活用方法&事例

2018.7.30

社内会議ツールを変えると、働き方が変わる。
顧客対応まで改善する

TV会議に代わるものとして、会議用のシステムとして開発されたWeb会議。今や、社内の会議や打ち合わせのツールとしてだけの利用にとどまらず、あらゆる職種の働き方を変えるコミュニケーションツールとして、多くの企業で活用されています。
また、商品の遠隔査定や、常時接続によるリモートワーク、はたまたインサイドセールス、顧客サポートなど顧客対応業務にも使われ始めています。
働く人を場所や時間から解放するWeb会議システムを、もっと有効活用するためのヒントを、実際の声を元にまとめました。

社内会議ツールを変えると、働き方が変わる

会議を減らしたい。でも、会議は必要だから

どんな会社でも、会議は付き物です。業務効率化を進めるにしても、会議時間を削るには限界があるもの。離れたところで働く支店同士や、本社と支店など、たまに顔を合わせて話し合う機会を設けることが、業務をスムーズに進めるうえで欠かせない、という企業も多いでしょう。
そんな時、Web会議システムを使って会議をすることで、会議自体のパフォーマンスを高めつつ、経費削減を図ることができるのです。
全国に支店を持つ、ある企業では、店長会議の為に出張して参加してもらう為、移動の交通費、宿泊費が悩みの種でした。店長が長時間いなくなる現場の負担も心配の種でした。テレビ会議システムもあったのですが、専用の場所と機器が必要で使えないでいたそうです。そこで、インターネット環境さえあればいつでもどこでも会議ができるWeb会議に切り替えたところ、店長は店舗から離れず参加できるようになりました。すぐに通常業務に戻れる環境が整った上に、時間内に終えようという気持ちが強まり、店長会議自体が半分の時間で終了するようになったそうです。
インターネット環境さえあれば、国内はもちろん、海外とも会議が実現するのもWeb会議の大きな魅力です。定額制のサービスを選ぶことで、海外工場と常時接続を実現させることもできます。出張する手間も経費も抑えられて、その場で共に仕事をしているように気さくに話し合える環境が整い、日頃から小さな課題を共有できるようになったという声もありました。

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会議が社外で出来るなら、仕事はもうオフィスに縛られない

オフィスワーカーの皆さんは、なぜ毎朝出社するのでしょうか。会社でないと会議に出られないから、という固定概念はもう過去のもの。それ以外の個人作業は、PCなどのツールが持ち出せるようIT環境が整いさえすれば、もはやどこでもできてしまいます。
昔からある内職のような軽作業ではなく、高い能力を発揮できる専門的な作業を実現する「在宅勤務」という働き方は、介護や子育てなど家庭の事情で通勤時間を削りたい社員はもちろんのこと、今まで家を出られないために働けなかった障がいのある方々の雇用のチャンスを広げることにも繋がっています。
Web会議システムは、場所を問わず顔を合わせて話し合えるだけでなく、資料の共有や共同編集をしたり、会社で使っているアプリケーションも共同で作業したり、離れた場所との共同作業を実現します。もっと働きたい、という気持ちを支えるビジネスツールなのです。

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限りある人手で、お客様に最大限のパフォーマンスを実現!

テレビ会議と異なり、専用機材を必要としないWeb会議は、社内に限らず社外でも画面共有しながら打ち合わせできるのが大きな魅力。例えば、遠隔地へ営業が出かける場合。なかなか技術者やサポートメンバーの同行はかなわない…。そんな時、客先でWeb会議を開き、オンラインで技術者が参加すると、顧客からの技術的な質問に即答できるため、再訪問が減少したというケースも。オンライン同行は、対応が早くなったことでお客様の満足度が向上したのに、出張のコストや手間が改善するなんて、まさにWin-Winですよね。
また、契約後のアフターサービスやフォローにも、電話やメールでは伝わりにくいことも、Web会議を用いて実際の操作画面を共有し、サポートすることができるので、効率化を実現します。サポートスタッフに顔を合わせて対応いただいた、という信頼感を持っていただきやすいメリットもあります。

業務効率化やコストカットの視点から、Web会議を検討される方ももちろん多いのですが、実は使い方ひとつで、ユーザーである社員の方々の働き方改革にも、取引先やお客様へのサービス向上にも使える、まさに一石三鳥?!なビジネスツールなのです。また、ブラザーのWeb会議システムOmniJoinは、初期費用が無料なので始めやすいと好評です。月額費用に換算して9,600円(税抜)からの低価格な上、定額制なので安心して、社内のあらゆるシーンでお役立ていただけますよ!少しでも気になった方は、ぜひ2週間のフリートライアルで実際にお試ししてみてください。

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