導入時のポイント

2016.11.15

社外の方や初めてご利用の方とのWeb会議は、
「入室」や「招待」が簡単なOmniJoinが最適!

社外の方や初めてご利用の方とのWeb会議は、「入室」や「招待」が簡単なOmniJoinが最適!

Web会議やテレビ会議などのオンライン会議に初めて参加する…そういった場面では、「操作は難しくないだろうか?」といった不安がよぎるものと思います。また、「議長」として会議を主催する立場になると、「ちゃんと招待できるだろうか?」といった不安を感じるかもしれません。「入室」や「招待」を簡単・確実に行える「OmniJoin(オムニジョイン)」なら、そういった不安を和らげ、より活発にコミュニケーションを図ることができます。

「入室」に手間や時間がかかるWeb会議は敬遠される可能性も

一般的なWeb会議や無料で利用できる通信ソフト(P2Pソフト)などを利用する場合、いざ会議を始めようとすると、会議の参加者は最初に「アカウントの取得・認証」を行う必要があります。アカウントの取得・認証の方法はサービスによってさまざまですが、電話番号やメールアドレスを入力するなどの手間がかかります。サービスによっては、複数のアプリケーションをダウンロード・インストールしなければならない場合もあります。

頻繁にWeb会議を利用する社内のメンバー同士であれば、上記のような作業が必要になっても、とくに問題になることはないでしょう。しかし、取引先や協力会社などの社外の方をWeb会議に招待したり、同じ社内でもパソコン操作に不慣れな方や、出張先で普段とは異なるパソコンを利用しているような方を招待したりする場合はどうでしょうか。アカウントの取得・認証やアプリケーションのダウンロード・インストールが必要となると、参加者に手間をかけさせたり、不安を感じさせたりすることになります。

そうなると、「一度きりのWeb会議に手間をかけたくない」「直接会って話すほうが早い」ということにもなりかねません。手間や時間、コストを削減するために導入したWeb会議であるにも関わらず、Web会議への「入室」という最初の段階が厄介なことで、肝心なときに使い物にならなくなってしまう可能性があるのです。

「OmniJoin(オムニジョイン)」なら、URLをクリックするだけ!

一般的なWeb会議などの場合、初めて参加される方は、アカウントの取得・認証や複数のアプリケーションのダウンロード・インストールに、最短でも10分以上は必要になるでしょう。パソコン操作に不慣れな方ですと、さらに時間が必要になるだけでなく、どなたかのサポートが必要になるかもしれません。

「OmniJoin(オムニジョイン)」の場合、初めて参加される方でも、「議長」から参加者宛に届いたメールに記載されているURLをクリックするだけで、すぐにWeb会議に参加することができます。アカウントの取得・認証やログインが不要なため、招待メールの受信から「入室」までに必要な時間は、概ね3分程度。どなたでも手間と時間をかけず簡単・スムーズに、安心してWeb会議に参加することができます。

また、「OmniJoin(オムニジョイン)」の場合、ご契約者様お一人で、社内・社外を問わず、多数の方を会議に招待することができるという大きなメリットもあります。「AさんとBさんを招待したいから、今回はCさんには欠席してもらおう」といったことがないので、関係者全員と確実にコミュニケーションを取ることが可能になります。もちろん、どなたを招待されても、会議室への「入室」は招待メールのURLをクリックするだけです。

どこでも簡単に「入室」「招待」できる「OmniJoin(オムニジョイン)」

たとえば、出張先などで、ご自身がいつもお使いになっているパソコンではなく、会議室にあるパソコンを使ってWeb会議に参加することになったとします。使用するパソコンは会議室のパソコンですから、「招待メール」を送ってもらっても受信や閲覧はできません。

そんな場合でも
「OmniJoin(オムニジョイン)」なら、Web会議の「会議URL」をブラウザに直接入力することで、会議室に「入室」することができます。また、「OmniJoin(オムニジョイン)」の「マイアカウントページ」にある「任意の会議室」をクリックし、「会議ID」を入力するという方法でも「入室」が可能です。

