導入時のポイント

2018.9.19

多くの企業で取り入れられている
業務効率化を実現する方法

空前の人手不足と呼ばれている昨今において、現状の人員で最高の結果を出すための業務効率化は、必要不可欠といえるでしょう。また、業務効率化を実現させることで企業だけではなく、従業員のモチベーションアップも期待できます。ただ、漠然に業務効率化を目標に掲げても、なかなか実現させることはできません。ここでは、企業が取り入れている業務効率化の方法や、業務改善で得られるメリットなどについて、詳しくご紹介します。

業務効率化とは

業務効率化とは具体的に何をしているのか?

実際に企業で取り入れている業務効率化について、100人にアンケートをとりました。

業務効率化の方法についてのアンケート

実際に企業で取り入れている業務効率化について、100人にアンケートをとりました。その結果、35%でもっとも回答数が多かったのが、残業禁止でした。企業の経費の中で、必要となるものの負担が多いものといえば、人件費です。特に残業代は、割増賃金もありますので負担はかなりのものとなります。どうしても残業しなければならない日があるかもしれませんが、毎日の残業が当たり前になってしまうと、ダラダラと仕事をしてしまいがちになってしまいます。残業を減らすことで、人件費を抑えるだけではなく、通常業務中の業務効率アップ効果も期待できるようです。
     
次に多かったのは、20%の不要な業務の廃止でした。特に歴史のある企業の場合、慣習化している業務があるけれども、「実際のところ売上につながっているのかわからない」という業務が非常に多い傾向です。これらの業務を思い切って廃止することで、不要な業務の削減をして本当に必要な業務に時間を割くようになるでしょう。

そして、3番目に多かった回答が16%のアウトソーシングの活用と業務効率化ツールの導入でした。単純作業はアウトソーシングに依頼をしたり、ITツールを導入したりすることで、業務効率の向上を行っている企業も多い傾向です。
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業務改善を進める方法とは

業務改善を目標とする場合、まずは普段の仕事の中で無駄なものがあるかを見つけましょう。多くの企業には習慣があります。積み重ねられてきた習慣は、会社にとって大きな資産であり、企業の発展のためになくてはならないものといえるでしょう。しかし、その中には無駄なものも少なくありません。長年、トラブルなく行われてきた業務こそ、無駄であるかどうかの議論がされることが少ないです。
 
ただ、「実際にその業務が必要か?」と問われると、即答できない業務は非常に多いでしょう。営業や事務、システムなど、管轄する部門によっても見方が変わるため、一つの部署で検討するのではなく、垣根を越えて議論してくことがおすすめです。業務改善をする場合は、会社の歴史にとらわれずに、無駄の基準を明確化する必要があります。

そして、その基準に準じて、企業の業務の見直しを行い、無駄な業務を発見してください。ただし、無駄なものをやみくもに改善していくのは、効率が良くありません。その中で、必要性の高いものや優先度の高いものから、改善していくようにしましょう。必要性の高さや優先度というのは、企業によってそれぞれに異なります。場合によっては、経営層も交えて検討をしていくようにするとよいでしょう。

業務改善で得られるメリットは?

業務効率化を実践することによって、さまざまなメリットを得ることができます。そして、その中でも特に代表的なものは次の通りです。

・時間に余裕ができる
・脳の使い道(リソース)が増える
・評価の対象になりやすい

業務効率化を実現することによって、一つの仕事に対してかける時間が少なくなります。それによって、その仕事にかけていた時間を丸々、もしくはその多くを空けることができるのです。空いた時間で、そのほかの重要な仕事に時間をかけることができるほか、残業時間を減らすことができるので、従業員に心の余裕ができるでしょう。それによる業務効率化も狙うことが可能となります。

また、余計な仕事を削減することで、それまでその仕事に使っていた時間や労力に別の使い道が生じます。空いたリソースを他の仕事に活用することで、これまで解決できなかった案件の糸口を見つけることができるようになるかもしれません。

最後に、業務効率化そのものは、従業員にとって評価の対象となるでしょう。業務効率化を適切に評価することによって、社内で業務効率化を促進させる可能性があります。会社全体で競い合うかのように業務効率化の意識が芽生えれば、その会社にとってさらなる成長の機会になるでしょう。

多くの企業では、業務効率化が必要であると考えられており、さまざまな施策が行われています。多くの企業では、業務効率化が実際に行われており、残業の禁止や不要な業務の廃止、そしてアウトソーシングの活用や業務効率化ツールの導入などが行われています。

業務効率化を実現させるためには、社内で無駄の基準を明確にしたうえで、歴史や習慣などにとらわれずに、無駄な業務を特定することが必要です。そして、優先度や必要性に応じて業務効率化の対応を推していくようにしましょう。

業務効率化が成功すれば、さまざまなメリットが生まれます。会社全体で業務効率化の意識が高まれば、会社のさらなる成長が期待できるでしょう。ぜひ、今回ご紹介した情報を参考にして、業務効率化を狙ってみてはいかがでしょうか。

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