活用方法&事例

2017.3.16

「パソコンは不慣れで…」懸念の声を払拭!Web会議の導入で、全国の理事との会議をオンライン化

企業だけでなく協会や組合、社団法人などの各種団体にも導入が広がっているWeb会議。特に、全国に理事や会員をもつ団体では、会議だけでも多くの費用がかかっており、Web会議導入によるコスト削減効果は大きくなります。 公益社団法人全日本ゴルフ練習場連盟(JGRA)様でも、会議の経費削減を目的として、2014年よりWeb会議システムOmniJoinを導入いただきました。今回は、当初の課題、選定の仕方、導入時のエピソードなどについてお話をうかがいました。

公益社団法人 全日本ゴルフ練習場連盟(JGRA)

ゴルフ練習場経営者の全国組織として1952年に発足。ゴルフの普及と発展を目的とし、練習場事業に関する調査および研究、人材育成などを行っている。

事務局長 代理 田坂陽介 様

広報委員長 加藤亜弓 様

「1回で何十万円とかかってしまう会議も。コスト削減の方法を探していました」~Web会議導入前の課題~

田坂様:「当連盟は、主に練習場を経営されているオーナーの方で構成されています。エリアは北海道から九州までと全国にわたりますので、理事会や各委員会活動などで東京へ集まるとなると、経費がかさんでしまうのが課題でした。大切な資金で運営しているので、上手にコスト削減ができないかと考えていました」

今、ゴルフ業界は厳しい変化の中にあり、予算は年々減少。削減するべき対象は管理費、特に会場費や交通費などの会議にかかる経費でした。それに加え、時間や場所の制約もあったといいます。

加藤様:「ゴルフ練習場のオーナーは、なかなか現場から離れることができないんです。というのも、強風が吹いたり雪が降ったりするだけで、ネットなどのコンディションを気にしないといけなくて…」

「表情で伝わるニュアンスは大切。やはり映像はあったほうがいいよね、と」~Web会議検討のプロセス~

Web会議システムという選択へ至った経緯をお伺いしました。

田坂様:「さまざまな企業でテレビ会議やWeb会議を導入されているのは知っていました。さらに他の団体でも結構使っておられたんです。でも調べてみると、まずテレビ会議は高額で…」

加藤様:「電話会議も検討したのですが、声だけでは判断しづらいんですよね。顔が見えると間の取り方ひとつで『あぁ、言いづらいのかも』『迷っていらっしゃるのかも』というのが伝わります。やはり映像はあったほうがいい、ということになり、Web会議に行き着きました」

田坂様:「OmniJoinについては、ある理事の方が、ブラザーさんも出していると教えてくれて知りました。いくつかの各社のWeb会議システムをお試しで使って比べたところ、コストパフォーマンスや使いやすさなどの面から、OmniJoinに決めました」

「『パソコンは不慣れで…』という方もいましたが、使ってみたら『便利!』」~Web会議導入後の評価~

オンライン会議を検討される際、多くの団体にとってハードルとなるのは、「パソコンに不慣れな方が多いので…」という点です。JGRA様も例外ではありませんでした。

田坂様:「理事の中には、ご高齢の方、パソコンに不慣れな方も多く、当初は『ITは難しい』『うちにはできないよ』と懸念の声があがっていました。でもいざ使ってみると、とても簡単で便利なんですよね。クリック一つで会議に参加できますし」

加藤様:「初めての時だけ、つなげるまで少し手間取ってしまいました。音がでないとのことで確認すると、イヤホンのジャックがついていなかった、なんてことも(笑)でも、何回か使えば慣れて、スムーズに会議ができていますよ」

OmniJoinには、議長が相手のマイクやカメラなどの設定ができる「リモート機能」が備わっています。不慣れな方には、田坂様がリモート機能を利用して解決してきたそうです。

「今は主に理事会や各委員会の活動に活用しています。これからはぜひ、会議以外でも使ってみたいです」

JGRA様では、「理事会」「理事会前の打ち合わせ」「各委員会の活動」などにOmniJoinを活用されています。これまで年10回以上集まっていた会議がオンラインに移行され、現在、全理事の方が一堂に会するのは年一回の総会のみとなっているとのこと。

加藤様:「気がつくと今は、お会いするのが年に一回程度なんですね。ちょくちょく顔を合わせているような気がしていましたが。それもOmniJoinでちゃんと顔を合わせているからなんですね。顔が見えると親近感が湧きますし、いざ何かを決めようというときに、一緒に決める力になっています」

Web会議システムは、顔の見える会議をオンラインで実現するだけでなく、資料共有や録画など、多彩な機能も特長です。

田坂様:「資料共有やホワイトボードの機能、いいですね。議事録作成も、事務局の業務の一つなんです。今後は、資料の共同編集機能や録画機能を使って、効率よくしていきたいですね」

加藤様:「今はまだ会議だけの活用ですが、会議以外にも使えそうです。
スマートフォンで使えるのがいいですね、動画を撮る感覚で。例えば、ゴルフをしている様子をスマートフォンで映し、その場にいない方がモニターで見れたらいいなと思います。ゴルフの楽しさをみんなで共有したいです」

田坂様:「ゴルフ業界はまだまだアナログな世界です。そんな中でも、OmniJoinは簡単に導入できました。この良さを、練習場やゴルフのインストラクターにも広めていこうと考えています」

主に理事会や委員会などの会議でご利用いただいているJGRA様。さまざまな機能にご興味をお持ちいただき、これからさらに活用の幅が広がっていきそうです。 「これからWeb会議を検討しようかな」とお考えの方はぜひ、下部の資料をダウンロードしてご覧ください。初めてWeb会議システムを選定する際の比較ポイントをわかりやすく解説しています。

※ご担当者名・役職・他本文記載内容は取材当時(2017年2月)のものです

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