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会議のテクニック

2016.06.03

“ちょっとした気配り”をプラス!
オンライン会議の上手なファシリテーション
テクニック

近年注目される会議の運営手法「ファシリテーション」をご存知ですか?
ファシリテーションとは、会議の進行のこと。ファシリテーターは、参加者の発言を促したり引き出したり、話の流れを整理したりすることで、場をつくる進行役です。

「オンラインでは発言がしづらい」
「会議の場にいるリアリティが感じられず、参加意識が落ちてしまう」
遠隔のオンライン会議は、同じ場所に全員が集まるオフラインの会議以上に、円滑な進行の工夫が必要です。
今回は、ファシリテーターとして考慮すべき点、場作りのテクニック、Web会議ならではの利点についてご紹介します。

参加や発言を促すファシリテーターの気配りテクニック

まず、ファシリテーターは進行に徹することが重要です。議論に溺れることなく、誰よりも場を把握し、気を配りましょう。参加の実感を持ってもらうためには、各参加者に発言してもらうことが重要です。

1)気を配るポイント

  • 発言したそうな人はいませんか?
  • ある拠点だけで盛り上がっていませんか?
  • 発言者の話が長すぎて聞き手が疲れていませんか?
  • 鋭い意見で炎上/場が固まっていませんか?

自拠点の様子だけでなく、他拠点の様子も細かく確認しておきましょう。
それぞれの変化を見逃さず、一歩引いて冷静に場を把握する心づもりが大切です。

2)話しやすいリアクションを

発言者が話しやすいように、発言に対して少し大げさにうなずくなどのリアクションをしてみましょう。相手の発言が終わったら、復唱や、要約しての言い換えを。

3)実況中継

拡散or収束?本題or雑談?
オンラインでつながる各地へ向けて、今が何の時間かを声に出すことが大事です。
オンラインでも無視していません、気にしていますよ、というメッセージにも。

4)議論を活発に、発言を促す

「あえて反対意見を」「あえて違う立場で」などと、内容に条件を付けてみると発言しやすくなります。

流れを整理、認識の一致を確認。
Web会議ならではの利点を活用しよう

オンライン会議で生産性をアップするためには、事前準備が重要です。
まずはアジェンダを用意しましょう。会議の目的や解決したいこと、議題やそれぞれの所要時間、参加者の役割などを記載したドキュメントです。事前に参加者に読んでもらうことで、共通の理解がある上で進行できるため、とても効率が良くなります。

さらに、会議中にもアジェンダは活用できます。
画面上にアジェンダを共有し、それを見ながら一つひとつ進行できると、みんなで同じゴールに向かって進んでいけます
場が混乱してしまっているなと感じたら、ホワイトボードやドキュメントを活用して文字でまとめを。文字にすることで、お互いに共通認識がとりやすくなります。

Web会議は、適度な距離で良い緊張感をもたらすというメリットがあります。
その中で積極的な参加と活発な議論を起こすのは、ちょっとした気遣い。Web会議システムの機能も活用しながら、スマートで有意義な会議をつくっていきましょう。

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アジェンダなどの資料共有や共同編集はもちろん、ホワイトボードの共有も可能です。
会議の種類に応じてミーティングモードを選ぶことができ、円滑な進行を支えます。

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