Web会議とは

2018.9.28

会社員100人に聞いて分かった、
Web会議ソフトのメリットとデメリット

定期的に開催される会議。同じビルの中で開催されるのであればいいのですが、場合によっては本社や支社に出向く必要もあり、大きく時間をとられることもあるでしょう。会議だけでもかなりの時間を要するのに、行き帰りの移動の時間を含めると労働生産性はかなり低いといえます。そのような非効率的な会議をなくすためのシステムとして、Web会議ソフトが注目を集めています。ここでは、Web会議ソフトとはどのようなものか、メリットやデメリットはあるのか等について、詳しくご紹介します。

Web会議ソフトのメリットとデメリット

Web会議の導入率は何パーセント?

実際のところ、Web会議ソフトの普及はどのくらい広まっているのでしょうか。会社に勤めている方100人を対象に、自社でWeb会議を導入しているかのアンケートを取りました。

Web会議の導入率アンケート

※N=100

アンケートの結果、およそ67%の方がまだ導入しておらず、Web会議を導入している会社は、33%程度でした。Web会議を導入していないと回答した中の意見としては、「そもそもそんな大きな会社ではない」「支社といっても隣県にまたがる程度なので、導入する必要はないと感じている」という意見が多かったです。

また、社内に年配の人が多いところでは、Web会議という言葉に抵抗を感じられてしまって導入できていないという意見もありました。なかには、会議は顔を合わせたほうが盛り上げるという意見も少なくなく、さまざまな意見がありました。ただ、導入していないという場合でも、将来的な事業拡大の際には、Web会議を導入したいと考えている方も多いようで、今後の普及拡大が想定されるでしょう。

そして、すでにWeb会議を導入している方の意見としては、「いつでも会議ができる」「海外であっても打ち合わせができる」などの好評な意見が多かったです。実際に導入をしたら、非常に便利であることから、一度使ったら手放すことができないと感じている方も多い傾向です。
問題解決の参考に役立つ!Web会議の導入事例

Web会議の仕組みは?TV会議とはどう違う?

Web会議というのは、パソコンやタブレット、そしてスマートフォンを通じて、音声や映像をやり取りして会議を行うシステムです。Web会議の仕組みとしては、パソコン上でWeb会議用のソフトウェアを起動して、インターネットサーバーを使って相手先の端末と通信を行うようにできるシステムです。クライアントサーバー型の接続形態であり、サーバー上でログインを行って初めて接続することができるようになります。

Web会議システムと似たようなシステムでテレビ会議システムというのがあります。一見すると、複数拠点で音声と映像をやり取りするという意味では、同じようなシステムのように見えます。しかし、テレビ会議システムは、Web会議システムとは違い、専用回線での接続が一般的な形態となっているのです。

Web会議では、接続の管理はサーバー側で行われており、クライアント側から送信されてきた、映像や音声データを相手先に振り分けて配信を行います。この場合、サーバー側では、特に映像や音声に処理をくわえることはなく、そのまま相手先へと配信されるのです。このように全く同じような会議システムではあるものの、Web会議とテレビ会議では、まったく異なるシステムによって成り立っています。

Web会議のメリット

Web会議を導入することで、どのようなメリットがあるのかについて、詳しくご紹介します。

・旅費の削減
日本各地に拠点が存在する場合、会議で集まるためには、往復の移動にかかる交通費や宿泊費などがかかります。これらの会議や研修をWeb会議で行うことにより、かかっていた経費を丸々削減することができます。また、大人数が集まるような会議ではなくても、ちょっとした打ち合わせでも、顔を合わせて手軽に打ち合わせできるというメリットがあるでしょう。

・業務効率化
Web会議を導入することで、移動にかかる時間が必要ではなくなります。その空いた時間を本来行うべき業務に充てることができるので、業務効率化や生産性向上を実現させることができるでしょう。

・情報共有の迅速化
Web会議では、場所を問わず世界中で接続することができます。必要なときにいつでも会議をすることができるので、情報共有を迅速化することができます。また、Web会議上で画面共有をしてデータを確認することも可能です。

・コミュニケーションの活性化
電話やメールは非常に便利ですが、顔を合わせることができないので、どうしても一方通行の話し合いになりやすい傾向です。Web会議では、お互いの顔を合わせて会話をすることができるので、スムーズな会議を行うことができます。

Web会議ソフトは、まだ導入率が少なく、3割程度となっています。導入していない会社では、わざわざWeb会議をする必要がないと感じる年配者が多く、Web会議に抵抗があるなどの理由によって導入を見送っている会社も多い傾向です。ただ、事業拡大の際や将来的には導入したいと考えている方も多く、今後Web会議の導入率は高まっていくと想定されます。
Web会議はテレビ会議と似ています。しかし、テレビ会議は専用回線での接続であるのに対して、Web会議なインターネット上でサーバーと接続をして通信ができるようになります。
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