戸田覚の「ジャスティオ」活用指南

　シリアルゲームズは、IT系の会社なので、社内のミーティングなどでもドキュメントはデータで配布し、印刷する機会は多くない。もちろん、エコの観点からも良いことである。だからこそ、プリンターやコピー機など単機能機にコストを払うのではなく、様々な機能を統合している複合機が魅力的なのだ。「手元に置いてあるので、スキャナーとして資料を読み取りたいときにも、作業性が抜群です」と、吉澤氏。

　特に活躍するのが、アナログの資料をデータ化して保存するとき、いわゆる電子ファイリングだ。この手の作業にはドキュメントスキャナーが必須だと考える方も多いのだが、ADFが付いているMFC-9120CNなら、十分に役目を果たしてくれる。「ドキュメントスキャナーも使っているのですが、読み取り速度はMFC-9120CNのほうが速いです。読み取りは片面だけですが、両面に割り付けられるソフトもありますから、作業は苦になりません」（吉澤氏）。

　ちなみに、読み取り速度^※はカラー3.2秒/枚、モノクロ2.5秒 /枚だ。ADFに一度にセットできる用紙は35枚と、低価格なドキュメントスキャナーより多い。大量に電子ファイリングする際の作業性がいいのだ。

　「経理などの大事な書類をクリアファイルに入れておくのですが、どこかにしまい込んで見つからなくなることが少なくありません。電子ファイリングしておけば、確実に探せるので、資料管理に時間を取られないのです」（吉澤氏）。

※A4サイズを100×100dpiでスキャンした時の速度。原稿の種類、条件によって読み取り速度は異なります。

　吉澤氏が以前利用していた複合機は、スキャンしたデータを共有フォルダーに保存するタイプだったという。単にスキャンするだけならそれでも問題ないのだが、アプリケーションソフトから直接使えないのが問題だ。

　「MFC-9120CNをつないだところ、PCにはスキャナーデバイスとして認識されました。使っている名刺管理ソフトなどから直接呼び出せるので、非常に使い勝手がいいですね」（吉澤氏）。しかも、ネットワークでつながったスタッフは、全員同様に使えるのがうれしいところだ。

　インタビューの最後に、僕がMFC-9120CNを使ってみてとても便利だと感じた機能「スキャン to Eメール添付」も紹介させていただいた。書類をスキャンすると、自動的にメーラーが起動し、添付ファイルとして処理してくれるのだ。つまり、スキャンしてファイルを保存し、新規メールに添付するという一連の作業が、MFC-9120CNでスキャンするだけで、一発で完了するわけだ。単純な機能だが、使い慣れると手間が大幅に減る。

　「確かに、それは便利ですね。顧客に資料を送るときにも役立ちますし。弊社の場合には、打ち合わせ資料の配付にも役立ちます！」（吉澤氏）。つまり、スキャンデータを添付したメールの宛先を、社内のメーリングリストに指定しようという寸法だ。これなら、資料の配付が一発でできる。外部スタッフを含めたグループの宛先を作成しておけば、チームで仕事を進める際にも資料配付が楽になるというわけだ。

　今回の取材では、小さな会社が複合機を活用するポイントをいくつも伺えた。手の届く距離に置けると、様々な面で効率アップにつながるのだ。

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