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仕事 【Wordの使い方】Word、Excelってどうやって使い分けたらいいの?

【Wordの使い方】Word、Excelってどうやって使い分けたらいいの?

仕事でよく使うソフトに、「Word」と「Excel」がありますが、書類をつくるときに向き・不向きを考えたことはありますか?

実は、どちらのソフトで作ると早く綺麗にできるのか、把握できている人は少ないかもしれません。そこで今回は、WordとExcelの特徴を、事例とともに解説します。

使い方をマスターして、素早くきれいな書類を作成できるようになりましょう。

WordとExcelの得意・不得意

【Wordの使い方】Word、Excelってどうやって使い分けたらいいの?

Word、Excelは、どちらもマイクロソフト社が開発・販売しているもの。仕事など、業務中に利用されることを想定したソフトのため、これらのソフトにPowerPointやOutlookなどのソフトをまとめて「オフィスソフト」と呼ばれています。

さて、WordとExcel、あなたはどんな風に使っていますか? まずは、両ソフトの得意・不得意を知って、「だいたいこんな書類を作るのに適しているんだな」と頭の中にイメージを湧かせましょう。

Wordの特徴は見たままの文書を作れるということ

【Wordの使い方】Word、Excelってどうやって使い分けたらいいの?

まずは、Wordの特徴を理解しましょう。

Wordは文書作成ソフトのひとつ。また、文字入力だけでなく、イラストや写真の追加など様々な機能が付属しているため、幅広く活用することができます。

具体的には、下記のような機能があります。

1.自由自在に文書を作成することができる
2.文章校正機能が付いている
3.イラストや画像を挿入することができる
4.表やグラフを作成することができる
5.文字のフォントやサイズ、色を変更することができる
6.文章内の文字列を検索・置換することができる

そのため、下記のような文章を作成することが望まれます。
・企画書や報告書などのビジネス文書
・約款
・研究論文
・学級通信
・マニュアル作成
・年賀状や暑中見舞いなどのはがき
・店舗のチラシやメニュー
・ポスター
・はがき
・封筒宛名
・名刺
・地図

このようにワードは、ビジネスでもプライベートでも役立ちます。使いこなせるようになれば、チラシや名刺も自分で作れるのでコスト削減にもつながります。

名刺を作りたい方はこちら!Wordで編集できるテンプレートをご紹介

【Wordの使い方】Word、Excelってどうやって使い分けたらいいの?

赤いポイントがおしゃれな名刺のテンプレートです。会社名、部署名、名前、住所、電話番号、メールアドレス、会社のホームページのアドレスなどを記載することができます。そのほかにも、縦型の名刺や、画像を挿入できる名刺もあるので、ぜひ名刺を作りたい肩はテンプレートを活用してみてください。

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Excelの特徴はデータの「入力・計算・加工」ができること

【Wordの使い方】Word、Excelってどうやって使い分けたらいいの?

対して、Excelはどのような機能を搭載しているのでしょうか。

Excelは、計算が含まれる文書を作成するときに活用することが理想。

具体的には、下記のような機能を搭載しています。

1.関数で計算が簡単にできる
2.データの加工を簡単にできる
3.表をリスト形式で制作することで、簡易データベースとして活用できる
4.表に入力したデータを様々な角度から分析できる
5.オートシェイプを使用して、説明図やフローチャートを作成できる
6.プログラミング(VBA)を活用できる

そのため、下記のような文章を作成することが望まれます。

・売上管理
・見積書作成、伝票作成
・データ分析
・家計簿
・スコア計算
・見積書や請求書などのフォーマットを作る
・細かい業務を自動化することができる

時間短縮!テンプレートを活用して、請求書をExcelで作ろう

【Wordの使い方】Word、Excelってどうやって使い分けたらいいの?

シンプルな請求書です。記入が必要な箇所には赤い枠が描かれているため、間違いなく記入することができます。そのほかにも、見積書や納品書など、税金あり・なしを選んでテンプレートを活用できます。ダウンロードして活用し、業務時間を短縮しましょう。

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WordとExcel、上手に使いこなして時間短縮しよう!

2つのオフィスソフトの違いについて解説しました。書類を作るとき、データを活用する場合はExcelを、印刷が必要な場合はWordを使うとわかりやすいでしょう。

また、ダウンロードコンテンツを活用することで、1から書類を作る必要がなくなり、そのぶん時間を短縮することにつながります。オフィスソフトとダウンロードコンテンツをしっかり活用して、無駄な時間を省き、きれいな書類を使えるようになりましょう。

ダウンロードコンテンツサイト プリントテラスはこちら

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