会議のテクニック

2017.7.31

会議をやりっぱなしにしていませんか?
会議を効率化させる「ラスト10分」の使い方

会議は頻繁に行われているのに、無駄な時間が長い、決まらない、やりっぱなし…そんな課題を抱えていませんか?参加者が多いほど、時間が長いほど、回数が多いほど、会議コストは増えるばかり。会議をするからには、少しでも効率化を図らねばなりません。今回は、会議の効率化のポイントと、使えるツールをご紹介します。

会議の効率化は「始まり」と「終わり」にかかっている

会議のスムーズさを決めるのは、開始直後の10分間

時間通りに終わらないダラダラ会議の原因は2つ。ゴールが決まっていないことと、時間配分が決まっていないことです。この2つの問題点は、会議の始まりを少し変えることで解決できます。

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会議の成果を生むのは、ラスト10分間

効率化は「早くすること」と思われがちですが、それは一面を表したものにすぎません。効率という言葉の意味は「使った労力に対して得られた成果の割合」なのです。
「なんとか時間内に終わらせたけれど、やりっぱなしになってしまって、結局会議をした意味があったのかどうか…」では、効率の良い会議とは言えません。それは、決まったことを曖昧にして終わっているのが原因。会議は、決まったことを参加者全員が把握し、次のアクションが取れてはじめて、成果があったと言えます。そのためにすべきことはシンプル。会議のラスト10分に「確認タイム」を設けるだけなのです。
次に、ラスト10分で使えるおすすめツール「見える化シート」をご紹介します。

議事録にもなる!見える化シートで「やりっぱなし」防止

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会議を見える化するこのシートを使うと、参加者の共通認識を生み、会議のやりっぱなしを防ぐことができます。
まず会議中に、問題、意見、結論を記入していきます。そしてラスト10分を使って、改めて「決まったこと/やるべきこと/実行する人/期限」を出席者全員で確認。確認をしてみると、意外と空欄が多かったことに気づきます。このラスト10分は、シンプルながら侮れません。

【見える化シート記入例】

<問題>
前年度に比べて売り上げが落ちている。


<意見>
他社と競合している⇒競合先はどこか?A社、B社
・価格、性能の差は?
・ユーザー、販売店の反応は?


<結論>
◎決まったこと⇒競合する他社の製品、販売の状況を調査し、1週間後に対策検討会を開く。
◎やるべきこと⇒調査資料を揃えて、部長に提出する。

やるべきこと 実行する人 期限
A社、B社のカタログや広告を入手 主任 対策検討会の2日前まで
マーケティング部にユーザーアンケートの集計を依頼 課長
各担当販売店にヒアリングする 営業担当者

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この見える化シートは、完成すると「議事録」にもなる優れもの。
議事録は単に会議を記録するためだけのものではありません。会議後に「決まったこと/やるべきこと/実行する人」の共通認識を持つためのものです。会議後の議事録作成業務は無駄だと思っていた方も多いはず。見える化シートなら、会議終了と同時に議事録が完成し、時間の節約にもつながります。

会議の効率化に使える!Web会議システムOmniJoin

見える化シートは、オフラインの会議だけでなくオンラインの会議でも活用できます。
さらにWeb会議システムOmniJoin(オムニジョイン)なら、会議の効率を飛躍的にアップさせる便利な機能が揃っています。

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煩わしい議事録作成の負担を大幅に軽減!Web会議の「録画機能」

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今回ご紹介した「見える化シート」のテンプレートは、以下から無料でダウンロードいただけます。どうぞご利用ください。

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