会議のテクニック

2018.5.31

長時間労働の原因は会議にあり!
Web会議で踏み出す働き方改革の第一歩

連日ニュースで取り上げられる「働き方改革」。いたるところで耳にするようになりました。
しかしブラザーの調査では、実際に働き方改革に取り組んでいると回答した方は17%。まだまだこれからという企業が多いのではないでしょうか。
残業禁止やフレックスなど制度の策定だけでは、働き方改革の本質的な対策とは言えません。働く人自身が業務を見直し、全体の労働生産性が向上してこそ、改革です。
意義のある働き方改革を実行するために、まず何をするべきなのか、何ができるのか。今回はそのヒントをご紹介します。

働き方改革、避けて通れない「長時間労働の是正」

働き方改革は、少子高齢化に伴う労働人口の減少などを背景に、労働への取り組み方や環境を見直そうというものです。
働き方改革には大きく9つの課題が掲げられています。そのうちの一つ「長時間労働の是正」は、現在多くの企業にとって避けて通れない課題です。
ブラザーの調査でも、働き方改革に取り組む企業の80%が長時間労働の是正に取り組んでいるということがわかりました。

政府も「長時間労働の是正」を改革の重要な柱と位置づけており、連日議論は活発化。どの企業も、今後ますます具体的な取り組みが必要となるでしょう。
ただし、ここで制度の策定だけを進めても、決して長時間労働の是正にはつながりません。足元の業務を見直すことも必要です。

会議に月30時間以上も!?
長時間労働是正の第一歩は「会議の改善」から

長時間労働の是正のためにまず見直すべきは、非効率な業務です。特に「会議」は組織として見直したい業務。なぜなら会議は個人の意思でコントロールすることが難しい上、ムダが発生すると全体に大きな影響を与えるためです。
さらに、株式会社NTTデータ経営研究所の調査(※)によると、日本では全体業務の約15%を会議に費やしているという実態があります。1日10時間×月20日働いていると仮定すると、実に月30時間も会議に費やしていることになります。スケジュールの調整や準備、移動時間を含めると、さらに膨大な時間を会議に割いていることになるのです。

※出典元:株式会社NTTデータ経営研究所 「会議の革新とワークスタイル」に関する調査

しかし影響が大きい分、改善できれば業務時間の大幅な削減につながるとも言えます。

会議のムダを省くための3つのポイント

1.長い会議を短くする~撲滅!ダラダラ会議~

会議自体がダラダラと長引いていませんか?進め方を少し工夫するだけで、簡単に解決できます。詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
時間通りに終わらない!ダラダラ会議を劇的に改善できる会議の進め方とは?

2.会議の回数を減らす~NG!安易な定例化~

前述の株式会社NTTデータ経営研究所の調査によると、「定例会議」や「進捗確認」などの実施割合が4割程度までのぼる一方、「新規アイデアの創出」に資する会議の割合は約1割にとどまっています。
「進捗確認」であれば、メールやチャットなどITツールを活用することで代用できるかもしれません。つまり、安易に定例化せず、意思決定や議論が必要なときのみ集まれば、会議の回数自体を減らすことができるとではないでしょうか。

3.会議のためのムダな移動を減らす~移動時間を大幅削減!~

会議には、集まって議論する時間だけでなく、日程の調整や議事録作成、移動の時間なども必要です。特に、会議のための出張や移動にかかる時間は大きな負担。「毎月の定例会のために出張して集まる」「会議のために出先から戻る」というのは、労働時間を長引かせる大きな要因になりがちです。

「移動して集まるのは贅沢」
働き方改革時代の会議とは

長時間労働の是正が求められ、モバイル環境が整備されている昨今、「移動して集まる会議」は贅沢なものになりつつあります。代わりに選ばれているのが「Web会議」。会議のための出張や移動が不要になるため、業種業界問わず多くの企業で導入が進んでいます。
ブラザーの「OmniJoin」は、ビジネスに最適な機能を標準搭載したWeb会議システムです。遠く離れた拠点同士でも、スピーディーな情報共有や意思決定が実現します。

●パソコンやタブレットで会議に参加できる

専用機器や専用回線は不要!お手持ちのパソコンやスマホが使えます。いつでもどこでも会議に参加できるため、会議に伴う拘束時間を大幅に削減!

●PowerPoint(R)やPDFなどの資料共有、配布ができる

資料をOmniJoin画面上で「映す」「編集する」「配布する」が可能です。離れた拠点でも、視覚的にわかりやすい会議が実現!

事例:店長会議をオンライン化!株式会社エムアイカード様

全国25拠点から店長が集まる毎月の定例会議は、6~7時間の大仕事。参加者は毎回泊まりがけの出張でした。OmniJoinを導入したことで、定例会議をオンライン化。会議に対する意識までもが変わり、一回の会議時間は2~3時間に短縮されました。

長時間労働は、残業禁止などの「制度」だけでは是正できません。業務の「当たり前」を見直し、ITツールを上手に活用しながら改善していくことが大切です。会議の改善は、長時間労働是正の第一歩。「当たり前」だった出張や移動を見直すことから、始めてみませんか?
「Web会議を活用した働き方改革」や「会議の改善」について資料をご用意しました。ぜひダウンロードしてご覧ください。

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