【目指せミニマリスト！整理収納アドバイザー監修】
共働き・在宅・リモートワーク・電子帳簿保存法に便利！ビジネスシーンでスキャナーを活用しよう

ある調査では、全世帯の約半数が夫婦共働きとされる現代において「子育てをしながら働く」ということに疑問を持つのは古い価値観といえるかもしれません。

女性が働きやすい環境の整備が叫ばれ、会社内に託児所ができたり男性も育児休暇をとったりと多様な働き方ニーズに応える会社も増えてきている様です。

ブラザーでは、ドキュメントスキャナーをはじめとする、様々な自社製品を介し、あらゆる人の働き方ニーズに応えるソリューションを提案しています。今回は整理収納アドバイザー監修の下、ビジネスシーンにフォーカスしてドキュメントスキャナーが役立つポイントをご紹介します。

監修者プロフィール

能登屋英里（のとやえいり）さん

整理収納アドバイザー、住宅収納スペシャリスト。

自宅セミナーや整理収納サービスを行う。
夫・幼稚園の娘の3人で52㎡のマンションに暮らしている。

instagram @eiriyyy_interior

この記事で紹介している方法でのスキャンにおすすめの機種は「MDS-940DW」

・コンパクトだから、持ち運びもラクラク

・スキャンデータをmicroSDカードにパソコンなしで直接保存可能

・リチウムイオン電池内蔵＆USBパスパワー対応でAC電源のない場所でも使える

・「Brother iPrint&Scan」を使えばスキャンした内容を直接スマホに取り込みもOK

製品の詳細はこちら

書類や名刺の整理はスキャンして捨てるのが基本

労働環境をきれいに保つのはビジネスの基本です。

オフィスはもちろん、在宅で仕事をしているなら「職場」でもあり、プライベートを過ごす「家」をきれいにしておきたいと考えるでしょう。

まず、取り組んでみたいのは「紙の資料はすぐにスキャン」して、データ化するということ。
裏が白い紙はメモに使う手ありますが、たまりすぎて邪魔になってはいないでしょうか。紙の資料は思い切って捨て、メモなどは、スマホやパソコンのメモ機能を使うなどして、無駄な紙は置かないのをルールにしてみましょう。

また、ビジネスをして溜まる紙の代表に「名刺」が挙げられます。

スキャンでデータ管理すれば、保存場所もいらず、さらに外出先でも確認できます。打ち合わせ時に急に前の担当者がきた……なんて場合も安心です。

ブラザーのドキュメントスキャナー「MDS-940DW」には、「傾き補正機能」がついており、名刺サイズの小さい紙もスピーディーにスキャンができます。両面スキャンにも対応しているので名刺の表裏も一度でスキャンして時間も半分です。

大事な書類・大きな紙もスキャンして捨てる

他にも、例えば家電製品を買った際に必ずと言って良いほど同梱されている「取扱説明書」などもスキャンしてデータで保管するということも考えられます。
この際に注意したいのが「保証書」です。保証書は、万が一故障した際に、メーカーのサポートを受けるのに原本が必要となる場合があります。誤って「保証書」まで捨ててしまうことがない様に注意しましょう。

また、ビジネスシーンではA3サイズなどの大きなサイズの紙の資料をもらう場合もあるでしょう。
スマホ写真で内容を保存している人も多いかもしれません。この場合、大きすぎる紙の資料の写真では「細かい字が読めない」などの悩みも多いのではないでしょうか。

ブラザーのドキュメントスキャナー「MDS-940DW」は、オプションの「キャリアシート」を使うことで、最大A3サイズまで簡単に、しかも細かくきれいにスキャンして保存することが可能です。

働きかた改革でノマドワーカーやリモートワークをする人に

「働き方改革」や「ワークライフバランス」などの取り組みとして、「残業の抑制」など従業員の労働時間短縮に取り組む企業が増えていまが、一方で、従業員は効率良く業務を進めることが求められています。

