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会議のテクニック

2016.05.09

会議はフェイス・トゥ・フェイス?オンライン?
ケチってはいけない出張コスト
削減するべき出張コスト

Web会議システム導入の目的として多い「出張費(移動時間・交通費)」の削減
実際にシステムを活用することで、特に多拠点・多店舗を展開する企業ではコスト削減の成果が出ています。

しかしWeb会議システムを導入したからといって、全ての出張を制限するのはナンセンス。
どんなにWeb会議の機能が発達しても、フェイス・トゥ・フェイスの会議が質の高いコミュニケーションであることに変わりはないのです。
IT化が進むまでは、顔を合わせて、時間を調整し、遠隔地から交通費をかけて参加する会議がスタンダードでした。

しかしIT化が進む昨今、フェイス・トゥ・フェイスの会議は「贅沢」なコミュニケーションに。
ビジネスのスピードを加速させ、コストを削減し、生産性を上げるためにはコミュニケーション手段を適切に選択することが重要です。今回は、会議の手段とその選択基準について考えます。

人間関係=信頼関係の構築をケチってはいけない

出張コストをかけてでも必要な会議。それは参加者同士の「人間関係」がカギを握ります。

1)初対面同士である

顔合わせ、面通し、キックオフ。
新年度や新プロジェクトなど、まだお互いを知らない間柄の場合は、なるべく早い段階で顔を合わせることがとても重要です。お互いの雰囲気や顔がわかることで、その後オンラインでも「あの人だ」と頭に浮かびます。コミュニケーションの心理的ハードルが下がり、活発なやりとりが期待できますね。(コミュニケーションコストの削減にも)

2)誤解が起こるリスクがある

交渉ごとや、意見が割れる中で行う意思決定の会議。
知っている間柄であっても、相手と同じ空気を共有していないことで誤解が起きやすい場合は、しっかり顔を合わせてコミュニケーションをとりましょう。

3)会議「外」でコミュニケーションが生まれる

最近のオフィスレイアウトのトレンドは、会議室ではなく、気軽に集まりディスカッションできるようなオープンスペースを多くつくる傾向にあるといいます。
会議はフォーマルな場です。仕事というのはときに、フォーマルな場を離れた何気ないコミュニケーションから新しいアイデアが生まれることがあります。会議のあとの決起会や納会なども貴重ですね。会議中だけでなく、会議「外」でのオープンなコミュニケーションがとれるのも、同じ場所に集まることのメリットです。

オンラインが効果を発揮する会議

一方、出張コストを削減して、オンラインを上手に活用したいのはこんなシーン。

1)スピードが求められる意思決定や情報共有

気心の知れたメンバーでの定例会議では、フェイス・トゥ・フェイスでの関係性づくりより、スピード感のあるオンラインでの情報伝達が効果を発揮します。

2)研修、新商品の発表会、報告会など、インタラクティブ性が比較的低い会議

パソコンで資料を確認しつつ、ネットで必要な情報を調べながらなど、各々のペースで理解を深められます。広い会場に大人数が集まるより効率的なことも。

3)全員が集まることのできない「現地」からのレポート・視察

広さや時間の制限で現地に集まれない場合、従来は資料にまとめて後日報告という情報伝達が多くみられました。「出張」自体は発生しないものの、スピード感や臨場感が伝わりづらくなります。
しかし、Web会議なら、現地からリアルタイムにレポートすることが可能に!

オンライン会議は、無駄な出張をなくすことにつながりますが、むやみにフェイス・トゥ・フェイスの会議を制限すると、必要なコミュニケーションが欠如してしまうことも。
ビジネスマンにとって、適切な会議の手段を選ぶことも重要なスキルの一つです。
Web会議を「出張の代用」としてだけでなく、「新しい選択肢」として活用しませんか?

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