活用方法&事例

2018.1.10

105人の在宅勤務を支えるWeb会議
企業側ではなく、働く人に合わせた職場づくり

障がいのある方の雇用を事業展開の柱としている株式会社スタッフサービス・ビジネスサポート様。2016年より、Web会議システム「OmniJoin(オムニジョイン)」をテレワークのツールとして導入し、今では全国で105名の方の在宅勤務を実現するまでに成長。そのご経験から、働きやすいテレワークの職場づくりについて、教えていただきました。

株式会社スタッフサービス・ビジネスサポート
(http://www.biz-support.co.jp/)

大手人材派遣会社「株式会社スタッフサービス」の特例子会社として、主にスタッフサービスグループの事務処理サービス、および付帯する支援事業を担う。「チャンスを。」という経営理念のもと、従業員566名中、障がい者を520名雇用。うち105名は在宅勤務で働いている。

写真左から
代表取締役社長 亀井 宏之様
クラウドワーク統括部 九州エリア推進課 マネージャー 岡崎 正洋様
クラウドワーク統括部 関東エリア推進課 マネージャー 前田 世理香様
クラウドワーク統括部 関東エリア推進課 依田 一孝様

105人の在宅勤務者が毎日利用!
テレワークのインフラ「OmniJoin」

■九州を中心に、全国105名が在宅勤務(テレワーク)で就労
■業務内容ごとに5~8名のチームを組む
■20分×3回/日のチームミーティングをOmniJoinで行う(主に業務の進捗報告・確認)


実際のミーティングの様子


実際のミーティングの様子

<職場づくりの工夫>

・20分間のミーティングでは、雑談の時間を設けることがルール
・司会はチーム内で持ち回り
・ミーティングをOmniJoinで録画し、参加できなかったメンバーのフォローに利用
・お昼休憩中は、チーム内外のメンバーでオンラインランチ

<組織づくりの工夫>

・年に一回、エリアごとで一同に会する機会を作り、団結力を高める
・入社時は、同期で実際に集まることで仲間意識を持ってもらう
・入社後1ヶ月、本部がオンラインコミュニケーションの研修を行う

「より多くの障がい者に働く場を提供するため、テレワークの導入を考えました」

代表取締役社長 亀井様

2000年の設立以来、多くの障がい者を雇用し、安心して働ける環境を追求してきた同社。
雇用拡大を積極的に進めるも、2015年頃、働く場所や設備の整備、障がい者の採用難などの課題に直面していました。「働く人も企業側もハッピーな職場環境」を模索した結果、テレワーク(在宅勤務)の導入が案として上がりました。

亀井様:「日本においてテレワークは、25年以上も前から言われています。しかし全然進まなかったのは、企業側に問題がありました。部下を目の前に置いて管理したい=目の前にいない部下は管理できないという不安から転換できなかったのです。ITが進んだ今なら、働く人も企業側も安心して働ける仕組みができるんじゃないかと考えました」

しかし、テレワークを導入するいくつかの企業にヒアリングに行ったところ、「どこもあまりうまくいっていない」という現実に直面…。

「在宅勤務の課題は『孤独』だと痛感。顔が見えるツールが必要でした」

前田様:「テレワークがうまくいかない要因を調べるために、自分達で2日間在宅勤務をしてみたんです。そのときはメールと電話だけを使って」

左:前田様 右:岡崎様

前田様:「その経験から、世の中でテレワークが進まない理由は、在宅勤務の『孤独』だということがわかりました。顔を合わせてコミュニケーションをとることの大切さや、雑談の必要性を痛感したんです」

顔を合わせてミーティングや雑談ができるツールの必要性を感じ、検討を始められました。

前田様:「有名な無料ビデオチャット、大手のWeb会議システム、そしてOmniJoin。この3つを比較しました。その結果、セキュリティ基準をクリアし、最も安定して接続できたのがOmniJoinだったのです」

