ブラザーホーム 製品情報 Web会議 オンライン会議コラム お悩み&トラブル解決 オンライン会議はウチの会社に合わない!? あきらめる前にチェックしたい、3つのポイント

OmniJoin メールマガジン

Web会議導入&運営のヒントになるコンテンツをメールマガジンにてお届けしています。

プライバシーポリシーへの同意

※お預かりした個人情報は、ブラザー販売株式会社プライバシーポリシーにのっとり管理・利用致しますが、同ポリシー第9項のなお書きは、適用外とし、今後のマーケティング活動に利用させて頂きます。

  • オンライン会議のコツ満載資料を無料でプレゼント
  • PDFを無料ダウンロード!テレビ会議からWeb会議へ選定のポイントをまとめました

お悩み&トラブル解決

2016.06.15

オンライン会議はウチの会社に合わない!?
あきらめる前にチェックしたい、3つのポイント

出張費の削減や業務効率アップのために導入したテレビ会議やWeb会議。
導入して成果をあげている企業もあれば、「うまく活用できていない」「社風や業務特性に合わない」と悩む企業もあります。原因を探ると、必ずしもオンライン会議システムの問題だけではないようです。
オンライン会議をあきらめる前に、ぜひこの記事をチェックしてください。すぐに取り組める改善ポイントをお届けします。

オンライン会議が合わないと感じる主な理由

1)「システムの操作が難しい」
2)「使いたいときに使えない」
3)「議論が活発にならない」

1)「システムの操作が難しい」~簡単なはずなのに…?~

どんなに簡単なシステムであっても、ITに詳しくない人は、見慣れない配線やボタンを見ただけで億劫になってしまうもの…。
ITが苦手な人のために一生懸命マニュアルをつくっても、彼らはそれも見てくれない…。
そんなときは、操作ボタンやリモコンに手順番号ラベルを貼ってみましょう。
1,2,3と視覚的に簡単なイメージを持ってもらうことで、抵抗が少なくなります。

次に、会議の準備はローテーションで行なってもらいましょう。
一度でも操作を経験すれば、抵抗感はグッと減ります。

2)「使いたいときに使えない」~テレビ会議の機器を増やすべき?~

テレビ会議システムの場合、専用の機器が必要なために会議室が限られ、使いたいときに使えないという声があがります。
まずはオンライン会議の使用頻度を算出しましょう。使用頻度と機器の数がマッチしていない場合、機器を増やすことも1つの方法ですが、Web会議の導入/併用がオススメです。

Web会議の場合、専用の機器は不要。PCとインターネット回線さえあればどこからでも会議に参加することができます。資料共有や共同編集もできるので、実務担当者同士の打ち合わせにぴったりです。
機器の数が少なくて使いたいときに使えない、という声があがったときは、使用頻度と会議の種類を再考する機会なのです。

3)「議論が活発にならない」~対面の会議の代わりにはならない?~

話がイマイチ伝わらない、自分の発言はみんな聞いている?
オンライン会議で「通じあう感覚」が乏しいと感じるときは、進め方を工夫して改善しましょう。 例えば「◯◯さん、ご意見をお願いします」と議長が発言のタイミングを指定したり、相手を指定して質問したりするのが効果的です。

Web会議システムを正しく使えば、物理的につながることはできます。さらに「通じあう感覚」というのは、参加する人の協力が不可欠なのです。

「ウチには合わないかもしれない…」そう感じたら

今回の記事を参考に、システムやマイクなどのハード面だけでなく、会議の進め方などのソフト面も見直してみてください。

さらに、システムのベンダーから情報を仕入れるというのも有効な手段です。
優秀なベンダーの営業マンは、システムに詳しいだけではなく、さまざまな業界での活用法など、オンライン会議にまつわる新鮮な情報を持っているもの。

ブラザーでは、オンライン会議の運用や改善に関するコンサルティングを行なっています。ぜひお気軽にご相談ください。

OmniJoin お問い合わせフォーム

他にも多くの「オンライン会議のコツ」をまとめたガイドをご用意いたしました。
より詳しく知りたい方は、以下からダウンロードしてください。

オンライン会議のコツ満載資料を無料でプレゼント 「オンライン会議の課題をカイゼン!すぐに着手できる実行ガイド」 資料をダウンロードする
PDFを無料ダウンロード!テレビ会議からWeb会議へ選定のポイントをまとめました 資料をダウンロードする

関連記事

会議をどこでも・だれでも簡単に
Web会議システム「OmniJoin」

OmniJoinは誰でも・手軽に・使いやすいWeb会議システム。
挙手機能やメッセンジャー機能で活発な議論をサポートします。

OmniJoin オムニジョイン 安心の国内ブランドの高画質高機能Web会議システム 初期費用0円 月額9,600円~

OmniJoinを体験する

正規版そのままの機能を2週間無料で
お使いいただけるフリートライアル。
お申し込みは簡単3ステップ。

2週間無料!フリートライアルお申し込み