導入時のポイント

2016.07.20

Web会議を比較検討する際に、押さえておけば間違いない「4つのポイント」

オンライン会議の利便性が認められ、実際に利用される方が増えていることもあり、市場には数多くのサービスが登場しています。数あるオンライン会議のサービスの中から、ピッタリのサービスを選ぶのはなかなか難しく、それ故に導入が先送りになっているという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は、Web会議を比較検討する際に、押さえておきたい「4つのポイント」をご紹介します。この記事がお客様の用途に合った業者選びに役立つと幸いです。

Web会議を比較検討する際に、押さえておけば間違いない「4つのポイント」

①参加者の表情・声がクリアに届く画質・音質を備えているか?

遠く離れた拠点や、社内の複数の部門間でWeb会議を導入し、さまざまな事柄について報告・連絡・相談や合意形成などを行う場合、参加者の表情や発言内容は、すべての参加者の「目」と「耳」にクリアに届くことが求められます。

あえて極端なことを言えば、「表情が見えなくても良い」「特定の人の声が届けば良い」ということであれば、わざわざWeb会議を導入する必要はなく、電話やメールで事足りるのかもしれません。参加者全員の表情を読み取り、発言内容をきちんと聞き取るためには、よりクリアな画質・音質で、Web会議を実施できるサービスを選ぶようにしましょう。

画質を見極める場合には、「HD画質」(いわゆるハイビジョン)以上のサービスを選ぶと良いでしょう。そうすれば、通常の場合、参加者一人ひとりの表情を読み取ることが可能になるはずです。音声に関しては、エコーやノイズ(雑音)を打ち消す「キャンセリング機能」が備わっているサービスが理想です。

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②映像が止まったり、音声が途切れたりしない安定性を備えているか?

せっかくWeb会議を導入したのに、いざ使ってみると「映像が止まってしまう」「音声が途切れてしまう」といった問題に悩まされる方も多いのが実情です。そのような問題が起こる原因の一つが、利用しているネットワークへの負担です。

社内で多くの方がインターネットなどを利用し、ネットワークに余裕のない状態が続いてしまうことがあります。そのような中でも、映像や音声でのコミュニケーションを遅滞なく行える、たしかな安定性を備えたサービスを選ぶようにしましょう。

安定したWeb会議を実現させる技術として、コミュニケーションを行う際のデータ容量を最適化する「帯域制御」があります。ネットワークの状態に関わらず、常に適切な帯域制御を行ってくれるサービスを選ぶことがポイントになります。

Web会議に送信されているデータの量を一目で確認できる帯域モニターや、通信品質を最適化し、ネットワークやインターネットに関連する問題の特定に役立つネットワーク診断ツールなどブラザーには役立つ機能満載です!

③資料・データを閲覧・共有できる便利な機能を備えているか?

オンライン会議の中で、Web会議がとくに優れているのは、参加者のパソコンの中にある資料やデータを、参加者全員で簡単に閲覧・共有できるという点です。テレビ会議では多くの場合、資料を見せるためには、資料をカメラに映す必要があります。また、データの共有を備えている機器でも、メールやUSBフラッシュなどを利用してデータを機器に送らなければいけないので、どうしても「ひと手間」が必要になります。

パソコンを使ったWeb会議の場合、参加者のパソコン同士が繋がっている状態ですから、資料やデータの閲覧・共有がスムーズに行えます。その場合、データの共有方法は、
(1)サーバー経由でファイルを共有する
(2)デスクトップを共有する
(3)アプリケーション単位で共有する
という3つに大別されます。

データ共有の方法について、上記3つのうち、いずれか1つしか利用できず、あとはオプションで別料金というサービスもあれば、3つすべてが標準装備で基本使用料だけで利用できるサービスもありますので、どのようなデータ共有機能が備わっているかをチェックしておきましょう。

クラウドサービスの利点を活かせば、テレワークのような業務効率化にも、安心のセキュリティで社員同士の情報共有に役立つツールです。お考えの自社用途に合っているか可能性を探りたいというお客様、こちらからお気軽にお問い合わせ下さい。

④コストと利便性のバランスが取れた価格になっているか?

Web会議を導入する目的が、「交通費や人件費の削減」という方も多くいらっしゃいます。そのような場合、削減できる交通費や人件費などのコストを計算して、Web会議の導入・運用にかかるコストと比較してみることが大切です。

ただし、料金を重視するあまり、先に挙げた「画質・音質」「安定性」「機能」をおろそかにする訳にはいきません。“コストと利便性のバランス”を大切にして、サービスを選ぶことが必要になります。

「安さ」を最優先にする場合に起こりがちなのは、「初期費用の安さで契約したものの、ランニングコストが高額になってしまった」「ランニングコストは安いものの、必要な機能や性能を満たしていなかった」という失敗です。必要な性能・機能が「オプション設定」になっている場合や、「従量課金制」になっている場合は注意が必要です。

海外や日本中の支店、取引先やお客様など遠隔地とのやりとりに時間やお金がかかる悩みはどの業界でも共通の悩みです。でも、Web会議の使用例を読むと、会議だけにとらわれない各社の様々な使い方に効率化のヒントが満載です。

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OmniJoin(オムニジョイン)が選ばれている理由は?

ブラザーのWeb会議システム「OmniJoin(オムニジョイン)」は、上記の4つのポイントが備わったWeb会議システムとして、多くのお客様から高いご支持をいただいています。

画質・音質は、最大で「HD画質」を上回る「フルHD画質」に対応しており、クリアな音声を実現するためにエコーやノイズを打ち消す「キャンセリング機能」を搭載。安定性の面では、独自の映像転送技術と帯域制御によって、安定した通信を実現させています。

Web会議の最大のメリットである「データ共有」は、サーバー経由でファイルを共有、デスクトップの共有、アプリケーションごとの共有という3つの方法にも対応。共有資料の編集まで可能にしています。

頭の痛いコストの問題については、1端末あたり月額費用2,000円程度※でご利用いただけるプランもご用意し、高品質なWeb会議システムを導入コスト無料・低価格・利用頻度が高い方にも安心の完全定額制でご提供しています。
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