会議のテクニック

2017.6.29

時間通りに終わらない!ダラダラ会議を劇的に改善できる会議の進め方とは?

会議と聞いただけでうんざりしてしまう方、多いのではないでしょうか?
いつも時間通りに終わらない、長い時間を費やした割に決まったこと・やるべきことがはっきりしない。そんなダラダラ会議にお悩みの方に、限られた時間で成果の上がる会議の進め方をご紹介します。

会議の進め方を改善!「始まり」を少し変えるだけ

時間通りに終わらないダラダラ会議の原因は2つあります。

1)「こうなれば会議終了!」というゴールを決めていない
2)時間配分を決めていない

この2つの問題点は、会議の始まりを少し変えることで解決できます。

「こうなれば会議終了!」と言えるゴールを決める

ゴールが決まっていない会議は、ルールがないスポーツの試合のようなものです。どうなれば勝敗が決定するかが明らかになっていなければ、いつまでも試合の決着がつきません。

会議も、最初にゴールを決めてから始めましょう。良いゴールの条件は「会議終了時、明確になったこと&次にするべきことを、参加者全員が具体的にイメージできる」というものです。

例:設備の導入を検討するための最初の会議

良いゴール◎
「設備導入の必要性・障害となる問題の両面の情報を集めてリストを作る」
明確になること→賛成意見・反対意見の具体的な情報
次にするべきこと→リストを元に、優先すべき意見を絞り込んで方針を決める


悪いゴール×
「設備導入の意見交換を行う」
これはゴールではなく、ゴールに向かう手段の一つです。意見交換がゴールでは、何も明確にならず、次にするべきことも見えてきません。このようなゴール設定は、意外にありがちなので要注意です。

ゴールへ向かうための「時間配分」を決める

限られた時間で会議が終わるようにするには「時間配分」の設定も大切です。(例えば、主旨の説明○分/意見収集○分/まとめ○分/次回の説明○分…など) あらかじめ議論する時間が設定されていれば、参加者は自然に時間を意識します。議題が多い割に、明らかに時間が足りないことが判明する場合もあるので、その時点で調整すると良いでしょう。

さらに、ゴールと時間配分を見える化し、参加者で共有しながら会議を進めていくとより効果的です。そのために役立てていただきたいのが「アジェンダシート(会議進行表)」です。

アジェンダシートを活用して「見える」会議にする

アジェンダシートには、以下のような項目を入れると良いでしょう。

アジェンダシートをダウンロードする

<アジェンダシート項目例>

・会議のゴール
会議後に何が決まり、どういう状態になれば会議が終われるのかを記載

・議題と簡単な時間配分
ゴールに向かうために必要な議題と、それぞれにかける時間を記載

・会議の概要(会議名、日時、参加者など)


アジェンダシートを活用することで、参加者全員が会議のゴールと時間配分に意識を向けることができ、話し合われた内容について共通の認識を持つことができます。これだけで、ダラダラ会議を劇的に改善することができるでしょう。

アジェンダシートをWeb会議システムOmniJoinでも!

ダラダラ会議を改善するアジェンダシートはオンライン会議でも使えます。Web会議システムOmniJoinなら「資料共有機能」「資料配布機能」を使うことで、スムーズに会議を進められます。

<会議の効率が上がるOmniJoinの便利な機能>

・「資料共有機能」参加者全員でアジェンダシートやスケジュール表、データなどの資料を見ながら議論ができ、その場で書き込むこともできます。

・「資料配布機能」会議で使った資料をOmniJoinを通じて配布し、参加者がそれぞれのパソコン上に保存することが可能です。会議後にメールなどで配布する手間も省けます。

今回ご紹介した、会議で使えるアジェンダシートのテンプレートをご用意しておりますので、ぜひダウンロードの上、ご参考になさってください。

このアジェンダシートを使えば会議がもっとスムーズに! 資料をダウンロードする

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