会議のテクニック

2017.05.24

いつでも1クリックで、簡単に会議室に入るための方法とは?

いつでも1クリックで、簡単に会議室に入るための方法とは?

Web会議「OmniJoin(オムニジョイン)」を使って、会議やミーティング、ファイルの共有などをご利用いただいている方が増えています。その中でも、とくに頻繁にWeb会議を利用される方や、特定の会議に継続して参加される方のために、「会議室への近道」を作るための簡単なテクニックをご紹介します。パソコンを「OmniJoin(オムニジョイン)」専用端末のようにしてお使いになりたい方にもオススメです。

デスクトップに会議室のショートカットを作成する

Web会議を利用するメリットの一つに、いつも業務などで使用しているパソコンを使って、いろいろな人とコミュニケーションを取れるという点があります。テレビ会議のような高額な専用端末を揃える必要がなく、いつものパソコンで、どこでも自由に利用できるという点はとても大きなメリットであることは間違いありません。

ところが、Web会議「OmniJoin(オムニジョイン)」をご利用いただいているお客様から、「『OmniJoin(オムニジョイン)』にはテレビ会議のような専用端末はありますか?」といったお問い合わせをいただくことがあります。「テレビ会議のように、できるだけ少ない手順で会議室に入れるようにしたい」というご要望です。

「OmniJoin(オムニジョイン)」の場合、会議の主催者(議長)から参加者に送られる「招待メール」に記載の「会議URL」をクリックするだけで、簡単に会議室に入ることができます。しかし、開催頻度が高いWeb会議の場合ですと、メールでのやり取りが煩わしく感じられることがあります。そのような場合は、「終了時間を設定しない」会議室を設けて、その会議室へのショートカットをデスクトップ上に作成してください。ショートカットを作成することで、いつでも1クリックで会議室に入ることができるようになります。

会議室へのショートカットを作成する手順(※手順や画面はWindows10の場合です。)

(1)パソコンのブラウザから、マイアカウントページを開きます。
(2)会議リストの中から、ショートカットを作成したい会議を選択します。
(3)選択した会議の「詳細の表示」をクリックします。
(4)詳細部分に表示されている「会議URL」のURL部分をコピーします。
(5)デスクトップ上でマウスの右ボタンをクリックし、「新規作成」→「ショートカット」を選択します。
(6)「どの項目のショートカットを作成しますか?」と表示されますので、空欄に(4)でコピーしたURL(会議URL)をペーストして、「次へ」をクリックします。
(7)「ショートカットの名前を付けてください。」と表示されますので、空欄に会議室の名前を入力して、「完了」をクリックします。
(8)デスクトップ上に会議室へのショートカットができています。会議室に入れるかチェックしてください。

複数の会議に参加される方の場合、上記の手順ですべての会議室へのショートカットを作っておくと便利です。さらに、この方法を利用すると、メーラーの設定をしていないパソコンであっても、招待メール内のURLをクリックする必要がないので、いつでも会議室に入ることができます。また、パソコン操作が苦手な方でも、ショートカットを作成しておけば、クリック1回で会議室に入ることができます。

会議室のショートカットを作成する前に、知っておきたい注意事項

「ショートカットの設定方法がわからない…」という方のために、「ショートカットをメールに添付して送信する」という方法もありますが、お使いのメーラーやウイルス対策ソフトによっては「危険な添付ファイル」と判断され、添付ファイルを開けない場合があります。そのような場合は、ショートカットを圧縮して「zip」形式のファイルにしてから添付・送信することをお勧めします。

「わざわざショートカットを作らなくても、ブラウザの「お気に入り」に登録すれば良いのでは?」といった声が聞こえてきそうですが、ブラウザに表示されているURLはシステムで書き換わるため、繰り返し利用することができません。「お気に入り」に登録する場合は、ショートカットを作成する場合と同様に、マイアカウントページに記載されたURLで行ってください。

カメラやマイク、さらには大型テレビなどと接続したパソコンに、会議室へのショートカットを作成してスタンバイさせておくと、まさに「OmniJoin(オムニジョイン)」の専用端末のように利用できます。そのような端末を、定期的に多人数でのWeb会議を開催する場所に設置しておくと、さらに便利にお使いいただけます。

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「OmniJoin(オムニジョイン)」は、初めて会議に参加する方でも、主催者からの招待メールに記載されたURLをクリックするだけで、ブラウザから簡単に会議に参加できます。特定の会議をよく利用する方の場合、デスクトップ上に会議室へのショートカットを作成しておくと、メールが受信できなくても1クリックで会議室に入室することができます。

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