会議のテクニック

2017.09.26

Web会議の参加者から意見を引き出す!2つの効果的な質問方法

会社の会議で司会をしているときによくぶつかる問題として、参加している人から意見が出てこないという話はよくあります。また、Web会議で遠くの人と議論をする場合、出席者が意見を言うタイミングがわからず、なかなか結論が出せないのではと心配される方も多いと思います。そこで、会議の主催者が使えばより議論が活発化する、そんな2つの効果的な質問方法をご紹介いたします。

Web会議の参加者から意見を引き出す!2つの効果的な質問方法

なぜ議論が活発化しないか?フワッと質問はNG

では、なぜ司会者が質問しても参加者全員が黙っているのでしょうか?それは、多くの参加者が「何を答えていいか分からない。変なことを言うぐらいなら黙っていよう」という心理が働くからです。

<NG質問の例>

司会者:「何か意見はありませんでしょうか?」
参加者:「・・・(本音:質問がフワッとしていて答えられない!)」
ということはよくあるケースだと思います。

質問の意図を明確に!2つの質問方法

そこで議論が活発化するおススメの質問方法2つをご提案いたします。それはクローズ質問とオープン質問です。この2つは会議をうまく運営するファシリテーションのテクニックとしてもよく用いられます。

・クローズ質問
言葉数が少ない参加者には特に有効な質問。原則的に「はい」「いいえ」や「A案」「B案」といったある程度答えを限定的にして質問をする方法です。

・オープン質問
答える側にあり程度自由な回答ができるように質問をする方法です。「なぜ?」「なにが?」「いつ?」などいわゆる「5W1H」を意識したフレーズで質問するとさらに答えやすくなるでしょう。

この2つの質問を使い分けて、自分の質問がいまどちらをするべきかを意識することで、議論を整理しながら進めることが可能になり効果的と言われています。

・おススメの流れ
1)クローズ質問を何度か繰り返すことで、会議の中で意見を出しやすい流れを作りましょう。
2)クローズ質問を会議の中で繰り返し、議論の方向性が明確します。
3)具体的な対策につながるオープン質問を行い、参加メンバーの意見を引き出し、議論を例にすると、「この商品は問い合わせが多いですが、単純に使い方がわからないのでしょうか?必要な情報がお客様に届いていないことも考えられます?」と最初は限定的な質問をいくつかして、方向性を絞り込んでいきます。その後、「○○さんは、どのようにすればお客様にマニュアルを読んでもらえると思いますか?」「□□さんは、開発としてどこの部分を改良すればいいと思いますか?」とオープンな質問で、様々な意見を発言してもらい、会議の議論が活発化する空気を作っていきましょう。

クローズ質問とオープン質問を上手に使うポイント!

ただ、質問方法によっては、議論の活性化を止めてしまう場合もあります。以下のコツをおさえておくと、上手に議論を進めることができます。

・クローズ質問では、質問者が議題に関して、知識や意見を持っていないと的外れな質問をしてしまうケースも。冒頭で会議の方向性や目的を見失わないように、事前準備はしっかりとしましょう!

・逆に専門外の場合は、あえてオープン質問を仕事のできるスペシャリストに投げかけて、議論の本質的な問題をみつけ、その後クローズ質問を使って切り分けていきましょう。

・クローズ質問ばかりすると相手は詰問されていると感じる場合があります。特に主催者が上司だった場合や、結論づけた質問をすると、必要以上に参加者自身が圧力を感じ委縮してしまう場合もあります。司会役の人は、発言しやすい雰囲気づくりや、適度にオープンな質問も混ぜましょう。

つまりクローズ質問とオープン質問を、その場の流れや雰囲気、進行に応じて、参加者とコミュニケーションを取りながら上手に使い分けていくことが大事なポイントとなります。

Web会議でクローズ質問とオープン質問をする!

Web会議でも、このクローズ質問とオープン質問を行うと、遠隔会議でもより意見を出しやすくなります。

・クローズ質問:「ホワイトボードで質問を可視化」クローズ質問をする場合は、Web会議の機能の一つにある「ホワイトボード」を使って、分かりやすく大きな文字で記入し、参加者全員に見せてわかりやすく質問するという方法があります。目で見て文字として認識することで、当事者意識が芽生え、議論が活発化しやすいという効果もあります。

・オープン質問:「エクセルを共有して、出てきた意見を瞬時にまとめる」オープン質問の際は、様々な意見が出てきます。エクセルに意見の要約を書いていき、最後にアプリケーション共有を使って、出てきた意見をまとめて見せることも可能です。当社の提案する見える化シートを使うっていただくと、より意見が整理され、会議の方向性が明確になります。また、録画機能を使ってだれがどういう意見を言ったかを記録しておくということも、議事録の代わりとして使えるので効果的です。Web会議には様々なサービスが現在あります。弊社のWeb会議システムOmniJoinは、ホワイトボード機能やアプリケーション共有機能、資料を見せるファイル共有機能があり、様々な形で参加者へ質問や意見を会議中に見せて情報共有することができるので、会議が脱線しないよう効率的に議論を進めさせることができます。また、質問の際に、回答者の声が聞こえにくいという場合もOmniJoinは、リモート設定機能があるので、マイクの感度をかえることで、会議の参加者全体に大きな音で伝えることができます。

ここまで2つの効果的な質問方法について解説させて頂きましたが、最後に最も大事なポイントは、会議に適切な人を召集し、その人たちへ効果的な質問をすることで有意義な意見を引き出すことができるということです。特に現場に近い他拠点の人からの意見は、本社では気付かなかった貴重なアイデアが出るケースも多いです。弊社のWeb会議はコスト面でも、月額費用に換算して9,600円(税抜)からの低価格な上、初期費用無料の安心定額制だから、遠くの離れた拠点にいる人もコストや移動時間を気にせずに簡単に参加することが可能で、多くの経営者の方にもご評価いただいております。ぜひこの機会にご検討いただければ幸いです。

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