会議のテクニック

2016.07.12

Web会議の声がうるさい!?
オフィスにおける「オンライン会議・音の問題」
の解決策

Web会議システムを導入し、ようやく社内に普及してきた、そんな折…
「Web会議システムを使って自席でミーティングをする人が多くなり、集中できない」
「隣の会議室からスピーカーの音が聞こえてきて、うるさい」

Web会議システムが遠隔地や本社と繋ぐ便利な社内インフラとして定着しつつある頃、このような声が届く場合があります。

オンライン会議を導入することでコミュニケーションの機会が増えたり、コストが削減できたりと多くのメリットを享受できる一方、「音の問題」は無視することができません。せっかく導入し、定着しつつあるWeb会議システム、ムダにしたくありませんよね。うるさい、イライラ、集中できない…このような不満に対して、どのように対処すればいいのでしょうか。

今回は、オンライン会議の「外」に目を向けて、周りへの配慮やマナーについて考えます。

自席でのWeb会議の声が気になる

Web会議の大きな特徴が「いつでも・どこでも・どの端末でも参加できること」。
テレビ会議のような専用端末は不要で、自席から参加することができるのがいいですよね。
しかし、静かなオフィスや電話のやりとりが比較的少ないオフィスでは、周りから不満があがることがあります。
そのようなときには、むやみに自席でのWeb会議を制限するのではなく、「なぜWeb会議の声が気になるのか」を伝え、「場所を選ぶ基準(自席/会議室)」を提案しましょう。

なぜWeb会議の声が気になるのか

イヤホンマイクを使っていれば、周りに相手の声は聞こえない=電話と同じ状況です。しかしそれが気になる大きな原因なのです。米コーネル大学の研究発表によると、他人の電話にイライラするのには以下のような理由があるとのこと。

1)会話の半分だけが聞こえると、何を話しているのかがわからないので気になってしまう

2)公共の場所だと、人がいつもより大きな声で話しているように感じられる

これらが「自席でのWeb会議が気になる理由」にも共通するのではと考えられます。周りで仕事している人のことも考えて、Web会議をすることが大切です。一人でWeb会議に参加する場合は、必ずヘッドセットを装着して、自分以外の人へ音漏れしない工夫が必要です。また、自分の声を相手に伝えようとすると、ついつい声をはりあげてしまいがちですが、ヘッドセットのマイクを口元へ近づけて話せば、通常の声のトーンでも、きちんと声は拾われます。

場所を選ぶ基準

■自席
双方向の会話やディスカッションが少なめの場は、自席での参加が適しています。Web会議を使えば、移動する必要がないため効率的です。自身のパソコンなので、Web会議と並行してメールをチェックしたり、Excel作業したり、平行して業務できるメリットがありますが、パソコン画面に映りこむ背景に注意する必要があります。

・研修やe-ラーニングの受講
・全体会議 など

■会議室など、自席以外
「話す量」が多かったり、周りに聞かれたくない内容だったりする場合は、できれば自席から少し離れ、会議室などに移動することが望ましいですね。会議室では背景を気にしなくても済みます。
また、Web会議はPCだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からも接続できるメリットを活かして、場所を会議室に限らず柔軟に選択しましょう。また、外出先からオフィスに戻らずとも、出先で済ませてしまう手もあります。

・白熱する/盛り上がるディスカッション
・技術スタッフによる遠隔サポート
・人事情報に関する打ち合わせ など

会議室から漏れる声やスピーカー音が気になる

音声に関しては大きく2種類に問題が分けられます。
■参加者の声が大きくなる原因
・こちらのマイクの感度が低い
・相手のスピーカー音設定が小さすぎる

■スピーカー音が大きくなる原因
・相手のマイクの感度が高い
・こちらのスピーカー音設定が大きすぎる

このように、解決のためには「双方」のマイクやスピーカーの音量調整が必要となります。ぜひ周知したいですね。さらに、Web会議システムに慣れない人がゲストとして参加する場合のために、相手のスピーカーやマイクを調整できる「リモート機能」があると安心です。

電話をかけるのに適した場所があるように、どんなにWeb会議システムが便利になっても、TPOを考えて周りに配慮することは大切です。
適切な機能を搭載したシステムは、その一助となります。最大限に活用して、皆にとって快適なオンライン会議を作っていきたいですね。

また、そもそも音声機材の設定を変更しても、音質が改善されずノイズやエコーなどの雑音が発生しクリアな会議が開催できない場合は、ノイズキャンセラー機能やエコーキャンセラー機能があり、指向性のある音声集音能力の高いヘッドセット製品やマイク搭載のスピーカー製品に変更されることをお勧めします。会議に参加される人数などによっては集音範囲が広い性能を持った機材がベストな場合もございますので、以下のサイトに品質の高い弊社お勧めの機材をこちらのコラムで案内しておりますのでご確認ください。

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