会議のテクニック

2018.1.31

広い会議室でもWeb会議の時代です
大人数でも快適に進行するポイントはここにあった

大会議室での会議となると、どうしても参加人数も多いので、ざわつきが気になってWeb会議システムでの会議をためらってしまうかもしれません。しかしながら、多くの参加者の予定を押さえるのは至難の業。できれば最小限の時間でスムーズに会議進行したいですよね。いくつかのコツを掴めば、Web会議システム無しの会議なんて考えられなくなるほど!?大規模会議が快適に進みますので、ぜひ1つでも取り入れてみてください。

広い会議室でもWeb会議の時代です大人数でも快適に進行するポイントはここにあった

音質をベスト環境に整える方法

広い会議室では、クリアな音質を保つことが、特に大切です。司会進行役の方のマイクの声を鮮明に拾うのはもちろん、エアコンや機材のファンの音や参加者の動きによる雑音は極力拾ってほしくないですよね。それを両立させることが出来る、おすすめのスピーカーフォンはヤマハ製のYVC-300とYVC-1000です。
何と言っても、自動で最適な音質になるヤマハの音声処理技術がすごいのです。耳障りなエコーを防ぐ機能はもちろんのこと、響く部屋にも対応するノイズキャンセリング、マイクから近い人と遠い人のボリュームを整えて通話先から聞こえる機能、物音には反応せずに発話者の声をおっかけてくれる機能までついています。
6名程度がメインのYVC-300は2台繋げて10名程度に、8名程度がベストのYVC-1000は最大で5台繋げて40名程度までの会議にも対応できますので、高品質な上に柔軟性が高いのもオススメポイントです。
どんなに良い機材をUSB接続していても、それをWeb会議システムで利用設定されていないと意味がありません。Web会議を始める際に、機器設定画面を確認し、マイクやスピーカーが希望のものが選択されているか、きちんと確認しましょう。うっかりWebカメラやパソコン、プロジェクターがスピーカーに設定されていることがあります。その上で、マイクテストで音量は適切かも確認すれば完璧です。

ブラザーがオススメするカメラとスピーカーの選び方コラムはこちら

心の距離も感じさせない、気持ちが伝わる会議作法

例えば本社と遠隔地を繋いでの会議だと、どうしてもお互いの場の雰囲気が伝わらなくて、事務的に淡々と進行しがちです。資料を読み上げているだけ、と参加者に思われてしまうとやる気のないどんよりとした空気になって、特に意見も出ないまま終わってしまうなんてことも。アイコンタクトが取れないWeb会議上では、「声に出す」ことで議題に耳を傾けて関心を引く必要があります。でも音声だけでなく、表情まで伝わるように心を配ることで、ぐっと話し手を身近に感じられるようになります。

・手を上げて「ちょっといいですか…」と同じ自分の意見を始めると、同じ会議室に同席されている方にはそれで問題ありませんが、接続先の方には誰が話し始めた意見なのか分からないままとなってしまいます。まるで接続先を取り残したように話が進まないよう、「●●部の〇〇ですが、」と最初に一言名乗るだけで、もしカメラが自分に向いていない位置でも意見が全拠点に伝わります。

・逆もまたしかりで、接続先へ「大阪支店の方、お願いします」とふるのではなく、「大阪拠点のご意見も伺いたいと思います。●●部の〇〇さんから、お願いします。」とお名前を入れて会話を投げかけることで、ボールを誰が握っているのかを明確にするように工夫しましょう。ごたつくことや無言の空気が続くことなく、意見確認が行えます。

・話を聞く側の時は、マイクONからOFFに切り替えておくと、雑音を防ぐことができます。会議中の雑談やキーボードを叩く音が、他の拠点からは気になって発表者の発言を聞き取る妨げになる場合もありますので、手元でマイクのスイッチをOFFできるものが良いでしょう(前述のYVC-1000は可能です)。

・カメラで顔を映すように気を配ることも有効です。広角カメラなどで広い範囲が映るものがベストですが、通常の外付けカメラの場合、ずっと一部分の方だけを映し続けていることがあります。意見を述べている方が映るよう手で向きを変えるだけでも、接続先の方には表情が伝わるので、相手側からの見え方に気を配りその都度動かしてみてください。

“ちょっとした気配り”をプラス!オンライン会議の上手なテクニックコラムはこちら

Web会議システム自体の音質、画質にもこだわる

上記で大会議室向けのマイクスピーカー製品や、進行のコツをご紹介してまいりましたが、もちろんWeb会議システム自体が高性能であることが大前提です。参加人数が多い時こそ、大型プロジェクターに映してもキレイな高画質、ざわつきが気にならない高音質、そして通信の安定性など、品質の高さがプレゼンテーション成功のカギを握ります。
ブラザーのWeb会議システムは、今まで無料の不安定なビデオチャットで不満を募らせていたお客様からのお問合せを多くいただいております。高品質、高機能を手の届く価格でご提供させていただいており、ビジネス専用のコミュニケーションシステムにふさわしいものを探していたが、TV会議には手が届かない、といった方にも大好評です。
ビジネスフレックスプランではフルHDまで対応しておりますし、エコーキャンセル機能&ノイズキャンセリングは全プラン標準装備なのに、専用端末不要なので初期費用0円で初月無料、しかも定額制システムなのでどれだけ使っても安心コストです。
導入後も、Web担当者さんからの複数人でのシステム運用のご相談や、トラブルの際にもコールセンターにてフォローさせていただきます。

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