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会議のテクニック

2017.05.24

さまざまな資料・情報をみんなで共有!OmniJoinの多彩な共有機能

さまざまな資料・情報をみんなで共有!OmniJoinの多彩な共有機能

テレビ会議にはないWeb会議の大きな特長の一つが、さまざまな資料や情報をプリントアウトやメールの送受信を必要とせず、参加者全員でリアルタイムに共有できる「共有機能」です。共有機能があれば、遠隔地の参加者にも、会議に必要となる資料や情報を、必要となったそのときに画面上に表示させたり、配布したりすることができて大変便利です。

あらゆる場面で役立つ「OmniJoin(オムニジョイン)」の共有機能

市場にはじつに多くのWeb会議が存在しており、その多くに、何らかの共有機能が備わっているものと思います。しかしながら、共有できる画面やアプリが限られていたり、共有の方法を選べなかったりするものも珍しくありません。そんな中で「OmniJoin(オムニジョイン)」には、Web会議のあらゆる場面を想定して、多彩な共有機能が搭載されています。

◎「OmniJoin(オムニジョイン)」の多彩な共有機能

<リアルタイム共有>
(1)デスクトップを共有する
(2)アプリケーションを共有する
(3)指定範囲を共有する
(4)Webブラウザーを共有する

<ファイル共有>
(5)自分のコンピューターからファイルを共有する
(6)OmniJoinクラウドからファイルを共有する

<その他>
(7)ホワイトボードを共有する
(8)ファイルを配布する

上記の通り、「OmniJoin(オムニジョイン)」には8つの共有機能が搭載されており、Web会議の内容や状況に応じて、共有機能を簡単・便利にお使いいただくことができます。それでは、それぞれの共有機能がどういった物なのかを簡単にご説明しましょう。

パソコンやアプリの操作、ファイルの編集も可能な「リアルタイム共有」

「OmniJoin(オムニジョイン)」の「リアルタイム共有」では、デスクトップ画面を共有しながら、参加者のパソコンやアプリを操作したり、共有中のファイルを編集したりすることが可能です。

(1)デスクトップを共有する
Web会議の議長または発表者として参加している方のパソコンの画面そのものを、Web会議の参加者全員で、リアルタイムに共有することができる機能です。議長または発表者が、さまざまな資料を使って説明をしたり、アプリのデモンストレーションを行ったりする際に便利な共有の方法です。デスクトップを丸ごと共有することになるため、ポップアップやメールなど、他の参加者に見せたくない物まで見せてしまうこともあるので、その点については注意が必要です。

(2)アプリケーションを共有する
デスクトップ丸ごとを共有するデスクトップ共有とは異なり、議長や発表者が起動しているアプリケーションのウィンドウを共有することができます。複数のアプリケーションを同時に操作する場合には、共有するアプリケーションを切り替える操作が必要になるため、デスクトップ共有のほうが便利な場合もあります。
※パワーポイントの「スライドショー」機能は、デスクトップ共有でご利用ください。

「デスクトップを共有する」「アプリケーションを共有する」については、会議の参加者が議長に対して「コントロールのリクエスト」を行い、承認を受けることで、離れた場所から資料の編集やパソコンの操作などを、リアルタイムで行うことも可能になります。

(3)指定範囲を共有する
議長や発表者が指定した、デスクトップ画面の特定の領域のみを共有することができます。もちろん、共有する範囲は自由に指定することができます。注目して欲しい部分にフォーカスして情報共有したい場合などに便利です。

(4)Webブラウザーを共有する
起動中のWebブラウザーのウィンドウを共有します。Webサイトを資料として利用する場合などに便利です。

Webサイトを資料として利用する場合などに便利です。

(5)自分のコンピューターからファイルを共有する
ご自身がお使いのパソコンの中に保存してある、ワード、エクセル、パワーポイント、PDFなどの各種ファイルを共有することができます。この場合、ワード、エクセル、パワーポイントのファイルは、PDFファイルに変換された状態で表示されますので、直接編集することはできませんが、「注釈ツール」で、画面上に書き込みをすることが可能です。また、書き込まれた内容はPDFに合成する形で保存されますので、後で確認をする際に便利です。

ただし、ファイルサイズが100MBより大きい場合や、共有中にファイルを編集したい場合、ファイルにアニメーションが含まれる場合(パワーポイントのスライドショーなど)は、リアルタイム共有をご利用ください。

「OmniJoin(オムニジョイン)」の「ファイル共有」では、ご自身のパソコンから、「WMV」「MP4」「AVI」などのメディアファイルを共有して動画を会議参加者と一緒に見ることができます。メディアファイルの共有を使えば、動画を見ながらの会話も可能です。

(6)OmniJoinクラウドからファイルを共有する
「OmniJoin(オムニジョイン)」のクラウドサーバーに保存したファイルを共有することができます。事前に別のパソコンから、OmniJoinのアカウントでブラウザーを経由してマイアカウントページにログインし、ファイルをクラウドサーバーにアップしておきます。その後、会議中に会議を実施するパソコンで、「クラウドから共有する」を使いデータを呼び出すことが可能です。出先のパソコンや会議室に常設の専用パソコンから会議を開く際に、メールを介さずにファイル共有ができて便利です。

その他にも、便利に使える共有機能が備わる「OmniJoin」

(7)ホワイトボードを共有する
会議室にあるホワイトボードを使うように、真っ白な画面に自由に文字や図を書いたりすることができます。「OmniJoin(オムニジョイン)」のホワイトボードでは、文字や図が見やすくなるよう、自動で補正が入るようになっています。Shiftキーを押しながらマウスなどを操作していただくと、補正がオフになりますので、場面によって使い分けてください。

(8)ファイルを配布する
目の前の参加者に資料を配付するのと同じように、参加者と共有したいファイルをアップロードすることができます。参加者はアップロードされたファイルを自分のパソコンに保存することができます。

多彩な共有機能を試してみたい方は、無料の「フリートライアル」を!

さまざまな共有機能を搭載したWeb会議「OmniJoin(オムニジョイン)」なら、必要に応じて共有機能を使い分けることで、遠隔地の方とのコミュニケーションが非常にスムーズになり、意思疎通や合意形成をより確実なものにすることができます。

「OmniJoin(オムニジョイン)」の共有機能を実際に試してみたいという方には、2週間無料のフリートライアルを実施していますので、いつでもお気軽にお申し込みください。フリートライアル期間中でも、使用方法や設定方法についてのサポートが受けられますし、Webカメラやスピーカーフォンなどの周辺機器の貸し出しも行っています。

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多彩な共有機能を備えた便利なWeb会議「OmniJoin」

「OmniJoin(オムニジョイン)」には、Web会議でのコミュニケーションをよりスムーズで確実なものとするために、デスクトップ共有、ファイル共有などの多彩な共有機能を備えています。参加者同士がリアルタイムでファイルを編集したり、動画を再生したりすることも可能です。一つひとつの共有機能がシンプルで、簡単に操作できることも特長です。

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