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導入時のポイント

2016.06.03

オンライン会議の導入にあたっては、
「目的を明確化すること」が“はじめの一歩”

オンライン会議の導入にあたっては、「目的を明確化すること」が“はじめの一歩”

Web会議やテレビ会議の導入を検討される多くの方が、オンライン会議に対して「遠く離れた拠点間でのコミュニケーションをもっと便利に」「会合やミーティングをもっと活発に」といった期待をお持ちです。

期待に胸を膨らませ、Webサイトやカタログなどをチェック。コストや機能を比較・検討したうえで、ついに導入。ところが、実際に利用してみると、思ったほど利用頻度が上がらず、いつの間にか「あぁ、そんなのもあったよね・・・」という状況になることも少なくありません。

せっかく導入するオンライン会議を「ムダ」な存在にしないために、そして、貴社にとって最適なオンライン会議を導入するためには、はじめに「オンライン会議の利用目的・利用方法を明確化する」ことが大切です。そこで今回は、そのためのヒントや具体的な方法いついてご紹介します。

オンライン会議の「利用規模」と「利用頻度」を考えましょう

オンライン会議の利用目的・利用方法を明確化するにあたって、最初に考える必要があるのは、「どのくらいの人数・拠点で利用するのか?」「どのくらいの頻度で利用するのか?」といった点になります。

一般的に、Web会議やテレビ会議といったオンライン会議がもっとも役に立つのは、「多人数での合意形成」が必要となる場面です。一方、1対1での合意形成が多い状況であれば、電話やメールで済むことがほとんどのはずです。

多人数で、とくに、遠く離れた拠点のスタッフを交えた会議やミーティングを何度も繰り返すことは、思った以上にコストや時間、体力を消費するものです。オンライン会議を導入することで、より簡単に、スムーズに、多人数での合意形成が可能になります。上手く活用すれば、想像以上の導入効果をもたらしてくれることは間違いありません。

オンライン会議の利用規模と利用頻度について考えてみることで、そもそもの「オンライン会議導入の必要性の有無」が分かります。そして、「どういった場面で、どんな風に利用するのか?」が少しずつ、より具体的にイメージできるようになります。

「考える」だけでなく、フリートライアルにチャレンジ

先に挙げた通り、Web会議やテレビ会議といったオンライン会議の導入に際して、最初に「利用する人数や拠点」、「利用する頻度」について考えることは、「利用目的の明確化」に必要不可欠な要素となります。

とは言え、「考える」だけでは、見えてこない問題点がどうしても出てきます。そして、何より残念なのが、オンライン会議の「意外なメリット」や「便利な利用方法」を発見することができなくなるという点です。

そこでオススメしたいのは、利用規模、利用方法の大まかなイメージができた時点で、実際に「オンライン会議を使ってみる」ということです。無料で一定期間、オンライン会議を体験できる「フリートライアル」を試してみましょう。いくつかの候補が選定できている状態であれば、ためらうことなくチャレンジしてください。

フリートライアルを利用する場合のポイントは、最初から多人数・多拠点を結ぶ会議などを避けること。パソコンやシステム、ネットワークに詳しい方でも、最初から多人数・多拠点を結ぶオンライン会議を成功させるのは至難の業です。まずは、身近なスタッフ同士で、気軽に、「使い勝手を試してみる」くらいの感覚で始めてみましょう。

身近なスタッフ同士のミーティングからスタートし、徐々に人数や規模を、実際の利用シーンに近づけていきます。プロジェクトメンバーでのミーティング、部門間・拠点間での定例会議といった具合にステップを踏めば、利用者やメリットを共有できる人が増え、解決すべき課題や有効な利用方法が見えてきます。そして、より実践的な導入・利用が可能になります。

「利用規模や利用方法をイメージする」「フリートライアルにチャレンジする」「トライアル期間中に、利用ステージをステップアップする」これらを実行することで、オンライン会議の利用目的の明確化、導入・利用に際して問題点の把握が確実となります。そして、オンライン会議導入のメリットをより多くの方に体感・共有してもらうことにつながり、導入への障壁を確実に取り除いていくことができるのです。

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