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仕事 【送付状無料ダウンロード付き】今さら聞けない、ファクスの正しい送り方

【送付状無料ダウンロード付き】今さら聞けない、ファクスの正しい送り方

ビジネスの場ではメールでのコミュニケーションが主流になりましたが、ファクスが必要とされることも、まだまだゼロではありません。

いざと使うという時に困らないよう、ファクスの送り方の基本をおさらいしておきましょう。

ファクスを送るときに必要な2つの書類

ファクスを送るときに必要な2つの書類
・ファクス送付状

クライアントやお客様へビジネスのシーンでファクスを送るときには、「ファクス送付状」が必須になります。この送付状は送る書類の概要をまとめたものです。「表書き」と呼ばれることもあります。

・本題の書類

先方へ送らないといけない書類を用意します。1枚以上送る場合は、ページ数を振っておくと親切です。7ページ分送付する場合は、1/7から最後の7/7まで全ページに漏れなく記載します。

このように書くことで、全部で何ページあるのか、ページが抜けていないかがわかるため便利です。

ファクス送付状に最低限書かないといけないもの6点

ファクス送付状に最低限書かないといけないもの6点

ビジネスメールで書き方のマナーがあるように、ファクスの送付状にも抑えておかないといけない基本があります。

1. 送信先(会社名・担当者氏名)

ファクスを送る先の情報はわかる範囲で細かく書くことが大事です。会社名、部署名、担当者名まで書かれているとよりよいでしょう。こうすることで、ファクスを受け取った人が、担当者へスムーズに書類を渡せるようになります。

しかし場合によっては、部署名と担当者名が不明なこともあります。その際にはわかる範囲まで宛名の情報を書き、概要欄などでどんな部署の担当者に宛てたものなのかの詳細を明記しましょう。

2. 件名

件名は一言で、手短に。人は件名でその次に書かれている文章を読むか読まないかを判断します。ここでダラダラとまとまりのない件名が書かれていると、せっかくの書類も読んでもらえなくなってしまう恐れがあるので注意が必要です。

3. 差出人情報

差出人、すなわち自分の情報は主に以下の項目を記載します。
・会社名
・部署名
・担当者氏名
・会社住所
・電話番号
・ファクス番号
・メールアドレス

ファクスで書類を送るので、差出人のファクス番号を明記することを忘れずに。記載漏れが多いことが多いです。この項目は忘れないように心がけましょう。

4. 送信日時

ファクスを送った当日の日付は必須です。返信が遅いときなどに、いつ送ったのかがわかるようにしておく必要があるためです。

5. 挨拶文

季節の挨拶を踏まえ、簡単な挨拶を書きます。ビジネスでの用途の場合は、「拝啓」「敬具」の頭語、結語を添えることが良くあります。

(例)
拝啓
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。下記の書類につきまして内容をご確認頂きたく、ご査収下さいますようよろしくお願い申し上げます。
敬具

事前にメールや電話でのコミュニケーションがある場合は、その旨を1文程度で触れておきましょう。担当者の方が差出人を認識しやすくなります。

6. ファクス内容

ここではファクスでどのような書類を送るのかを箇条書きで記します。

(例)
送付状・・・1ページ
○○プロジェクトに関する案内書・・・5ページ
○○プロジェクトに関する企画書・・・8ページ

ここでは一目で何の書類なのかがわかることが大切です。どのプロジェクトなのか、どの申請書なのかなど、曖昧にせずに簡潔に、具体的に書くことを心がけましょう。

ファクス送信時に気をつけたいマナー

ファクス送信時に気をつけたいマナー

ファクスには、ファクスならでは気をつけるべき事項があります。中にはビジネスメールと共通することもありますが、ファクス独特のものも。何を気にするべきなのかを確認しましょう。

1. 記載した枚数分のページが揃っているかどうか

ファクス内容の欄にページ数を細かく表記します。そこで書かれている枚数分の書類が揃っているかどうかを、もう一度確認しましょう。何かのミスで抜けていることがあるかもしれません。送る前に一枚一枚丁寧にチェックすることで、小さなミスを防ぐことができます。

2. 秘密文書は送らない

ファクスにはセキュリティをかけることができません。また宛先人の担当者が受け取るとは限らないです。そのため、第三者に漏れたら危険な秘密文書の取り扱いには、パスワードをかけたPDFなどをメールで送るなどの対処が必要です。

普段使わなくてもファクスの送り方を把握しておこう

ファクスを知らない社員の方がいてもおかしくはない今の時代。しかしファクスが使われるシーンはありますので、基本はしっかりおさえておく必要があります。今回紹介した基本を覚えておけば、どんなタイプのファクスにも対応することができるでしょう。ビジネススキルのひとつとしてぜひ覚えておきませんか。

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