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導入時のポイント

2016.06.07

オンライン会議を導入する前に、
確認しておくこと、やっておくべきことは?

オンライン会議を導入する前に、確認しておくこと、やっておくべきことは?

Web会議やテレビ会議といったオンライン会議の導入を検討する場合、それぞれの製品・サービスの特長を理解しておくことが大切です。カタログなどを見て「理解する」だけでなく、フリートライアルなどで実際の使い勝手を確かめて「体感する」ことも必要です。

意外かも知れませんが、オンライン会議の導入後に初めて「必要な機能が備わっていない」「思ったようにコミュニケーションが取れない」といった問題に直面するケースは多々あります。そうならないよう、導入前にチェックしておくべきポイントを確認しておきましょう。

すべてはココから!オンライン会議に必要な機材を知ろう

「どんな機材が必要なのか?」を確認することは、オンライン会議導入の“基本中の基本”です。とくに、テレビ会議の場合、専用のカメラやマイクなどが必要になるだけでなく、それらは非常に高額になることが多いため、十分に確認しておきましょう。

一般的なWeb会議を利用する場合、基本的には「パソコン」と「インターネット回線」さえあれば利用が可能です。もちろん、映像や音声でのコミュニケーションには、Webカメラやマイク、スピーカーが必要になります。

Webカメラやマイク、スピーカーについては、最初からパソコンに付属しているものに、過度な期待をしないほうが良いでしょう。たとえ高価なパソコンであっても、内蔵品はノイズの影響を受けることは間違いありません。画質と音声にこだわるのであれば、オプションや別売りの製品を用意するようにしましょう。

パソコンではなく、スマートフォンやタブレットを使って、オンライン会議を利用することも想定しているのであれば、オンライン会議の製品・サービスそのものが、スマートフォン・タブレットでの使用に対応しているかを調べておきましょう。それぞれの端末のOSに対応しているかといった点も、見逃せないチェックポイントです。

機材がひと通り揃っていても、映像や音声が途切れてしまうなどして、円滑なコミュニケーションが難しくなることも考えられます。その原因のひとつとして考えられるのは、インターネット回線の接続環境です。接続環境に関しては非常に複雑ですので、ここでの説明は省略しますが、社内で利用する場合などは「有線接続」をオススメします。

フリートライアルでチェックする具体的な項目とは?

お手持ちのパソコン、スマートフォン、タブレットなどの端末と、インターネット回線さえあれば、すぐに利用できるWeb会議の場合、フリートライアルを試してみることで、「利用目的や環境にマッチしているか否か?」がリアルに体感できます。

画質・音質・使い勝手といったことは、実際に使ってみない限り分かりません。フリートライアルを試してみる場合、それらについて「どこまでのレベルを求めるのか?」「どこまで妥協できるのか?」の基準を明確にすることがとても大切なポイントです。

「身近なメンバー間での日常的な連絡・報告」「複数の部門にまたがる多人数での会議」「重要な判断を下す役員会議」では、求められる画質・音質・使い勝手の基準が異なってくるはずです。あらかじめ利用目的やシーンを想定してフリートライアルを試してみることで、基準を決めやすくなります。

フリートライアルを申し込むと、Webカメラやマイク、スピーカーなどのオプション機材の貸出が可能な場合があります。機材の貸出を利用できる場合は、必ずそれらを試用してみましょう。より良い条件が整った環境で試しておけば、「どの程度の機材が必要になるのか?」「何をどうすれば良くなるのか?」を理解しやすくなります。

なお、「画質・音質が良い」などと謳っているWeb会議システムでフリートライアルを試してみる場合、もっとも使用頻度が高い場所や時間帯だけでなく、様々な条件のもとで試してみることがポイントです。アクセスする場所や時間帯によっては、必要とされる画質・音質でのコミュニケーションが難しいこともあるからです。

「料金体系」と「サポート体制」のチェックポイント

導入前にチェックしておくべきポイントの最後は、「料金体系」と「サポート体制」です。利便性とコストのバランス、トラブル発生時の対応などを考慮しておかなければ、後で大きな代償を支払うことにもなりかねません。

オンライン会議がたくさん登場している中で、一つひとつの料金体系をきちんと理解するのはなかなか大変なことだと思います。チェックすべきポイントとしては、「何人・何拠点まで接続可能なのか?」「契約・利用期間に制限はないのか?」「必要な機能は標準かオプションか?」「初期費用の有無」といったところになります。

サポートについては、「どこまで充実したサポートを受けられるか?」がカギになりますが、そもそも「サポートが有料」の場合もあります。何かアクションを起こすたびに、設定・調整が必要になる可能性を考慮すれば、サポート体制だけでなく、遠隔で参加者のパソコンを操作できる「リモート機能」が備わっているかを確認することも大切です。

たくさんのポイントをご紹介してきましたが、どれも決して難しいことではないと思います。ほんの少しの手間・暇をかけることで、導入失敗のリスクを遠ざけることができます。上記を参考にして、より良いオンライン会議に出会ってください。

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