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活用方法&事例

2016.11.15

さまざまな負担を削減!
勉強会も開催!協会・組合等でのオンライン会議活用事例

さまざまな負担を削減!勉強会も開催!協会・組合等でのオンライン会議活用事例

業界・業種や規模を問わず、さまざまな企業でWeb会議やテレビ会議などのオンライン会議の導入が進んでいます。プロジェクト単位のミーティングに、全国各地の支店を結ぶ規模の大きな会議に、社内教育などの勉強会にと、オンライン会議はさまざまな形で利用されています。その流れは企業だけでなく、協会・組合等の各種団体にも広がっています。

会合の参加者の方だけでなく、団体職員の方の負担も大幅に削減!

日本全国に多数の会員を持ち、活発に活動を行っておられる各業界の団体様では、年に数回の理事会を、東京などで開催されることが多くなります。理事会に参加される理事の方々は、理事としての活動と日々のお仕事で大変な中、わざわざ東京を訪れる必要があります。理事の方々は全国各地にいらっしゃるため、スケジュール調整や移動・宿泊の手配などは、そう簡単にできるものではありません。

一般的に、公益財団法人では、「委任状による代理出席」が認められなくなり、理事会を成立させるためには「理事の半数以上の出席」が必要になる場合もあります。Web会議システム「OmniJoin(オムニジョイン)」を導入いただくと、「オンライン会議による理事会への出席・参加」が可能になる場合もあり、多忙な理事の方にはとくにおすすめです。

オンライン会議による理事会への出席・参加を可能にするためには、団体としての定款・規則を「オンライン会議の利用による出席・参加を認める」といった内容に変更いただく必要があります。これにより、多忙を極める理事の方や、はるばる遠方から東京を訪れる理事の方などの負担が大幅に削減されるとともに、理事会のスムーズな開催が可能になります。

理事会の開催時に、負担が大幅に削減されることになったのは、理事の方々だけではありません。理事の方々のサポートなどを担当される団体職員の方々も、スケジュール調整や移動・宿泊の手配などの業務にかかる負担が大幅に削減されることになります。実際に、最近ではスケジュール調整等を担当される団体職員の方々が、「OmniJoin(オムニジョイン)」の導入を望んでおられることも多く、お問い合わせをいただく機会が増えています。

多忙な経営者の方々の会合や勉強会に、オンライン会議が大活躍

弁護士・司法書士・税理士といった士業の方々も、同業の方でさまざまな団体を組織され、活動を行っておられます。そういった団体でも、先ほどの事例と同様に、理事会や定例会のスケジュール調整などのお悩みを抱えていることが多いようです。とくに士業の方々の場合、多数の案件を処理するだけでなく、面談を行ったり、手続きなどで役所を訪問したりすることが多く、スケジュール調整は困難を極めるものと思います。

そのような中で、ある士業の団体様は「OmniJoin(オムニジョイン)」を導入され、勉強会に利用されています。法令の改正があった場合などに、勉強会を開催されるといったことがあったのですが、上記のような事情で開催が難しいこともありました。そこで、「OmniJoin(オムニジョイン)」を導入され、どうしても出席が難しい方にはご自身の拠点などから勉強会に参加し、最新情報を共有するという取り組みを開始されています。

また、一般企業の団体の中にも、「OmniJoin(オムニジョイン)」を導入いただいているケースがあります。ある団体様の場合、毎月一回、東京で理事会を開催されています。こちらのケースも、理事の方々は経営者ということもあり、会社経営を手がける中で毎月決まって東京を訪れるということが負担になっていました。

さらに、地方の経営者の方々にはご高齢の方も多く、理事会への参加が「お体への負担」につながっていました。そこで、その団体様では、「OmniJoin(オムニジョイン)」で地方から理事会に参加できるように仕組みを整えられました。お体への負担が軽減されるのはもちろん、毎月必要になる交通費や宿泊費などのコストも大幅に削減できたとのお声をいただいています。

安心してご利用いただけるWeb会議は「OmniJoin(オムニジョイン)」

各種団体の理事会や定例会に、Web会議などのオンライン会議を導入されることにより、さまざまな負担を削減でき、よりスムーズに各種会合や勉強会などが開催できることがお分かりいただけたかと思います。一方で、「参加者の方々には、パソコン操作に不慣れな方も多そう…」「ご高齢の方にWeb会議は難しいのでは?」といった不安があり、オンライン会議の導入を躊躇されることもあるでしょう。

「OmniJoin(オムニジョイン)」の場合、団体本部などの管理者様のパソコンから、参加者の方々のパソコンの状態の確認、各種設定などを行うことができますので、常に最適な環境で会合を行っていただくことが可能です。管理者様がお分かりにならないことは、経験豊富なサポートスタッフや、営業担当者がしっかりとサポートさせていただきます。さまざまな協会・組合等の団体様への導入実績がある「OmniJoin(オムニジョイン)」を、是非ご検討ください。

「どんなふうに使えるのか、実際に試してみたい」という方には、2週間無料で「OmniJoin(オムニジョイン)」の全ての機能をお試しいただける「フリートライアル」もご用意しています。トライアル版の導入・設定からご利用まで、ていねいなサポートを行うほか、スピーカーフォンなどの周辺機器もご提供しますので、お気軽にご利用ください。

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「OmniJoin(オムニジョイン)」は、スケジュールの調整や交通費・宿泊費などのコスト負担が大きくなりがちな、協会・組合等の各種団体様の理事会や勉強会などの場面で多くの導入実績があります。「OmniJoin(オムニジョイン)」をご利用いただくことで、参加者・職員の方々のご負担を削減し、会合や勉強会がスムーズに開催できるようになります。

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