つまり、「招待メール」を受信できなくても、いつもとは違うパソコンを使っていても、会議の議長やその他の参加者に「会議URL」や「会議ID」を電話で確認したり、予めメモを取っておいたりしておけば、いつでも簡単に会議室に入室することができるのです。

逆に「会議を主催する」立場になっても、「OmniJoin(オムニジョイン)」の利便性は変わりません。「議長」だからといって、何らかのアプリケーションをパソコンにダウンロード・インストールする必要はありません。「会議室の予約」や「参加者の招待」なども、すべてブラウザ上で簡単に行うことができます。

「参加者の招待」は、招待したい方のメールアドレスをブラウザ上に入力するだけ。「OmniJoin(オムニジョイン)」のシステムから、入力されたメールアドレス宛にメールが送信されます。これまでにご説明しました通り、参加者の方は受信した「招待メール」にある「会議URL」をクリックするだけで、会議室に「入室」できます。

招待したい方が多く、ブラウザ上にメールアドレスを一つずつ入力するのが面倒な場合もあるでしょう。そんなときはまず、ご自身宛に「招待メール」を送ります。そして、「招待メール」にある「会議URL」をコピーします。あとは、普段お使いのメーラーなどで、招待したい方に「会議URL」をペーストしたメールを一斉送信すれば、招待は完了します。

この方法なら、初めて招待された方も、「○○さんからのメール」ということで、何の心配もなくURLをクリックして、会議に「入室」していただけると思います。また、ブラウザ上にメールアドレスを入力、あるいはコピー&ペーストする際に間違いが起こり、「招待メールが届いていなかった」といったエラーを防ぐこともできます。

複数の会議を同時に開催可能な「ビジネスフレックスプラン」がおすすめ

「OmniJoin(オムニジョイン)」でWeb会議を主催する場合、「マイアカウントページ」にログインした後、主催者(議長)として会議室に「入室」していただくことになります。ここで注意していただく必要があるのは、「ビジネスプラン」「エコノミープラン」をご契約の場合、「一つのアカウントで開催できるWeb会議は、一つの会議のみ」という点です。

「今すぐにWeb会議を開催したい」と思ったとき、その時点でどなたかが主催者(議長)として「OmniJoin(オムニジョイン)」をお使いの場合、その会議が終了してからでないと、新たに別の会議を始めることはできません。また、別の会議を予約していた場合でも、前の会議が終わっていなかった場合は、新たな会議を開催することもできません。前の会議の主催者(議長)に、会議を終了してもらう必要があります。

「社内で複数のWeb会議を同時に立ち上げたい」「もっと社内でのコミュニケーションを活発化させたい」といったご希望をお持ちの場合には、「ビジネスフレックスプラン」のご利用が最適です。「ビジネスフレックスプラン」をご利用の場合、会議を主催できるアカウントを社内の方に限って無制限に発行できますので、ご契約の接続端末数までであれば、どなたでも思い立ったときに、いつでもWeb会議を主催することができます。

「OmniJoin(オムニジョイン)」を導入いただいた後、「社内でのコミュニケーションが活発になった」「時間やコストを削減できた」「会議以外の場面でも便利に活用できる」などの理由で積極的にご利用いただき、「ビジネスフレックスプラン」にアップグレードされるお客様も実際に増えています。なお、「ビジネスフレックスプラン」へのアップグレードは無償となっていますので、お気軽にお問い合わせください。

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外部の方や初めての方にもご利用いただきやすいWeb会議「OmniJoin」

「OmniJoin(オムニジョイン)」は、Web会議への「入室」の際、アカウントの取得・認証が不要というだけでなく、アプリケーションのダウンロード・インストールも不要。主催者(議長)からの「招待メール」に記載のURLをクリックするだけで、簡単にWeb会議に参加することができるので、外部の方や初めての方にも気軽にご利用いただけます。

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