Web会議とは

2017.9.15

Web会議ってそもそも何?
「Web」で「会議」する、だけが答えじゃない

電話会議は電話を使って行う会議、テレビ会議はTVを使って行うテレビ通話会議。じゃあ、Web会議はWebを使って行うネット会議…そう考えるのも当然です。しかし、1+1=2のように、答えがひとつではないのです。会議をWebを通じて実施することに変わるだけじゃない!Web会議システムとは何ができるもの?会議の専用システムじゃないの?そもそもの基本をまとめました。

Web会議ってそもそも何?「Web」で「会議」する、だけが答えじゃない

マンガで分かる!Web会議って何?

Web会議とは、あえて定義するなら

インターネットを使うことで、いつでもどこでも顔を合わせて会議が出来るクラウドツール。でも、それだけじゃないのが「Web会議」なんです。
ビジネス版テレビ電話、ネット版ビデオ通話と考えてしまうと最低限の機能しかとらえていないことになるんです。映像と音声だけじゃない!資料やデスクトップの共有ができる点が特徴です。PCで会議しながら、どんどん仕事が進む!片付く!Web会議と言いながら、会議利用だけにとどめとくにはもったいないツールでもあります。

ビジネスにはやっぱりブラザー!のWeb会議はこちら

フツウの会議はクツウの会議?

例えば社内会議。仕事にパソコンが必需品の現在、会議室に持ちこまれる方も多いのでは?発表者側はプロジェクターで資料を映したり、ページを進めたり、ポインターで今話しているところを追いながら、参加者の発言をホワイトボードに書いたり大忙し!
会議前は参加者のスケジュールを見て、メールを書いて、会議室を押さえて、資料も人数分印刷しとかなきゃ!と慌ただしい。終わってからも、記憶をたどって議事録を書き残し、また参加者へご案内メールをしないと…。こんなに手間暇かけた割に、参加者にはご足労おかけしてしまうから強くは言えないけれど、遅れてきたり、都合がつかず全員揃わなかったり。忙しいのは分かるけど、参加者もPCを開いていて、こちらの資料を見てくれてるのか分からない…
会議は一時間でも、トータルだと大仕事になってくるので、開催も気が重くなりがちです。

Web会議は会議の近代化?!仕事がここまで変わる。

テレビ会議システムと大きく異なる点は、専用機器が不要なところです。インターネット環境とパソコンやスマートフォン、タブレット端末さえあれば、資料を同時に共有できる。パソコンのデスクトップ画面が共有できる。
つまり会議が、いつでもどこでも参加できるものに変わります。会議室を予約しなくて済みますし、社内の人はデスクに座ったままで楽々です。オフィスまで戻らなくても出先から参加可能ですから、営業さんも助かりますね!急な電話や商談中で参加できなくてももう大丈夫。録画機能で時間が合わなかった参加者も後から動画で確認可能です。もちろん、録画があれば議事録不要です。
進行も大きく変わります。資料もホワイトボードも書き込み、共有もその場でPCから簡単に可能。資料だけ、映像だけと使い分けもできますし、全員を同じ画面レイアウトにすることも可能です。その上、アプリケーション共有機能があれば、お互いのPCからExcel やCADなど社内ソフトを編集することまでできちゃいます!参加者とどんどんデータ作業が進むから、会議中で議題が片付いちゃうかもしれません。その後のデータ共有も簡単だから、すぐ別の仕事にとりかかるのも夢ではありません。会議招集機能やチャット機能がついているWeb会議なら、メンバー内のやり取りもスムーズに進みますね。

Web会議導入が社員をオフィスから解放する

今日会議があるからと、上司が出張から戻ったり、営業が外出先から帰ったりします。でもWeb会議で全国、いや海外からでも参加できるとしたら、もう戻る必要ないですよね。交通費と移動時間が大幅に短縮されます。その分、クライアントへの訪問回数や接客時間に繋げられる上、直行直帰で従業員満足度もアップ!生産性が向上するから、使わない手はありません。その上、相手先にパソコンやインターネット環境さえあれば、Web会議ならすぐ招待して参加いただけるのです。今まで難しかった急な製品説明依頼にも、すぐ対応出来てしまいます!
逆に、出社が難しい場合も、自宅に会社PCを持ち帰っておけば、仕事に穴をあけずに済みます。一年中リスクのある自然災害や、電車遅延などの交通マヒで、従業員の安全を第一に、ビジネスを滞りなく進める為にも有効ですね。実際に在宅勤務やテレワーク、リモートワークのツールとしても多く使われています。上司との面談や在宅勤務者同士でのコミュニケーションにも、定額制だから気兼ねなくどんどん使えます。

参考にぜひ!導入事例はこちら

Web会議は会議の近代化?!仕事がここまで変わる。

社内会議だけにとどまらないこのWeb会議の魅力。お客様にとっても好都合、社内にとっても業務改善に繋がり、その上コストカットに役立つWIN-WINなものとして、すでに様々な業界で、業種で、企業活動になくてはならないものになりつつあります。経営者の方々へ、業務改善の切り札として、社内ネットワークを向上させる可能性を秘めた製品なのです。月額費用に換算して9,600円(税抜)からの低価格な上、初期費用無料の安心定額制だから、導入効果は計り知れません。

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