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活用方法&事例

2016.07.20

「会議」の2文字にとらわれず、
「コミュニケーションツール」として導入・活用するためのヒント

「会議」の2文字にとらわれず、「コミュニケーションツール」として導入・活用するためのヒント

オンライン会議は「会議専用ツール」ではなく、社内外でのコミュニケーションをより活発に、より円滑にしてくれる便利な「コミュニケーションツール」です。そのことをご理解いただくためには、「オンライン会議を使ってみる」ことが一番です。

とは言え、どうしても「会議」という言葉が邪魔をしてしまい、「会議」以外の具体的な活用方法がイメージできないかもしれません。今回は、オンライン会議の中でも、とくにWeb会議が「コミュニケーションツール」として、会議以外のどんな場面で利用されているのか?を中心にご紹介しながら、導入・活用のヒントをご提案します。

Web会議で身近なスタッフ同士のコミュニケーションの無駄を省く

Web会議を実際に導入する(フリートライアルを利用する)場合、まずは身近なスタッフ同士のミーティングなどから始めて、徐々に参加する人数や規模を拡大させていくのが理想です。ここで言う「身近なスタッフ」とは、たとえば、新規プロジェクトの立ち上げメンバーや、異なる拠点で頻繁にやり取りを行う社員同士のことを指します。

そういった「身近なスタッフ」同士は、日常的に顔を合わせたり、電話やメールをしたりしているものと思います。実は、身近なスタッフ間でWeb会議を導入することによって、コミュニケーションにかかる余計な「時間」と「手間」を省くことができるのです。

まず、身近なスタッフ間でWeb会議を利用すれば、会議室に集まる必要がなくなります。また、「会議室の空き状況」に左右されず、必要なときに、必要なメンバーと確実にコミュニケーションを取ることもできます。拠点が近くても別々の場合や、同じ工場でも敷地が広いといった場合には、「各自のデスクと会議室との往復に数十分が必要」ということもあるでしょう。そのような場合、移動にかかる無駄な時間を大幅に省くことができます。

異なる拠点で頻繁にやり取りを行う社員同士の場合、資料をメールやFAXで送ることもよくあります。Web会議なら、資料やデータの共有をWeb会議の中で行えるので、FAXやメールよりも素早く閲覧・確認することができ、「後で見ておく」などと言って“後回し”にされることがありません。

さらに、ファイルを開いた瞬間のリアクションや表情が読み取れるので、まるで相手が目の前にいるかのように、スピーディーかつスムーズに、コミュニケーションを取ることが可能になります。

お待たせしない!チャンスを逃さない!「オンライン同行」

Web会議の中には、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットといった携帯端末で利用できるものもあります。そういったWeb会議を導入すれば、外出先のスタッフとも気軽にコミュニケーションを取ることができて便利です。

最近増えているWeb会議の活用方法の一つが、「オンライン同行」です。オンライン同行とは、営業スタッフが営業先から、パソコンのほか、スマートフォンやタブレットを使ってWeb会議を利用し、社内の上司などに商談に参加してもらうといった活用方法です。

早急な対応・判断を要求される場合も、上司のオンライン同行ができれば、商談相手の表情などを確認しながら、直ちに判断を下すことができます。高度な技術に関する質問をされた場合も、社内の技術スタッフのオンライン同行があれば、的確に回答することができます。「折り返しご連絡いたします」が無くなれば、チャンスを逃すことも減るはずです。

販売後のアフターフォローや社内イベントなど活用法は多彩

Web会議のその他の便利な活用方法の例として、販売した製品のアフターフォローがあります。「製品の使い方が分からない」「不具合が起こってしまった」といった場合に、Web会議を利用して迅速、確実にフォローを行うことが可能になります。

スマートフォンやタブレットが利用できるWeb会議であれば、製品の設置場所や不具合の箇所を画面で共有しながら、使い方のアドバイスや不具合の確認などを行うことも、より簡単になるでしょう。

SOHOなどでお仕事をされている方や、産休・育休や介護休暇中の方とのやり取り、出張中の方とのやり取りなどでも、Web会議の活用が広がっています。また、Web会議を利用して、離れた拠点間で同時に社内イベントを開催するという使い方もあります。

もちろん、その他にもWeb会議の活用方法は数多くあります。上記以外の活用方法についてご紹介する資料をご用意いたしました。ぜひ以下からダウンロードください。

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