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会議のテクニック

2017.05.24

煩わしい議事録作成の負担を大幅に軽減!Web会議の「録画機能」

煩わしい議事録作成の負担を大幅に軽減!Web会議の「録画機能」

会議の参加者が増え、議題の重要性が高まるほどに、議事録作成の難易度は上がります。そして、議事録の作成担当者の負担は大きくなります。とくに、離れた拠点同士を結ぶオンライン会議の議事録作成となると、相当な負担を強いられるでしょう。そんな問題を解決するのが、「OmniJoin(オムニジョイン)」に搭載されている「録画機能」です。

画面のすべてを録画可能。負担軽減だけでなくトラブル防止にも貢献

議事録の作成方法は様々ですが、一般的には録音した音声の「文字起こし」から始めることになります。会議の音声をていねいに文字に起こしていくと、実際に会議が行われた時間の約3倍もの時間が必要といわれます。そこからさらに、議事録としてまとめていく作業が必要になるため、完成までに丸1日を費やしてしまうことにもなりかねません。

作成の途中には「この発言をしたのは誰だったのか?」「発言のニュアンスを上手く記録できない…」などの困った状況に陥ってしまうこともあるでしょう。いざ完成しても、場合によっては「私はそんなことは言っていない!」「そんなつもりの発言ではなかったけど…」など、小さなトラブルのもとになってしまうこともあります。議事録の作成担当として、このようなお悩みを抱えておられる方は、決して少なくないものと思います。

議事録においては「何が決まったのか?」という結論が最も重要ですが、「どのような経緯で決まったのか?」という過程も欠かせないものとされています。しかし、会社として本当に必要なのは結論であって、「誰が、いつ、何を言った」などの過程については、何らか問題が起こった場合に確認するという程度が多いようです。そうであれば、「すべての発言を文字に起こして、結論に至るまでの過程も克明に記録する」という従来の議事録作成のスタイルを、別の方法に転換して業務効率アップにつなげたいものです。

「OmniJoin(オムニジョイン)」なら、Web会議の画面を、資料なども含めて丸ごと録画できますし、クリアな映像と音声で参加者の発言と表情をリアルに残しておくことができます。発言者の表情までを鮮明に読み取ることができるため、「文字で残す議事録」では伝わらない、細かいニュアンスまでしっかりと伝わります。「結論」は紙の議事録で作成・配布し、「過程」は保存された映像で確認する。これによって、議事録作成の負担は大幅に軽減され、議事録の「証拠」としての役割をさらに高めることが可能になります。

映像のファイル形式は「MP4」だから、再生や編集なども簡単!

便利な録画機能が搭載されているWeb会議はいくつか存在していますが、注意しておきたいのが録画された映像の「ファイル形式」です。「OmniJoin(オムニジョイン)」で録画される映像は一般的な「MP4」形式ですので、Windowsパソコンに付属の「Windows Media Player」などの動画再生ソフトで簡単に再生できます。特殊な形式の場合、再生するために専用のアプリをダウンロード/インストールしなければならないため、パソコン操作が苦手な方にとっては、映像を見るためのハードルが高くなってしまいます。

なお、「OmniJoin(オムニジョイン)」は、ローカルかOmniJoin専用のクラウドサーバーのどちらかに保存が可能です。クラウドサーバーの容量は5GBありますので、標準の画質で10時間程度保存でき、2時間/月1回の会議なら、約5ヶ月分の保存が可能です。さらに、クラウドに保存された映像に対してURLを発行することができるので、誰かに映像を見てもらいたい場合は、URLをメールで送信するだけで済みます。メールを受け取った方は、URLをクリックするだけで会議の映像をダウンロードして閲覧することができるので大変便利です。議事録(会議の映像・音声)は大切な情報ですので、送信するURLにパスワードを設定することも可能です(映像とパスワードは別々に送信することをオススメします)。

「開催時間が長い」「開催頻度が高い」といった場合や、「映像を長期間保存しておく必要がある」といった場合には、映像のファイル形式は「MP4」形式ですから、市販の編集ソフトで不要なシーンをカットするなども簡単にできます。

「会議を丸ごと録画する」「パソコンに映像を保存する」「オンライン上のクラウドサーバーに保存する」「映像のURLを送る」「映像を市販ソフトで編集する」といったことは、「OmniJoin(オムニジョイン)」ならすべて可能です。これらの機能を有効にご活用いただくことで、出張やお休みなどで会議に参加できなかった方も、録画された会議の模様を閲覧し、会社の意思決定の結果と過程を知り、それに従って計画・行動していただけるようになります。

各種団体・協会の定例会や医師・各種士業の勉強会にも役立つ

「OmniJoin(オムニジョイン)」の便利な録画機能は、一般企業の方だけでなく、各種団体・協会などの職員や会員の方にも有効にご活用いただけます。全国から会員の方が参加される定例会議の様子を録画しておけば、多忙で参加できなかった遠方の会員の方へ録画したファイルを送信するなどもでき、常に一体感を持った組織運営が可能になります。「OmniJoin(オムニジョイン)」は、医師や士業の方などの勉強会や情報交換の場にもお使いいただくことも可能ですので、やむを得ず参加できなかった方に対して、最新情報をお届けするといった場面にも役立ちます。録画した映像は、「OmniJoin(オムニジョイン)」で開催する会議上でも再生が可能ですので、欠席された方に会議URLをお送りして会議に招待し、録画中継という形で勉強会を行うという方法もあります。

このように、議事録の作成担当者だけでなく、会議や各種会合の参加者の方にも大きなメリットを提供できる「OmniJoin(オムニジョイン)」の録画機能。いつでも気軽に、「OmniJoin(オムニジョイン)」の高い利便性を実感していただけるフリートライアルを実施しています(2週間無料)。操作に関するご不明な点などは、フリートライアル期間中も専任のサポートスタッフがていねいにご質問にお応えします。

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「OmniJoin(オムニジョイン)」には、大切な会議などの様子を、丸ごと録画できる便利な録画機能が備わっています。画面上に表示された各種資料や、参加者の声・表情までをすべて録画できるので、議事録作成の負担を大幅に軽減できます。録画した映像ファイル形式は一般的な「MP4」形式ですので、再生・編集・配布が簡単に行えます。

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