Web会議とは

2018.6.20

取引先から、スマホにテレビ電話でかかってきた!
ビジネスでビデオチャットはありなのか?

ビジネスでもプライベートでも、スマートフォンが欠かせない生活の方は多いのではないでしょうか。世界では、Android端末のがシェアが多いようですが、日本はiPhoneユーザーが根強いと言われています。会社携帯がiPhone、という方も多いようです。
スマートフォンには、無料で出来るビデオチャット機能やアプリがあるので、友人同士や、離れて暮らす家族などとの顔を合わせたコミュニケーションを、通信費だけで実現できます。
でも、取引先やお客様など、仕事上のやり取りに使うのは、ありか?なしか?を考えてみたいと思います。

取引先から、スマホにテレビ電話でかかってきた!

突然はナシ。事前の了解を得るべき。

増えているのは、アルバイトやインターンの面接など、学生とのやりとりに使われるケース。手持ちのスマートフォンで出来る上に、交通費や移動時間がかからず会社と面談を済ませることができるのは、大きなメリットでしょう。
電話では伝えきれない、店舗の状況や、試作品の進行状況など、社員同士の情報連携に役立てている会社は多いかもしれません。報告する側と受ける側が一対一であれば、スマートフォンの小さい画面でも、電話よりは情報量が断然多いので有効でしょう。
しかし、まだ多くの企業間では、メジャーにはなっていません。ましてや、会社携帯を使って行うのには、抵抗のある方も多いと思います。社内で一般的だからといって、取引先にも急にビデオ通話をかけるのは、ビジネスマナーとしてなしでしょう。
電話をしている途中で、口頭では状況が伝えきれない…目で見る必要があると感じた時に、「ご足労おかけしてしまうので、もし良ければ、ビデオ通話に切り替えませんか」と提案するのがスムーズかもしれません。相手の今いる場所が、ビデオ通話をするには向いていないところで電話をしている可能性もあるので、その点も配慮するべきでしょう。

一番怖いのは情報漏えい

どんな仕事でも情報漏えいは許されません。電話番号のかけ間違い、聞き間違いなどで一歩間違えれば、あわや大惨事となりかねません。企業ごとのフリーダイアルなどは、覚えやすい番号にされていたり、企業アドレスもアットマーク以降に企業名が入っていたり、工夫がされています。しかし、社員に付与されている会社携帯はランダムな番号であるため、ミスも多くなりがちです。
また、取引先の中には、フリーランスの方や、プライベート端末をビジネスで使用してもOKという会社にお勤めの方もいるでしょう。相手のアプリのセキュリティ面まではどうしようもできません。
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セキュリティ面での安全性確保がビジネスマナー

大きい取引先になればなるほど、セキュリティや情報漏えいに気を配っているもの。そうした大事なシーンに使うには、やはり無料のものではなく、安全性が担保されたビジネス用コミュニケーションシステムを使用する事で信頼度を高めることが出来ます。
スマートフォンでも使えるよう、無料アプリを用意しているブラザーのWeb会議システムOmniJoinなら、無料ビデオ通話と同じ感覚で、安心して切り替えられます。
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