導入時のポイント

2018.9.19

どのようなITツールが
「業務効率化」を実現できるのか

顧客が求めるスピード感は、時代の変化とともに一層速くなっている傾向があります。しかし、政府が推進する働き方改革にもあるように、スピード感に対して社員を犠牲にさせるわけにはいきません。「いかに効率よく労働生産性を向上させることができるのか?」ということが、現在社会から求められています。しかし、業務効率化のためのITツールの数は非常に多く、どれを利用すればいいのかわからないという方は多い傾向です。ここでは、お勧めのITツールや、ITツールを使用するメリットなどについて、詳しくご紹介します。

業務効率化とは

業務効率化するために使っているITツールは?

実際に、社内でどのようなITツールを導入しているのか、企業にお勤めの方100人にアンケートをとりました。

業務効率化アンケート

もっとも多く導入されていると回答されたのが、36%のコミュニケーションツールでした。電話やメールでのやり取りというのは、昔からよく利用されてきたコミュニケーション手段です。しかし、1対1や一方通行でしかやり取りができないなどのデメリットがありました。

コミュニケーションツールでは、社内で使えるSNSやチャット、映像音声チャットを活用することで、複数人でのコミュニケーションや、よりリアルタイムのコミュニケーションができるようになっています。実際に導入していると回答した多くの人が、コミュニケーションが円滑にできるようになったと感じているようです。

次に、多かったのが23%のリモートワーク(在宅業務)や電話会議のできるツールでした。特に近年では、自宅に居ながらでも仕事ができるリモートツールによって、働き方改革が推進されています。また、対面で話しているような感覚になれるテレビ会議システムなどは、本社支社間などでの打ち合わせがはかどります。

そして3番目に多かったのが、17%のデータ分析・解析ツールでした。膨大なデータを、人の手で収集、分析すると表計算ソフトを使ったとしてもかなりの時間を要します。ツールを活用することで、その時間を大幅に短縮することが可能です。
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業務効率化にお勧めのITツールは?

業務効率化のITツールと一言で言っても、さまざまなツールが存在しています。そして、それぞれの役割も異なっているのです。ここでは、いくつかの業務効率化ツールについて、ご紹介します。

・情報共有系ツール
一般的にもっとも導入率の高いツールです。先にご紹介したような、コミュニケーションツール、リモートツール、電話会議システムなどもこれにあたります。また、そのほかにもクラウドを活用したファイル管理ツールなども存在します。これらを活用することで、インターネットさえ接続されていれば、どこからでも情報共有ができるようになるでしょう。

・BI系ツール
BIとは、ビジネスインテリジェンスの略称であり、業務にかかわるさまざまなデータ分析を得意としているツールです。エクセルなどでの表計算ソフトでもできるかもしれませんが、使い勝手や速度はBIツールに勝つことができません。データを流し込むことで自動処理を行い、グラフや図表へアウトプットしたり、傾向を分析したりしてくれるツールです。

・情報管理系ツール
例えば、ファイルを顧客に送る場合でも、パスワードによって簡単に閲覧できないようにすることが求められています。情報管理系ツールでは、ファイルのロックや暗号化などを簡単にしてくれるツールのことをいいます。

・サイト構築系ツール
インターネットサイトなどは、近年ではCMSやフレームワークといった技術の活用により、誰でも手軽にサイト構築ができるようになっています。作成の際のひな型も自動で準備してくれるため、開発チームには欠かせないツールです。

業務効率化を図るITツールを使用するメリットは?

業務効率化のITツールを活用することで、さまざまなメリットを得ることができます。その中でも、特に効果があるとされるものをご紹介します。

・必要な仕事に時間をかけることができる
業務効率化ツールを活用することで、今までかかっていた作業時間を大幅に短縮することができます。その空いた時間で、もっと重要な仕事に対応することができるので、仕事のスピードアップや労働生産性の向上を期待できるでしょう。また、業務効率化ツールの導入によって得られる最大のメリットといえます。

・リフレッシュ時間を作ることができる
効率よく仕事ができるということは、労働時間中に余裕を持った行動をすることができるということです。特にリフレッシュ時間を作るのがお勧めであり、短時間でもリフレッシュ時間を作ることで、その前後の労働における労働生産性が向上するとされています。忙しい合間に、あえて休憩することも重要だといえるでしょう。

・余暇を有効活用できる
業務効率化によって、残業時間を削減することができます。従業員は、残業が減ることにより退社後の余暇を有効活用することができるでしょう。また、会社としても残業を減らすことで、光熱費や人件費の削減が期待できます。

すでにコミュニケーションツールやリモートツール、そして情報収集・分析ツールなどのITツールを導入している企業は多い傾向です。ITツールを活用すれば、業務効率化によってさまざま恩恵を受けることができるでしょう。ITツールには、情報共有系ツール、BI系ツール、情報管理系ツール、そしてサイト構築系ツールなどが代表的な業務効率化ツールであるとされており、目的に合わせて利用することが重要となります。

これらのツールを導入すれば、本当に重要な仕事に時間をかけることができたり、労働生産性を向上させたりするためのリフレッシュ時間や、残業時間の削減も可能となるでしょう。今回ご紹介したITツールの情報を参考にして、業務効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

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