活用方法&事例

2016.09.01

ビジネスの強い味方!手間・時間・コストを削減する、
Web会議の新たな活用方法

ビジネスの強い味方!手間・時間・コストを削減する、Web会議の新たな活用方法

たとえば、営業スタッフが取引先を訪問した際に、「詳しくは後ほど連絡します」「改めて見積りをお持ちします」では、時間やコストをロスしてしまうことになります。1回あたりのロスはわずかなものかもしれませんが、「塵も積もれば…」という諺もあるように、同じようなロスを重ねているとなると、損失の規模は無視できないものになるでしょう。

そのような問題の解決方法の一つが、Web会議の導入・活用です。Web会議を導入し、スタッフにWeb会議を利用できる端末(PC、スマートフォン、タブレット)を携帯させるなどの方法を採ることで、手間・時間・コストのロスを削減できる可能性があります。今回はその具体的な方法をご紹介しますので、貴社でも取り組んでみてはいかがでしょうか?

現場を会社からサポートする「オンライン同行」で効率アップ

営業スタッフがお客様と商談を行う際に、専門外の技術的質問を受けたり、取引条件や支払い方法などについて、高度な判断を求められたりすることがあると思います。そんなときは、PCやスマートフォン、タブレットといった手持ちの端末をWeb会議に接続して、現場から会社にサポートを依頼するという方法がベストです。

製品カタログを使って製品紹介を行っていると、カタログの掲載情報だけでは分からない、製品の仕様や具体的な操作方法などについて質問があったとします。営業スタッフとしての知識や経験では回答できない場合、Web会議を使って社内の技術・開発スタッフのサポートを受けることで、「会社に戻って確認します」という事態を回避することができます。

また、すべての製品カタログや技術資料、提案書などを常に持ち歩くことは大変です。Web会議を導入すれば、最低限必要なものだけを携帯しておき、その他の資料は必要に応じて社内スタッフから、Web会議経由で手持ちの端末に表示させるということも可能です。

同じように、たちえば「商品の仕様を変えて、価格を抑えて欲しい」といったカスタマイズの要望があり、営業スタッフだけでは判断ができなくなるような場合にも、Web会議で上司や開発スタッフなどのサポートを受けることで、スピーディーに仕様や価格を確定させ、商談を成立させることができます。

ここでは「困ったときのサポート」が前提となっていますが、「オンライン同行」の有効性をご理解いただくことができれば、社内で「常にオンライン同行ができる体制」を構築しておかれると良いでしょう。業務の効率化だけでなく、新人スタッフの育成などの効果も見込めると思います。

機器メンテナンスや工事などの現場でもWeb会議が活躍します

設備機器のメンテナンスや建築・土木工事等の現場にも、Web会議の導入をオススメできます。とくにオススメしたいのは、作業が必要な現場でもスムーズに利用できる、スマートフォンやタブレット等で利用できるWeb会議です。

取引先に納入した設備機器がトラブルに見舞われ、現場にスタッフが急行。ところが、現場に向かったスタッフが初めて経験するトラブルであったり、予想以上に厄介な状態に陥ってしまったり…といったケースでは、せっかく駆けつけてもトラブルを解決できず、お客様にご迷惑をおかけしてしまう場合があります。

そんなときも、スマートフォンやタブレットでWeb会議を利用し、トラブルの発生箇所や作業工程をWeb会議で“中継”することによって、社内のベテランスタッフにアドバイスを求めるといったことができます。「電話では状況がよく分からない」「写真を撮影してメールで送るのは手間がかかる」といった課題も、Web会議なら難なくクリアできるのです。

「Web会議の画面で、現場の状況を正しく把握できるのか?」といった疑問や不安をお持ちになるかもしれませんが、「HD画質」や「フルHD画質」のWeb会議であれば、驚くほど鮮明・高精細な映像を送り届けることができるので、安心してお使いいただけます。

もちろん、「OmniJoin(オムニジョイン)」は、iPhone、iPadといった端末でもご利用いただけますし、最大「フルHD画質」での映像配信も可能です。

社内だけでなく、社外とのコミュニケーションにもWeb会議を活用

Web会議の中には、「パスワードを付与する」などの方法で、社外の方がWeb会議に参加できるものもあります(「OmniJoin(オムニジョイン)」には「ビジター機能」が搭載されています)。このようなWeb会議を導入すれば、人材採用などの場面でも手間・時間・コストを削減できます。

入社説明会を開催するといった場合、ブースの設営や資料の準備などに、手間・時間・コストが必要になりますが、Web会議を使った「オンライン入社説明会」を実施すれば、それらを最小限に抑えることができます。また、入社説明会と同じように、採用面接の場面でもWeb会議を利用することができます。

最近では、企業の人材採用が難しくなり、地方からの求職者に交通費や宿泊費を支給して面接を行う場合もあるようです。Web会議で採用面接を実施すれば、それらのコストを支出する必要がなくなります。同時に求職者には、移動などの肉体的・精神的負担を避けられるというメリットが生まれます。また、一次面接、二次面接、役員面接…と複数回の面接がある場合でも、「役員面接までは本社まで行かず、最寄りの支店で面接が受けられる」となると、求職者の「応募へのハードル」を下げることにつながり、応募者が増えることも考えられます。

その他にも、Web会議の活用方法は、アイデア次第でどんどん広がっていきます。上記以外の活用方法についてご紹介する資料をご用意いたしました。ぜひ以下からダウンロードください。

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