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会議のテクニック

2016.05.09

オンライン会議で活発な議論を
「無駄なコミュニケーションコスト」を削減する
進め方のポイント

テレビ会議やWeb会議などを使ってのオンラインでの会議。
活発なコミュニケーションや議論が必要な会議で活用されることも少なくありません。

しかし、複数拠点で行うオンライン会議では、一部の拠点だけで盛り上がってしまうことがあります。
オンライン上の他拠点では、その場の空気が読めないために「言いづらい」「流れが読めない」という状況になっていることがしばしば。

オンライン会議において、「場の空気」を共有するのはオフラインに比べて難しいものです。
しかし、会議の進め方や声掛け、上手なツール活用で改善することは可能です。
この記事では、一体感のある会議をつくるポイントについてご紹介します。

「無駄な」コミュニケーションコストがかかっていませんか?

会議にかかるコストは、一般に人件費、出張費、印刷費などが言われます。会議は、参加者同士が同じ時間を共有し、それぞれの意見を伝え合う場です。
伝えるために発表する時間、聞く時間、考えるための無言の時間…。会議自体がコミュニケーションであり、それ自体は必要な人件費=コストと言えます。

今誰がキーマンなのか、今発言するべきなのか、一定の駆け引きはオフラインでも必要なもの。しかし、「言いづらいな、どうしよう」「これを言って大丈夫だろうか」など、空気が読めないために懸念する時間は「無駄な」コミュニケーションコストです。
水を刺したくないので盛り上がっている人たちに任せておこう、という意識が醸成されてしまうこともあります。

活発な意見交換を必要とする会議では、コミュニケーションの無駄なハードルをなくさなければいけません。
無駄なコミュニケーションコストを下げるためには、いかに話しやすい空気をつくるかが重要。一緒に会議の場を共有している一体感は、会議の進行方法で改善できるのです。

オンライン会議で活発な議論を起こすポイント

積極的な声かけを

テレビ会議やWeb会議では、役割をはっきり決めることでスムーズに進行できます。会議前に議長、司会進行役、議事録係、タイムキーパーなどの役割を決めましょう。
会議中には、声かけが重要になります。議長や司会進行役は、今誰が話しているのか、何がポイントになっているのか、を折にふれて実況しましょう。

さらに、議長はなるべく各拠点のモニタを細かくチェックし、表情などから理解が進んでいそうか、置き去りになっていないかの確認を。
疎外感を感じると、まるで「テレビを観ているような感覚」になってしまい、会議自体への姿勢も他人事に。常につながっていることを意識させるために、途中で「◯◯支店は何かありますか?」と問いかけることが大切です。

画面の映し方、マイクの位置に配慮を

まずは全員の表情が映るように座り方やカメラの向きを工夫しましょう。
画面レイアウトは、資料だけでなく、お互いの顔も確認できるように設定されていますか?自拠点だけでなく、他拠点でも映っているかを確認を。

さらに、スピーカーの音量やマイクの位置にもこだわりましょう。
エコーやノイズの影響で発言が聞き取りづらくなるようでは、活発なコミュニケーションは実現できません。人数が多い拠点では、遠くで話している人の声も拾えるよう、マイクの感度や位置にも気を配ることが大切です。

画質や音質の見直しも

遠い場所に座る相手の表情まで見えますか?小さな声は拾えていますか?
そして集中力が途切れないよう、安定して通信できていますか?

微妙な表情やアイコンタクト、声のニュアンスも、場の空気をつくる要素です。
活発なコミュニケーションが求められる場ほど、はっきりとした画質やクリアな音質は重要になるのです。

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