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プリント日和

【メモを整理して仕事も整理!?】一生役立つメモ術を身につけよう

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仕事をする際にメモを取ることは必要不可欠ですが、メモの取り方について細かな「自分ルール」を設定しているという方は稀かもしれません。仕事の効率を今よりも上げ、生産性をさらに良くするためにも正しいメモ術を身につけることはとても大切です。

そこで今回は、メモを取る際に心得ておきたい鉄則から、メモ術が役立つ具体的なポイントについてご紹介します。

メモ術の鉄則とは

急いでメモを取っていると、どうしても単語だけの殴り書きになってしまうことはありませんか?そのように殴り書きした単語の羅列は、メモした理由を思い出せないまま捨てられてしまうこともあるでしょう。

重要なのは、後から見返したときにメモした意図についてきちんと理解ができることです。例えば、誰が・何を・いつまでにやれば良いのか、きちんと整理されていて見やすいメモができているのかということが大事になります。

実践的なメモ術をシーン別にご紹介

ビジネスの現場でも、クライアントとのやりとりを議事録化したり、優先順位を決めたりする際にメモがとても有効です。有効的に使うためにも、メモは見返して活用することを意識しましょう。

1.アイディアの備忘録として
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仕事をしていれば、突然試練のように課される「企画出し」のタスクに頭をかかえることもあると思います。ビジネスにおける企画は、単なる思いつきではなく、人を動かすための具体的なアイディアである必要があります。そこで重要になるのが、企画の種となるような元ネタのメモ。企画をすぐに提案できる状態にするためにも、見やすいメモを心がけるのがポイントです。

アイディアは日々の生活の中から生まれるもの。しかし日常生活の中でビジネス企画について意識することは少ないため、急に上司から「この企画書書いてみて」と言われると、「どう形にすれば良いのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。

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アイディアメモのポイントは、以下の3つです。
①案件ごとに分けて整理する(複数の案件を一枚のメモに詰め込まない)。
②理想としている形やゴールを明確にする。
③ゴールから逆算して、具体的な手段に落とし込んだメモを作る。

それぞれのポイントを意識しているか、いないかでは大きな差が出てきます。仕事の効率化を図るためにも、日頃からメモの取り方を変えていくことで総合的な生産性を高めることができるでしょう。

2.5W1Hと 略字を使ったスピーディーな議事録
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どこの職場でも定例会やチームミーティングなど、様々な会議に参加することがあると思います。そこで、別の人がまとめた議事録を会議後に見るよりも、自分で理解しながらその場でメモすることの方が、会議の理解をより深めることができます。

そこでまず重要になるのは5W1Hになります。
5W1H(「いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」)に当てはめることを意識してメモをすることで、いつやるのか、いつまでにやるのかなどを明確にすることができます。このようなメモを作ることで、会議の議題もクリアになりますし、会議後すぐに仕事を進めたり指示を出したりすることもできます。

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また、会議ではメモを取りつつ自分自身も発言していますので、スピーディーに記録する必要があります。そのため、適宜略字や略語などを使うことで会議のスピードに置いていかれることなくメモを取り進めることができるでしょう。

5W1Hや略字は慣れるまで苦労しますが、一度身につけてしまえばとても便利な手法ですので意識的に使ってみることをおすすめします。

3.視覚的に覚える勉強メモのポイント
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転職やキャリアアップなど、資格や新たな分野の勉強をしたいと思っていても、学生の頃に比べると勉強時間の確保が難しいと感じる方も多いのはないでしょうか。

仕事や家事をしながらでも効率的に知識を取り入れるためには、見やすさを意識し視覚的な工夫を凝らしたメモで覚えることがおすすめです。これから勉強する方は重要なことが効率良く覚えられるように、色をつけたりイラストを入れたりして、とことん「見やすさ」に拘わりましょう。

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勉強はテーマごとに別冊に分けることももちろん大切ですが、メモとして1ページの中も区切って使うことでさらに見やすくすることができます。例えば1ページに3つのスペースを作って、通常メモ、重要メモ、疑問メモと分けます。色分けとカテゴリー分け、さらに図やイラストを用いることで視覚から効率良く情報を取り入れて記憶することができます。

分かりやすさ重視の見返せるメモを意識

今回は3つのメモ術についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。全てに共通しているのは「自分で見返すためのメモ」であるということ。メモを取ることで、頭の中が整理され大事なことだけを記憶することができます。このメモ術を普段から意識することによって、1分1秒でも効率的に仕事を進めることができるでしょう。

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