活用方法&事例

2017.9.29

長かった会議が劇的に変化!全国のカードカウンターをつなぐ効率的なWeb会議

拠点が全国に広がる企業では、毎月の定例会議を本社に集まって行うことが珍しくありません。山積みの議題で長引く会議、移動や宿泊を伴う拘束時間…。顔を合わせてコミュニケーションが取れる一方で、必要以上に多くの時間がとられてしまいます。 エムアイカード様でも、全国25店舗のカードカウンターから店長・副店長が集まり、長い時間をかけて会議をされていました。Web会議システム「OmniJoin(オムニジョイン)」を導入することで、会議の時間が劇的に短くなったといいます。
今回は、導入前のプロセスや導入後の効果についてお話を伺いました。

営業推進部
営業推進グループ
営業サポート担当
マネージャー
豊田 雄二 様

営業推進部
推進企画グループ
推進企画担当
田中 庸介 様

株式会社 エムアイカード
(https://www.micard.co.jp)

株式会社三越伊勢丹ホールディングスグループのクレジットカード会社。カードは今や三越と伊勢丹のみならず、全国の提携百貨店、世界中のアメリカン・エキスプレス、Visaの加盟店でも利用可能に。カードカウンターやコールセンターを整え、常にお客さまの声を大切にしたサービス拡充を目指している。

毎月の店長会議に、多くの時間を費やしていました~Web会議導入前の課題~

豊田様:「私どもはOmniJoin導入前、一回の会議に6~7時間も費やしておりました。『せっかく集まったのだから、この機会を逃さずまとめて』とばかりに、一日かけて多くの議題に取り組む傾向がございました。そのため参加者は前泊・後泊で出張し、現場のカードカウンターは代行者で調整をしなければならない…という状況だったのです」

田中様:「この長い店長会議を改善する方法はないだろうか…と考えていました。そのときに、Web会議システムというツールがあると聞きまして。」

もともと同社はテレビ会議システムを持っていました。しかし専用の場所と機器が必要な上、接続は20拠点までという制約があり、店長会議には利用できません。Web会議システムなら場所を特定されずにどこでもつなげられると知り、具体的な検討が始まりました。

対面の会議に劣らないものを求めて検討。決め手は“操作性”でした~Web会議検討のプロセス①~

田中様:「選定にあたって最も重視したのは『対面の会議に劣らないこと』でした。ストレスなく快適にできるものを探していました。」

<エムアイカード様の検討基準>

・誰でも簡単に操作ができること

・音声や映像が優れていること

・25拠点が同時につながること

・百貨店の厚い壁の中でも通信が途切れないこと

・端末依存せず、アプリケーションが不要なこと

・資料共有ができること

その後、オンラインデモやフリートライアルに申し込み、検討を続けた同社。
最終的にOmniJoinをお選びいただいた理由は「簡単な操作性」でした。

田中様:「決め手は“現場の意見”でした。『OmniJoinが一番操作しやすかった』『ポン、ポンと感覚で操作できる』という声が多かったのです。説明書が不要で、画面を見ればわかるようになっていますね。」

豊田様:「会議は、情報伝達や議論を行う場でございます。その邪魔をしない使い勝手というのはとても重要でした。」

厳しいセキュリティ基準もクリア~Web会議検討のプロセス②~

金融業である同社は、個人の資産を含めた重要な情報を扱います。そのため、セキュリティ面の条件をクリアすることが大前提でした。

田中様:「通信や資料共有などに厳しいセキュリティ基準がありました。ブラザーさんに相談したところ、基準に合致しているかどうかについて資料を提供いただけました。さらに運用面でもカバーするご提案をいただけまして、無事導入に至りました。」

Web会議最大の効果は「時間の使い方が劇的に変わった」こと~Web会議導入後の評価~

かつて6~7時間かかっていた会議は、OmniJoin導入後に短くなったといいます。

田中様:「Web会議にすると、会議が短くなるんですね。これまで一日中行っていた会議が、なんと2~3時間になりました。『決めた時間内で、必要事項をしっかり打ち合わせしよう』という意識が持てるようになったのです。」

豊田様:「店長も店舗から離れることなく、2~3時間だけ会議に費やし、終わればすぐに通常業務に戻れるようになりました。この点でも、効率化が図れていると実感しております。」

さらに、「代理出席」という柔軟な対応も可能に。

豊田様:「代理出席できる便利さは、使いはじめてから分かりました。出席予定だった店長が急に別件で参加できなくなった場合でも、代わりのメンバーが臨機応変に対応できるのはありがたいことです。」

現在はOmniJoinを使っての店長会議にも慣れ、さまざまな機能を活用されています。
・挙手機能:他の人の発表中「意見があります」という意思表示に
・チャット機能:会議中、リアルタイムで意見を書き込む
・リモート機能:慣れない参加者には、遠隔で設定をサポート

田中様:「Web会議に変えるとコミュニケーションが希薄になる、ということはありませんでした。万一時間が足りないときは、別の日に必要なメンバーだけで集まることもできます。エリアごとの会議も開催できるようになりました。そして年に複数回は、全員が直接顔を合わせる機会もあります。コミュニケーションにメリハリができたのだと捉えています。」

今後は、社内の研修や取引先との会議などにも活用を

田中様:「OmniJoinをコミュニケーションツールとして活用していこうという機運が、全社的に高まっています。」

豊田様:「カードカウンターメンバーの教育での活用も視野に入れております。私どもの研修は一方的に伝える座学ではなくて、1対1の接遇練習など双方向のやりとりが必要です。それをOmniJoinでできるのではないかと考えているところです。」

<検討中のOmniJoin活用方法>

・カードカウンターメンバーの教育・接遇研修

・店舗間のノウハウ共有会

・法人営業部門の週次定例会議

・カード業務部門の月次定例会議(取引先を交えて)

導入してから約半年。営業推進部でWeb会議を上手に活用していると話題になり、他の部署からも声がかかりはじめているとのこと。

豊田様:「店舗同士のコミュニケーションを気軽に細やかに重ねていき、お客さまに喜ばれるサービスづくりへ活かしていきたいです。」

OmniJoinは「コミュニケーションツール」として広がり始めています。
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※ご担当者名・役職・他本文記載内容は取材当時(2017年7月)のものです

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