの活用により業務効率化のチャンスともなるでしょう。本記事では、3つの保存区分の基礎知識から具体的な対応手順、業務効率化に向けたポイントまでを、実務に即して解説していきます。

1.いまさら聞けない電子帳簿保存法の基本

企業の税務関連書類をデジタルで管理・保存する際のルールとして、電子帳簿保存法が定められています。2024年1月からの法改正に伴い、電子的に授受した取引データは電子での保存が必要に。規模の大小を問わず、すべての事業者にとって避けては通れない課題となっています。

3つの保存区分を確認する

電子帳簿保存法では、書類の性質と取扱方法に応じて3つの保存区分が定められています。会計システムなどで作成される電子帳簿類を扱う「電子帳簿等保存」、紙の契約書や領収書などを電子化する「スキャナ保存」、取引先とメールやWebでやり取りする請求書等の「電子取引データ保存」の3区分です。企業は自社の業務実態に応じて、必要な区分の要件を満たす保存方法を選択することが求められるでしょう。

対応すべき3つのポイント

電子取引データの保存要件への対応は、事業規模に関わらず必須です。具体的には次の3点がポイントとなります。

1.改ざん防止措置の実施：システム導入や事務処理規程の作成・運用により、電子取引データの改ざんを防止する措置を講じる必要があります。

2.閲覧環境の整備：保存したデータをいつでも確認できるディスプレイやプリンターを備えた環境を整える必要があります。

3.提示・提出体制の整備：税務調査等の際に電子取引データを速やかに提示・提出できる体制を整えることが求められます。

2. 電子帳簿保存法への具体的な対応方法

電子帳簿保存法への実務対応では、特に「電子取引データの保存」と「紙書類のスキャナ保存」について、具体的な対応方法を確認しておく必要があります。電子取引データの保存は法人・個人事業者ともに対応が必要な制度であり、スキャナ保存は書類の電子化を希望する場合に選択できる制度です。それぞれの特徴を理解し、自社の業務内容や取引形態に合わせた運用方法を検討していきましょう。

電子取引データの保存方法

電子取引データの保存では、4つの要件を満たすことが求められます。「システム概要に関する書類の備え付け」「見読可能装置の備え付け」「検索機能の確保」「データの真実性を担保する措置」です。

検索機能については、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておく必要があります。これは専用ソフトで機能を備える方法のほか、「ファイル名に日付・取引先・金額を含める方法」「Excel等で索引簿を作成する方法」なども認められています。

データの真実性については、タイムスタンプの活用や、訂正・削除の防止に関する事務処理規程の整備・運用などの方法から選択することができます。

紙書類の電子化対応

スキャナ保存制度は、取引先から受領した紙の領収書・請求書等について、その書類自体の保存に代えて、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存できる制度です。

保存の要件として、解像度200dpi以上、原則としてカラー画像での保存が必要です。また、重要書類（契約書、領収書、送り状、納品書等の資金や物の流れに直結・連動する書類）については、帳簿との相互関連性を確保することも求められます。

3. 電子取引データを保存する専用システムの活用

電子取引データを適切に保存するためには、データの改ざん防止や検索機能の確保など、いくつかの要件を満たす必要があります。これらの要件に対応するため、専用のシステムを導入することで、確実な運用が可能となります。

現在、電子帳簿保存法に対応したシステムは複数提供されており「文書管理システム」や「請求書管理システム」「経費精算システム」など、機能や特徴はさまざま。自社の業務フローや取引規模を考慮しながら、必要な機能を備えたシステムを選択することが重要です。

4. 紙の書類もカンタン電子化！スキャナ保存の活用

電子帳簿保存法に対応したスキャナの選び方

スキャナ保存を効率的に行うため、以下の機能をチェックしましょう。電子帳簿保存法の要件を満たしながら、日々の業務効率も高められる機能を備えたスキャナを選択することが重要です。

電子帳簿保存法に対応したスキャナのご紹介

ブラザーはこれらの要件を満たしたドキュメントスキャナーや複合機を各種ご用意。用途や規模に応じて最適な1台をお選びいただけます。

証憑書類の電子化に、ADS-1800Wがビジネスの強い味方となるでしょう。毎分約30枚（※1）スピーディーな読み取り速度で、請求書や領収書の電子化作業を効率的に処理。さらにコンパクトサイズながら最大20枚の両面読み取りが可能です。

カラータッチパネル液晶による直感的な操作性も特長の一つ。解像度やファイル形式、保存先などの設定を「ショートカット機能」として登録できるため、定型的なスキャン作業もワンタッチで完了。また、パソコン側のUSB Type-Cポートから直接電源供給可能（※2）なUSBバスパワー搭載。ACアダプターが不要なので、コンセントを探す必要もなく持ち運びに便利です。

リンク：ブラザー「ADS-1800W」

電子帳簿保存法への対応を見据えた機器選びで、将来的なデジタル化にも備えておきましょう。

※1 A4原稿モノクロ・カラー共に（解像度300dpi時）。ハードウェアの最大速度であり、データの転送速度等のソフトウェアの処理時間は含まれておりません。
※2 15W以上の出力が必要です。

5. まとめ

電子帳簿保存法は、電子取引データの保存やスキャナ保存など、複数の保存区分で構成される制度です。また保存要件や事業規模による対応の違いなど、確実に押さえるべきポイントも多いため、一つひとつの要件を正しく理解することが大切です。

効率的な実務対応のためには、電子帳簿保存法に対応したシステムやスキャナの活用が有効です。自社の業務実態に合わせて適切な設備を導入し、確実な法対応と業務効率化の両立を目指しましょう。