働く人に合わせたテレワークの職場づくり、そのこだわり

岡崎様:「オンラインでも『職場』にするにはどうしたらいいかと考えていけば、思った以上に職場になっていくんだなと感じました」

岡崎様は、在宅勤務の最大の敵である「孤独感」を払拭するため、コミュニケーションの活性化や一体感のある組織づくりに強いこだわりをもって取り組んでこられました。

岡崎様:「雑談はとても重要だと思っていますので、ミーティングの後半10分間はあえて雑談してもらっています。今やOmniJoinの会議室は、みんなのプラットフォームとなり、お互いの距離をグッと近づけてくれています。年に一度、顔を合わせる機会があるのですが、『初めて会った気がしない』という声が上がるほどです」

依田様

「しかし、最初は誰もが不安です。ほとんどの人が『Web環境で働く』ことの未経験者ですので」そう語るのは、研修を担当する依田様。

依田様:「まずはWeb環境に慣れてもらうため、入社後1ヶ月間は、私達本部の者がOmniJoin上で研修を行っています。初日は『同期入社』のメンバーで実際に会う機会も作り、仲間と働くという実感を持ってもらえるようにしています。1ヶ月後にはオンラインでのコミュニケーションに慣れ、スムーズに現場へ入れるようになりますよ。」

さらに、病状やシフトなど、それぞれに事情がある中でも、同社はOmniJoinの機能を活用しながらカバーしていると言います。

依田様:「シフトの都合や通院などで研修を受けられなかった場合はとても不安になるものです。録画機能を活用し、研修を録画したものを出社後に見てもらう工夫をしています」

岡崎様:「OmniJoinは直感的でわかりやすく、片手で操作できるのでほとんどの人が問題なく使えます。研修の場では、OmniJoinの資料共有機能を使って、マーカーを引きながら説明しています」

「一人で仕事しているけど、一人じゃない」組織の一員として働く感覚

一人で仕事をしているけど、一人じゃないというのが、私にとって理想的です
そばにいないけど、横にいて話をしているような感覚になれます。ミーティングでみんなの顔を見られることは、モチベーションにつながります
会社の中の一人として社会にいるんだっていう喜びが大きいです。話し方も変わってきた気がします

(同社で働く方の声より)

机にさえ向かえば職場に「行ける」という環境によって、重度身体障がい者など、これまで家から出られないために働けなかった方の雇用が実現しました。OmniJoinで毎日コミュニケーションをとることによって、在宅勤務であっても組織の一員として働く感覚を持ってもらえていると言います。

前田様:「『今まで支援をされる側だったが、初めて人の体調を気遣うことを経験した』という人は多いんです。他にも、初めて働いたときのうれしい表情、初給料で晩酌のビールをおいしく飲めたという声、服装やお化粧などの見た目の変化…私達運営側にとっても嬉しい話をたくさん聞きます」

岡崎様:「家は、ベストな環境を自分で用意できる場所です。そこは働く人にも、企業側も、安心できる場所だったんです」

同社の取り組みは、厚生労働省管轄の団体から評価され、障害者雇用職場改善好事例の優秀賞を受賞(※)。先進的な取り組みとして参考にしたいという企業が後を絶ちません。同社自身も、OmniJoinを活用したテレワークを積極的に進めていき、より広いエリアで、より広い職域で、より多くの雇用をしていきたいとのことです。

※平成29年度障害者雇用優良事業所等の独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構 理事長表彰

「テレワーク(在宅勤務)は、企業都合・管理者目線ではなく、働く人に合わせることで成功する」と語る亀井様。

亀井様:「働く人のことを考え抜いてツールを上手に使えば、リアルな職場と同じ環境が実現できるんです。それぞれの事情を考慮した勤務環境を会社が許容し、働く人が自分の生活スケジュールと調整して成果物を提供する。実は、その覚悟を持てるか…だけなんですね」

障がい者の方だけでなく、子育てや介護をしながら仕事をする方、地方で暮らす方など、さまざまな人に活躍の場を提供できるテレワーク。コミュニケーションや業務に使える機能を搭載したOmniJoinは、働く人の仕事を支え、企業のテレワークを成功に導きます。

下部の資料では、在宅勤務の他、Web会議システムの豊富な活用方法を、事例を交えながらご紹介しています。ダウンロードの上、参考にしてください。

※ご担当者名・役職・他本文記載内容は取材当時(2017年11月)のものです。

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