例えば、パソコンでの書類や資料の作成が苦手な場合、手書きした紙をスキャンして、打ち合わせの資料として活用するなども、時短になるアイディアの一つです。具体的には、社内での打ち合わせ資料など、メモ書き程度で見栄えを気にしなくてもいいような資料なら手書きとスキャンで済ませてしまうのもありでしょう。

ブラザーのドキュメントスキャナーなら専用アプリ「Brother iPrint&Scan」をいれたスマートフォンなら、スキャンした画像をダイレクトに取り込み、そのまま社内で利用しているコミュニケーションツールで共有して意思決定の迅速化を目指すこともできます。

さらに「リモートワーク」や「ノマドワーカー」にも注目が集まっています。
ドキュメントスキャナーの使用と併せて、スマホやクラウドサービスを活用して場所を選ばないワークスタイルを検討してみるのもいいでしょう。

電話は固定電話の代わりに携帯電話を使い、FAXはクラウドサービスを利用するなど…
会社員の方は、労務規定もありますが、可能な範囲内で場所に捉われない仕事の仕方を模索してみてはいかがでしょうか。

また、ビジネスシーンでの書類の電子化で注意したいのが「スキャンしたはいいけど、PCのデータ整理ができていなくてどこに何のデータがあるのかわからない」という状態に陥らないことです。
紙をスキャンしてデータ化して満足するのではなく、分かりやすく名前をつけたフォルダに格納するところまでを一連の流れとして徹底してください。

案件や取引先、年月ごとにフォルダを作成して整理するなどした上で、内容と時期が一目で分かる様な名前をつけるのがコツです。

ブラザーのドキュメントスキャナー「MDS-940DW」は、横幅×奥行き×高さ＝319×63.1×45.4㎜の外形寸法に質量は約700gと軽量・コンパクト。１回の充電で約320枚のスキャンが可能なリチウムイオン充電池の搭載なので、外出での使用ができます。白を基調としたシンプルでスタイリッシュなデザインは、街角でクールに働く姿をより一層引き立ててくれるでしょう。

フリーランスや自営業者の確定申告や電子帳簿保存法にもスキャナーが便利

この記事をお読み頂いている方のなかには、自営業やフリーランスとして仕事に取り組まれている人も多いかもしれません。

取引先と交わした「契約書」や「請求書」、年末前後に発行される「支払調書」などは現物を保管しつつデータにも残しておきましょう。会社員と違ってすべてが自己責任になるため、慎重かつ丁寧に情報を扱う必要があります。

さらにフリーランスなどの方の場合「確定申告」を毎年行わなければなりません。
青色申告の場合は「レシート」や「領収書」などを過去7年分(前々年分所得が300万円以下の人や白色申告の人は5年分)を保管する必要がありますが、こまめにスキャンしてデータ管理すれば、確認も簡単です。「電子帳簿保存法」のルールでもレシートや領収書のスキャナ保存が認められていますが、解像度200dpi以上・RGB256階調以上の解像度でのカラー保存など条件がありますので注意しなければなりません。

参考：国税庁HP(電子帳簿保存法関係パンフレット)　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/08.htm

この様な目的でドキュメントスキャナーを活用する際には、ぜひ目立つところにドキュメントスキャナーを設置してみてください。
どうしても、書類整理は面倒で、後回しにしがちです。だからこそ、面倒くさくなる前にすぐにスキャンできる位置にスキャナを置くのが書類整理の習慣を付けるコツなのです。ついついスキャンしたくなる場所を探してみましょう。

そして、スキャンしたデータを会計ソフトと同期させれば管理もさらに楽になり、ソフトによっては申告書自体も自動で作れる場合もあります。提出前の用紙はもちろん、原本の添付が義務付けられている書類も細かくスキャンして保存しましょう。

また確定申告の関連書類はmicroSDカードやクラウドサービスのフォルダなどに年別・月別でまとめておくと、来年以降での確認もしやすくなります。