活用方法&事例

2018.1.10

在宅勤務、成功の秘訣は「常時接続」!Web会議システムを使ったストレスフリーな働き方

近年、働き方改革が推進され、育児や介護をする人を中心に「在宅勤務(テレワーク)」を導入する企業が増えています。離れた場所にいながら円滑に仕事をするには、在宅側、会社側に何が求められるのでしょうか。

2016年より、在宅勤務者とのコミュニケーションにWeb会議システムOmniJoinを利用しているブラザー工業株式会社のマーケティング企画センター 総合デザイン部。会社で仕事をする小田氏、在宅勤務の高村氏、2人に話を聞きながら、在宅勤務成功のポイントをご紹介します。

会社側:シニアデザイナー
小田 昌範(左)
在宅側:デザイナー
高村 遵(画面内)

ブラザー工業株式会社
(www.brother.co.jp/)

マーケティング企画センター
総合デザイン部
インタフェースデザイングループ

ブラザー製品に付随するユーザー向けアプリケーションのインタフェースデザインを担う部門。OmniJoinのユーザーインタフェースも同部門にて制作している。

今、こんなスタイルで仕事をしています
~在宅勤務の運用~

インタフェースデザイングループの高村氏は、2016年5月から週2回の在宅勤務をスタート。2017年6月以降はOmniJoinを常時接続で利用しています。会社側では小田氏が中心となり、円滑な運用を推進しています。

高村:「ちょうど子どもが生まれたタイミングで会社に在宅勤務の制度ができたので、ぜひ!ということで始めました」

小田:「1年ほど試行錯誤した末にこの常時接続スタイルが完成しました。今、OmniJoinを禁止されたら困るくらい(笑)欠かせないツールになりました」

【在宅勤務の運用】

・グループメンバー約30名のうち、1名(高村氏)が在宅勤務
・在宅勤務は週2日
・在宅勤務の日は、会社と自宅をOmniJoinで常時接続
・会社の高村氏の席に、2台のiPadを固定したキャスター付きのスタンドを配置
・スタンドは移動式のため、会議にも参加可能

実際の在宅勤務の様子

気軽にコミュニケーションが取れないことがストレスに~在宅勤務の課題~

当初は、必要なときに電話をしたりOmniJoinを立ち上げたりして連絡を取っていたと言います。しかし、在宅側にも会社側にも問題が表面化。お互いにストレスがかかってしまったそうです。

「ちょっといい?」ができないストレス

高村:「当初、『在宅日は1人の業務に集中、コミュニケーションは出社日にまとめよう』と考えていましたが、意外とうまくいかなかったんです。作業中でも、ちょっと相談したいことは結構あって。例えば、制作をしながら『これ、どっちがいいかな?』と聞いてブラッシュアップしていくことがあります。でも近くにいないと、まず相手がミーティング中かどうかを調べるところからで…」

小田:「ちょっと話したいときに高村が席にいないと、『今日はいないのか。出社したときにしよう』となってしまうんです。高村とコミュニケーションを取るのにわざわざタイミングを計らないといけなくて。会議や打ち合わせも出社日にしようという雰囲気になっていました」

モチベーション維持の難しさ

高村:「自宅で仕事をしていると、孤独で寂しい上、休みの日に働いているような違和感がありました(笑)電話やメールがきても、受け取り方が違うんです。OmniJoinを常時接続していなかった頃は、仕事は会社でするほうが気持ちいいと思っていました」

Web会議システムで在社時に近い環境作り
~在宅勤務成功のポイント~

「つなぎっぱなしにすれば、高村がここにいるかのようにできるんじゃないかな」
そうひらめいた小田氏は、OmniJoinの常時接続を提案しました。

会社側は、iPadの2台使い!

同部門では、操作が簡単でフレキシブルに使えるiPadをOmniJoin専用の端末にしています。

小田:「映ることに対して抵抗がある人もいると思うんです。それは『一方的』に見られるのが嫌だからなんじゃないかと思いまして。だからiPadを2台使って、一方は高村の姿、もう一方は職場のフロア全体を映しています。視野に近いように、カメラには広角レンズを取り付けました」

在宅側は、カメラの位置がポイント

自然に振り向く位置に(赤丸=カメラ)

高村:「自然な感じで会話できるようにカメラの位置にもこだわりました。さすがに正面のカメラは嫌で(笑)話しかけられたら振り向く感じになるよう、斜め前に落ち着きました」

会議にも出席できる!

実際の会議での様子(左前方が高村氏のiPad)

小田:「会議のときは一方のiPadから会議室を、もう一方ではプロジェクターの資料を映して、会議の全体の様子が分かるようにしています」

資料共有やリモート設定機能など、OmniJoinをフル活用!

小田:「デザインの仕事なので、制作物の話は同じデータを見て、『ここをこうして』というやり取りがしたいんです。そのために資料共有機能はよく使っています。ポインターで指さしもできて直感的ですね」

高村:「在宅で仕事をしているほうが効率いいときもあるくらいです(笑)。また、リモート設定機能も使っています。他部署の人と話すときなど、状況によって会社側のマイクやスピーカーのオンオフをこちらで切り替えられるので便利です」

「ちょっといい?」コミュニケーションを大切に
~在宅勤務の成果~

お互い試行錯誤をした後にたどり着いた常時接続というスタイル。当初課題であった「コミュニケーション」「モチベーション」の課題は解消され、ストレスフリーな環境で運用できていると言います。

高村:「常時接続といっても、話している時間自体は少ないんです。あいさつしたり、周りの席の人の雑談に加わったりするくらいで」

小田:「ちょっとした会話から、軽く仕事の話になることってありますよね。だから『高村、ちょっといい?』という自然な会話は大事にしたいんです。今ではすっかりOmniJoin越しの会話が浸透してきていて、彼の出社日は『今日は本物だね』なんて笑い話になっているくらいです」

そんな中、お互いに実感したのはあいさつの力でした。

高村:「『働いているときに言われてうれしい言葉にあいさつがある』と聞いたことがあるのですが、痛感しました。一日中OmniJoinでつながっていても、全く話さない日はあります。そういうときも、『お疲れ様でした』って最後に言うだけで、『今日も一日、みんなと仕事したんだな』って気持ちになれるんですよ」

小田:「あいさつって、会社側のみんなに聞こえるんです。だからそのときはみんなで高村を見て『お疲れ様でした』って。普段よりもむしろ気持ちよくあいさつができているかもしれない(笑)」

2人は、「ぜひ他の企業にも取り組んでみてほしい」と語ります。

小田:「イメージだけで敬遠せず、まずはやってみてほしいです。職場によって在宅勤務の課題は違うと思いますが、コミュニケーションの問題は避けられません。そういった点でOmniJoinを使った常時接続スタイルは理想的だと思います」

高村:「在宅勤務は、職場の人たちの協力があってこそ実現します。だからといって、申し訳ないとばかり考えなくて大丈夫です。お互いに工夫をすれば、意外と気兼ねなくできますよ」

「これもいけるじゃん」「これもやってみよう!」お互いの前向きなエネルギーがアイデアの創出、在宅勤務の成功につながりました。
働き方改革で広がる在宅勤務。気軽にコミュニケーションができるWeb会議システムOmniJoinが、在宅勤務の成功を支えます。

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※担当者名・役職・他本文記載内容は取材当時(2017年11月)のものです

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