活用方法&事例

2018.1.24

イメージと違った!在宅勤務経験者は語る…
Web会議を使って事前に回避しておくポイント

在宅勤務制度は妊娠中の女性社員、育児や介護などの制約社員にはもちろん、通勤時間の削減などすべての従業員にとって残業削減など生産性向上に大きなメリットが期待されます。業務効率化の為に導入したい企業様も多いのではないでしょうか。
でも、実際にワークスタイル変革を経験した方からは、思っていなかった経験や想定外のデメリットに悩む声もちらほら。でも大丈夫!Web会議を工夫して使うことで壁を乗り越え、いまではちゃんと在宅勤務が浸透し、成果につながっています。実現に向け、ぜひノウハウを共有しましょう!

イメージと違った!在宅勤務経験者は語る…Web会議を使って事前に回避しておくポイント

言いづらいけど、思わぬ「さみしさ」や「疎外感」…

全員が揃って在宅勤務、という職場はまずないでしょう。一部の人が在宅ワークし、残りの大多数はオフィス勤務している状態からスタートする場合が多いはず。そうすると、在宅者は出勤者にどうしても遠慮しがちで、いつも通りの関係より気を使ってしまいます。
在宅者自身は自宅にいて目が届かない分、サボっているのではないと成果を残すべく頑張っている。出勤者自身は固定電話や郵便、宅配便などどうしても職場で起こる仕事を「在宅の人はサボっているのでは…」と疑ってしまう。在宅者も「こんなことで電話してたら迷惑かな」「まだ商談終わってないかな」といつも以上にコミュニケーションが取りづらく…そんな負の連鎖になってしまっては、社内で「在宅勤務=マイナス」イメージを持たれかねません。

遠隔地をデメリットにしないWeb会議とは?

せっかくの在宅制度をとりやすくするシステムとは?

在宅者とそうでない方の業務連携は欠かせません。でも、いつものメールや電話だけでなく、Web会議システムを導入しておけば、在宅者は会議の為に出社することもない上に、コミュニケーション不足を補い出勤者にとってもメリットが多いのです!

誰もが一人で仕事しているのではなく、チームで仕事していること。場所が職場か、はたまた出張先か、自宅かが違うだけで、グループで業務していることに変わりないのです。Web会議システムはインターネット環境さえあればどこでも使えますし、常時接続しておくことも可能。いつでも、どこでも、を問わない柔軟な働き方のモバイルワーク実現には、クラウド型のWeb会議システムは切っても切れない関係にあります。
資料を共同編集できる機能があるので、いわゆる「会議」だけでなく、「こんな感じでいいかな」「ちょっとここ教えて」というささいな仕事の相談にも、さっとPC上でパワポやExcelなどアプリケーション共有してやり取りして完成まで出来てしまうのです。もちろん、お互いの顔を映し合うことも可能ですので、高画質&高音質なWeb会議システムを導入しておくことで、電話やメール以上に表情や声のトーンまで伝わります。

パソコンからはもちろん、スマホ、タブレットからもアプリをダウンロードすればすぐ利用できるので、在宅制度導入はWeb会議システムだけで環境を整えることができます!

Web会議で「ライブ中継」が業務効率を格段に変える!

効率100%でなく、あえて時間を割くのがコツ

在宅勤務を根付かせることに成功した企業様で多く聞かれるのが、意外なことに、「雑談も取り入れるのがコツ」であるということ。業務連絡など事務的な手続きのようにメールを提出して終わりにしていたり、事後の業務報告だけして今日はおしまい、なんてやっていたりすると、どうしても冷たい印象を与えがちです。

また、上司の方々には、在宅勤務者の目が届かないことに不安を覚えているかたもいらっしゃいます。少しのコミュニケーションを段階的にとることは、在宅者のモチベーションアップに繋がります。始業終業の連絡の仕方に工夫してみましょう。あえてメールや電話で報告だけで済むことも、Web会議を通じて成果物を見せながら報告することで、そこに至った過程を説明したり、上司から時折アドバイスをはさんだり。一方的にしないであえて会話時間をかけるほうが、誤解を生まず、結果的にお互いの信頼を積み重ねることになるようです。
在宅勤務を始めてからのが、部下とのコミュニケーションの機会が増えた、と話す方もいます。離れて仕事するのに欠かせないのは、成果だけではありません。「言わなくても分かるでしょ」というのは、連携でもなんでもありません。「きちんと報告してくれる、あの人なら大丈夫」という信頼がベースとなっているのです。

ブラザーのWeb会議システムOmniJoin(オムニジョイン)は月額費用に換算して9,600円(税抜)からの低価格な上、国内外で多くのビジネスシーンを支えてきたブラザーならではの、かゆいところに手が届く充実の機能を追加料金なしで搭載!

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