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プリント日和

【資料作り講座・第9回】ポイントがひと目でわかる資料作り・パワーポイント基礎編

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資料作り講座の第9回目は、パワーポイントで作る資料の基礎編です。

プレゼン用の資料を作る機会は多いかと思いますが、「なんだか見づらい」「聞き手がこちらにあまり興味を示してくれない」という悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。シンプルかつ、ストレスフリーな資料を作ることが、その問題を解決する鍵になるかもしれません。

ということで、今回はシンプルで美しい資料を作る基礎を学んでいきます。要点を押さえて、まずは資料作りの土台から変えていきましょう!

長文スライドは禁止!パッと見てわかる資料を目指そう

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1枚のスライドに、伝えたいメッセージをふたつ以上盛り込まない、という法則を「ワンスライド・ワンメッセージの原則」といいます。

いろいろな情報が入っていると聞き手が混乱してしまい、本当に伝えたい情報が正しく伝わりません。メッセージをわかりやすく伝えるためには、ひとつのスライドには伝えたいことひとつだけを記載するようにしましょう。

シンプルなメッセージを一つひとつのスライドで説明をすることによって、話の流れやポイントを理解しやすくなり、相手を惹きつけることができます。話し手にとっても、メッセージを追っていくことによる論理展開やプレゼンテーション全体の流れがわかりやすくなるため、メッセージ数=スライド数を心がけることが必要です。同時に、伝えたいメッセージと関係が薄い文章や図などはスライドから省きましょう。

KISSの法則

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「KISSの法則」というものがあります。プレゼンを行うとき、特に気をつけてほしいことの頭文字をとったものです。「KISS」とは「Keep It Short and Simple」の略で、「なるべく短く、シンプルに」という意味になります。

どんなプレゼンでも、資料はシンプルが一番。上記でも書いたように、過剰な情報は聞き手にとってはノイズであり、肝心の大事なポイントが頭に入ってきません。詳細データが必要であれば、別紙で添付しましょう。ノイズを減らすコツは、まず情報量そのものを減らすことです。

たとえば、
利用者がアクセスしたときに、自動的にオススメ情報を配信するシステムを導入する

オススメ情報の自動配信
というように、強調したいキーワードだけを残した短いフレーズにすることが肝心です。できあがりのスライドを見て、全体的に20~30%くらい情報量を減らすとしたら、どれを削るかを検討しましょう。

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文章で解説すると冗長になってしまうものは、積極的に「図解」「アイコン」「写真」などに代替しましょう。複雑なしくみや要素の関係性も、シンプルなアイコンと関係図にすることで、すっと頭に入ってきます。主観的な印象を長文を費やして表現するよりも、写真1枚、短いビデオ1本を見せたほうがより多くの情報を伝えられることもあります。数値データも数字の羅列はNG。数値が示す傾向やメッセージに一番ふさわしいグラフを選びましょう。

見た目のバラつきのない資料を目指す

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上記のようにスライドを作っていたとしても、レイアウトがバラバラだったり、スライドごとに文字の大きさが違っていたりしたら、プレゼンを受ける人はどう思うでしょうか。資料を見るだけで疲れてしまい、伝えたいメッセージは伝わりません。

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魅せる・聞かせる資料にするのであれば、レイアウトを整列させ統一することが大切です。図形は大きさを統一して、パワポ資料の下部70%を占めるようなレイアウトにしましょう。図形の上に書くことができるメッセージ量が必然的に限られてくるため、「ワンスライド・ワンメッセージの原則」に近づけることができます。

スライドに載せる文字についても、大きさとフォントを統一するほうがよいでしょう。また書体(フォント)については、できれば1種類に統一しましょう。どうしても複数使いたい場合は2種類までに抑え、強調や目立たせたい場合はフォント以外の要素で調整したほうがよいです。フォントについては好きなものを使ってもいいのですが、あまり珍しいフォントを使ってしまうと、違うPCでプレゼンを行った場合にレイアウトが大きく変わってしまうことがあるため、なるべく「メイリオ」などの標準的なフォントを使いましょう。

文字サイズの基本は、まず相手に見えるようにすることが大切です。ちょっと文字が大きすぎるかな?と思うぐらいでちょうど良いです。文字サイズはタイトル・メッセージ・見出し・本文・注釈などでふたつから5つぐらいのパターンで統一します。たとえばスライドは違っても、タイトルはすべて36pt、メッセージの本文はすべて28ptというような具合です。

必要のないアニメーションは使わない

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スライドにアクセントをつけるアニメーションは、そのつけ方によって効果的でスマートなものになるか、場に合わないものになるかが決まります。究極のアニメーションの使い方というのは、相手にアニメーションだと気づかれないこと。説明の流れにのっとったアニメーションになっていると、人は話の内容に注目して聞いてくれます。

逆に、変に文字がぴょんぴょんと飛んで出てくるようなアニメーションは、あまり良いとはいえません。

目的は相手に伝えることですから、無駄なアニメーションは必要ありません。アニメーションを設定したら、F5キーを押しスライドショーを実行。トークと合わせながら作っていくとプレゼンがブラッシュアップされます。何度もリハーサルを重ねアニメーションの設定を調節していきましょう。

まとめ

パワーポイントによる資料作りの基礎編、いかがでしたでしょうか。相手を惹きつけるプレゼンのために、パワーポイントはとても強力なアイテムに成り得ます。なるべくシンプルで整然とした資料を作成し、効果的に使えるよう試行錯誤してみましょう。

次回は、その資料をより美しく見せる方法と、実際に話すときのコツをお教えします。ぜひご覧ください!

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