Web会議 OmniJoin(オムニジョイン) 導入に際しての問題点5:基本機能・カスタマイズ性

Web会議 OmniJoin(オムニジョイン)
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【10】導入に際しての問題点5 :基本機能・カスタマイズ性

必要な機能が備わっているか?を利用状況を想定しながら検討しましょう。

Web会議を利用すれば、テレビ会議と同じように、参加者の表情を見ながら、声を聞きながらコミュニケーションを取ることもできるだけでなく、テレビ会議では不可能だった、参加者全員がリアルタイムで同じ資料やデスクトップ、Webブラウザーなどを共有することができるようになります。その結果、参加者全員での情報共有、意識の統一も図りやすくなります。また、会議では議事録が必要になることがありますが、録画機能を利用すれば、会議で話し合った内容を確実に保存することもできます。会議の参加者が重要な場面を再確認したり、参加できなかった人にも後で確認してもらったりできますし、後々のトラブル発生を防止したりすることもできます。さらに、お客様をWeb会議に招待するといったこともできれば、遠方の取引先とのミーティングなどを、必要なときに、直ちに実施するといったことも可能になります。
しかしながら、これまでに挙げたような便利な機能が、基本機能としてすべてのWeb会議に備わっているとは限りません。したがって、参加する拠点や人数、会議の進め方、利用方法や利用頻度などを想定しながら、必要な基本機能が備わっているかどうかを、しっかりと見極めていくことが大切です。

より高い要求に応えるためのカスタマイズ性も検討のポイントです。

実際の利用の仕方を想定して、必要となる機能をしっかり見極めることをせずにWeb会議を導入してしまうと、後になって使い勝手が悪いなどの問題が発生することになり、別のものへの置き換えが必要になる場合があります。そうなると、新たに初期費用が必要になったり、設定の手間、操作手順の確認などが発生したりすることになり、経営や業務に予想外の影響が出る可能性も否定できません。
必要となる基本機能は一通り備わっているものの、「画質や音質をさらに向上させたい」「もっと多くの拠点に参加してもらいたい」といった要求が出てくる場合もあるでしょう。そのような場合、導入しているWeb会議に、それらの要求に応えられるカスタマイズ性やオプション機器などがあれば、より有意義に活用できるようになります。導入をご検討の際は、基本機能だけでなく、カスタマイズ性やオプション機器などにもしっかり注目しておくことが大切です。

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